想像してはたらくこと

気づいたら６月も最終日で明日から７月ですね。
梅雨あけでみなさん暑さにやられていませんか？

企業の人事担当者様や従業員様との会話で
「きょうは暑いですね、お互い熱中症に気をつけましょうね」という労いの会話ができることが最近嬉しいです。

３月にiCAREへ転職し、４ヶ月が経ちました。
今はメインで担当させていただいている企業が12社あり、毎月人事担当者様や産業医の先生と打ち合わせをしながら産業保健業務の支援をしています。

今日はある企業様との打ち合わせがあったのですが
その中で嬉しかったことがありました。

結論から話すと、
各事業所の従業員の健康診断受診状況を把握するためのリストを作成し社内での運用方法を提案したところ、とても喜んでいただけました。

・従業員の健康診断受診状況を各事業所ごとに
　進捗を把握したい
・今までは本社で一括で管理していたが、
　各事業所担当者がiCAREへ結果を送付する運用になったためシステムへ反映されるまで状況が把握できない
・iCAREに届いたら毎月教えてもらうことはできないか

最初にご相談いただいたとき、社内でも対応が可能であるか確認しましたが紙データの健診結果を各事業所ごとに確認し、共有するためにリストを作成することは難しいという回答でした。

ただ、前職で従業員の健診結果の管理業務を行なっていた身からすると担当者様の抱えるお悩みは共感するものでした。

企業の義務として定期健康診断受診率100%を目指し、
全て結果が確認できたら労基署への報告書を作成する。

部署ごとにフォローしたり、個人に何度も連絡しても反応がなかったら上司経由で依頼したり、結果は５年間保管しないといけないから、情報もしっかり整理しなきゃいけないし。。

システムへの反映前に、本社が各事業所の状況を把握するのは、したくても中々大変だよな。。と自分の過去の体験から、人事担当者様の苦労する場面を想像することができました。

この大変さが想像できるからこそ、要望に対して「できません」と一言で答えるのではなく、できることを提案したいと考えました。

実際に自分が対象者の確認をして手を動かすことはできないが、社内の運用方法を一緒に考えることで力になりたいと伝え、今日その提案をしました。

運用方法を考える

◆各事業所の受診状況管理方法について
・目的：各事業所の従業員の健診受診状況を把握し、
　　　　受診管理を行う。
　　　　iCAREへ結果を送付する際の確認書としても
　　　　活用する。（授受書など）
・方法：①従業員が受診結果（写）を各事業所担当者へ提出する
　　　　②担当者がExcelに必要情報を入力する
　　　　③毎月●日に本社担当者へ共有する

方法だけでなく、実際にイメージができるように
Excelファイルも作成しました。

入力情報を考える

①事業所　②部署　③従業員番号　④氏名　
⑤メールアドレス　⑥受診日　⑦提出日　
⑧iCARE送付月　⑨システム反映確認日

この情報を入力できるようにリストをつくりました。
本社側が確認したい最低限の情報と、入力する側の負担を減らす方法を考えました。各事業所ごとにシートを分け、該当従業員の①〜⑤の情報を最初から記載し、提出した者の⑥〜⑧の３項目のみ入力する仕様にしました。

入力する項目をできるだけ減らすことで作業負担も減るし、従業員情報の誤入力も防ぐことができます。
（誤入力があると担当者にまた確認してもらう手間が発生する）

また、未受診者の確認もしやすくなることと、アドレスを記載することで、必要であれば未受診者へ連絡もできるメリットがあります。

質問を減らす工夫

また、本社から各事業所の担当者へ今回の運用方法導入について依頼する際に質問をなるべく減らしたいので
サンプルシートを作成し、そこに担当者様向けの依頼文とお願いしたい作業手順を明記しました。

これも前職での学びですが、健康管理室からお願いするものは上司や事務担当の方が作業をしてくださいます。
その際に、「で、何したらいいの？」とよくわからず、問い合わせが各部署からくることで、説明する時間も必要になってしまいますし、何より職場で働く人の時間をうばってしまうことになります。
（開催通知文の問い合わせ件数0を目標に業務改善を行なっていました）

こちらが欲しい情報を得るために、どの手順をふんで作業してもらえればお互い最小限の労力で済むのかを考え、お願いしたいことも明文化しました。また、各事業所からバラバラに届くと大変なので提出期日も決めて、届くタイミングをコントロールできるように工夫しました。

標準化するメリット

作業を標準化し、運用方法を決めるメリットや
依頼するときに何をどこまで伝えると労力が抑えられるかなども含め、今回担当者様へご説明したところ、大変喜んでいただくことができ、私も嬉しい気持ちになりました。

みんなの手間をどうやったら極力減らせるかを考える大切さと面白さを改めて感じて帰り道にまにましました。

またこのリストを活用し、各事業所長に毎月報告しようと新たなアイディアに発展したことも嬉しかったです。

ルール作りは大変だけど、誰が見ても同じように動けるように標準化することは、最終的に負担が少なくなると思います。（担当者が変わっても引き継げるものがほしい・・・！）

事務作業も大変だなと思うこともたまにありますが、
その仕事の先に関わる人の労力や手間を少しでも減らすことは、生産性向上につながる業務改善だと考えてモチベーションをあげています＾＾

自分の仕事の先に誰が関わるのか、
どんな困りごとが発生しうるのか、
現場のことを常に想像しながらはたらくことを大切にしたいと思います。