人事がDXしたら採用エントリーが倍増してチームのエモさも増した話

これはM&Aクラウド アドベントカレンダー2021の16日目の記事です。

こんにちは！M&Aクラウド人事の戸澤です。

自社オウンドメディアUPDATE M&Aクラウドでは『ぼっち人事』としてカルチャーや中の人を紹介しております。

エンジニア座談会したり、

CEOにずばり聞いてみたり、

ですが、今回は全職種参加のアドベントカレンダーにチャレンジするということで、少しだけ私がやってきたことを書くことにします。どうぞお付き合いくださいませ。

そもそもミッションって何だ？

私のミッションを語る前に私が所属しているコーポレート本部のミッションをご紹介します。コーポレート本部のミッションは「全員が安心して結果を出せる環境を整える」です。

環境には「適切な人員が適切に配置されている状態」も含まれると考え、採用はコーポレート本部のミッションを達成するためにも重要な課題となります。

弊社では本部長・部長が中心となり採用責任を負っています。

それでは、人事のミッションは何かというと、現場や採用責任者の採用における負担を軽減し、採用力を最大化させ採用成功に導くことです。

採用におけるオペレーションを人事が極力巻き取り、また、非効率な状態を整備することが短期のミッションです。

実際に何をしたの？ATSの導入！！

ここでテクノロジーの出番ですね。

ミッションを達成すべく実施したのはATSの導入でした。

ATSとはApplicant Tracking Systemの略。採用管理システムのこと。

弊社ではATSに「HERP Hire」を導入しております。

HERP Hire ｜ デジタル人材採用を加速する採用管理システム(ATS)

HERPを導入する目的は以下の通りでした。

①採用進捗管理におけるコスト低減

②人事の業務効率化

③人材エージェントとの連携強化

それぞれ説明していきますね。

①採用進捗管理におけるコスト低減

それぞれの候補者がどのような選考状況なのか、選考情報の一元化を徹底することでコミュニケーションコストを低減し、採用責任者の負担を減らすことが目的です。

今までは候補者情報の管理はスプレッドシート、面接の引継ぎ等はSlackで通知としており、確認作業によるコミュニケーションコストが発生しておりました。

これをHERPを導入したことにより、候補者情報が一元化され、更に、面接所感メモや引継ぎ事項等を全てタイムライン機能に集約することで「HERP見ておいて」と伝えるだけで完結し、コミュニケーションコストを低減することに成功しました。

▲面談メモ用テンプレートも作りました。

Slackと連携しており、タイムラインに投稿された内容がリアルタイムで確認できるのも良いところですね。

②人事の業務効率化

これは前回ハッカソン時に感じていた課題です。

一人で、常時、複数人の採用候補者とやりとりしている人事担当者。各候補者の応募から1次面接、2次面接を経て内定に至るまで、日程やステータス、面談結果の管理をカレンダーやスプレッドシートへの手入力で行っており、毎回の入力・確認作業が負担になっていました。

これ、めっちゃ大変だったんです(笑)。

まず、媒体、ダイレクトリクルーティング、人材紹介等、様々なチャネルのエントリー情報をスプレッドシートに手入力。採用候補者と日程調整したらカレンダーとスプレッドシートにその内容を手入力。面接が終了したらSlackで採用責任者に面接結果を確認。その内容を更にスプシで手入力、、、。

かなり人力でした(笑)。

HERPでは媒体や人材エージェントさんをHERPと連携させることで、候補者情報が自動的に取り込まれる仕組みになっています。

更に、Googleカレンダーと連携させることで日程調整した内容をHERPに登録するだけで自動的に面接担当者のカレンダーにも反映することができます。

①の通り、選考結果や面接所感は全てタイムラインに記載するようルール化しましたし、人事への依頼事もタイムラインに記載するようにしましたので一回一回採用責任者に確認を取らなくてもHERPだけ見れば自分が次に取るべきアクションがわかります。

↓↓こういう特別ケースも対応しやすい。↓↓

③人材エージェントとの連携強化

今まではダイレクトリクルーティングをメインの採用手法としていましたがそろそろ限界。より弊社に合った優秀な人材を採用するためには人材エージェントさんの力が必要。エージェントさんとの連携を強化するための基盤をATSで構築したいと考えました。

今までは各採用責任者が責任を持ってエージェントさんとコミュニケーションを取っていましたが、特定ポジションだけでなく幅広く紹介をしていただくためにも窓口を人事に移管しました。そしてエージェントさんに依頼する募集ポジション管理やメールやりとりを基本的にHERPで行うことにより、窓口を人事に集約しても耐えうる基盤を構築しました。

おかげで人材エージェントさんとの連携が強化され、紹介数増加につなげることができました。導入初期7月は3名の紹介だったところ、10月にはピーク31名紹介いただき約10倍に増やすことができました。更にエージェントさん経由で4名採用することができました。

新たな課題「嬉しい悲鳴！！！エントリー数の増加に対応が追いつかない！！！」

ありがたいことにエントリー数、紹介数共に増加させることに成功しましたが、新たな課題も産まれています。

それは、対応が追いつかない&遅れるということ。

エントリーが増えても、遅延や漏れが発生したら候補者やエージェントのエンゲージメントは下がってしまう。結果、採用に繋がらなければ本末転倒です。

そこでZapierとSlackを連携することでタスク管理を超絶省力化しました。

人事のZapier活用方法とは？

まず、前提として私はタスク管理をSlackで行っております。タスク管理用チャンネル#タスク管理-戸澤にやるべきことを投稿しています。

Zapierを用いたタスク管理Zapは以下の通りです。

①エージェントさんから推薦・メールを貰ったら#タスク管理-戸澤に投稿

HERPではエージェントさんから推薦や連絡が来たらSlackに投稿されるのですが、メンション機能が無いため投稿が流れてしまい対応が漏れる危険性がありました。

そこで、Slackでエージェントさんから推薦やメッセージが来たという通知が流れたら、その通知をトリガーに#タスク管理-戸澤に投稿することにしました。

例えばこのように推薦や

メッセージをいただいたら、

これらがトリガーになりSlackの#タスク管理-戸澤に投稿されるようになります。

大事なのはHERPのリンクを貼っておくこと。こうすることで、いちいちHERPの画面を開きなおさなくてもクリック一つで候補者情報画面に飛ぶのでとっても楽です。

あとは書類選考を漏れなく実施&エージェントさんに返信すればOK！連絡遅延を防いでいます。

②適性検査の漏れが無いか確認するよう#タスク管理-戸澤に投稿

弊社では必ず候補者の皆様には適性検査の実施をお願いしているのですが、部署や候補者によっては選考フローが異なる場合があるので適性検査が漏れる危険性がありました。

そこで、必ず二次選考前には適性検査の結果が出揃っている状態にするとルールを整備、二次選考まで進む前に適性検査が実施されているか確認するようにしています。

HERP上で選考ステップを二次選考に変更したら、

このようにSlackに通知が来ます。

この通知がトリガーになり#タスク管理-戸澤に投稿されます。

この投稿がされたら私は適性検査を終えているかを確認します。

これらタスクを追えたらDONEスタンプを押すだけ。

DONEを押す瞬間がとても快感です(笑)。

テクノロジーを導入することで1 Teamも生まれる！？

そもそも機械音痴&アナログな私がZapierやらを使いこなせるようになってきたのは、DX大臣のおかげです。コーポレート本部には優秀な永江DX大臣がおりますので教えてもらったり、そもそもテクノロジーを使いこなしている者がBiz側にも多く、この度設定したZapはみんなが作ったZapを少しカスタマイズする程度で済んでいます。ありがたや。

タスク管理を集約することで、私が対応できない時はSlackを見て対応してもらうだけで済むようになりました。

ありがたや、、、。

また、HERP導入により属人的だった採用活動が見える化されコミュニケーションが活発に。採用成功した時は共に喜び、上手くいかなかったときは共に悔しみ、悲しむ。コミュニケーションコストは低減しましたが、必要なコミュニケーションは活発になりました。

喜びも悲しみも共有できるエモさ。まさに1 Teamです。

テクノロジーを導入して改めて実感したことは、人事ゴトは人事だけで解決することはできないということ。組織・仲間に動いてもらうことで解決するものなのだと。何もできないと思って悔しさを感じる時もありましたが、そもそも人事だけで解決しようなんて思うなって感じです。

▲思い思い壁に夢を書く。志高い仲間がいっぱいいるからね！

最後に

あれこれ書きましたが、これらは全て「全員が安心して結果を出せる環境を整える」ため、全員が結果を出せる環境になれば「テクノロジーの力でM&Aに流通革命を起こす」ことができるはずです。

そのためには、採用は必要不可欠。そう、あなたの力が必要なのです。

ぜひ、一緒にテクノロジーを感じながら1 Teamな仲間と一緒に働きませんか？