Power Queryの勉強記録②複数シートに分かれた課税支給額の集計

こんにちは、渡辺です。
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズという会社で経理や人事の仕事をしています。

経理業務に携わるようになってから、数字を扱う機会が一気に増えました。
できるだけ正確に数字の集計ができるよう、MicrosoftのPower Queryを勉強中です。
その勉強記録として書きます。

複数シートに分かれた課税支給額

従業員に対する課税支給額を、月ごとに集計して報告シートに記載するという仕事があります。
当社は給与システムを自社で保有しておらず、業務委託先の社労士法人が所有する給与システムで給与計算をしてもらっています。

そのため、給与データを出力するためには、社労士法人の担当者に出力を依頼する必要があります。
出力してもらったデータは、次のような構造でした。

【給与データの構造】
・「202204」という名前のシートに2022年4月の全社員の給与データがある
・「202205」「202206」‥と24枚（24か月分）のシートに分かれている。
・各シートの項目名・位置は統一されている

従来の集計方法

①集計シートを新規に作成する。
②「202204」と入力。このセルを参照し、MATCH関数を用いて「202204」シートの「課税支給額」の列の総和を集計する。
③これを24か月分作成する。

しかし、24か月分作成するのが面倒（もちろんフィルを使うんですけど）。
また、MATCH関数ってパッと見で分かりにくく、複数シートを横断して参照する仕組みも、なんだか過度に複雑な気がしてしまう。
もっといいやり方があるんじゃないかと思っていました。

Power Queryを用いた集計方法

①Excelファイルを新規作成する。
②ローカルに保存した元データをブックとして参照し、Power Queryに取り込む。
③合計行などを取り除き、支給年月・社員番号・氏名・課税支給額の4列のみを表示したテーブルクエリを作成して出力する。
④Excelに戻り、先ほど出力したテーブルクエリをソースに、UNIQUE関数＋SUMIFS関数で集計する。

シートを行ったり来たりしないので、集計ロジックがシンプル。
作成した私以外の人が見ても、すんなり集計ロジックを理解できるExcelシートになっていると思います。

困りごと

とはいえ、Power Queryのデータソースをどこに置くかが悩ましいと感じています。
今は、私のローカルのパスを参照しています。
他の人がこのファイルを開いてデータソースを参照しても、「これはどこ？」となってしまう。

個人でなくチームで作業を標準化する際に、データソースの保存先をどうすべきかが課題になりそう。
勉強はつづく。

おわりです。