拝啓 ~この春、社会人となった君へ~
タイトルをどうしようかしら、と迷い
アンジェラ・アキさんの「手紙 ~拝啓 十五の君へ~」を
ふと思い出したので、こちらのタイトルとしました。
(最近の若い子は知らないかもなぁ…。良い歌なので聴いてみてね)
この春、社会人となった君へ。
入社して、そろそろ職場の雰囲気にもなれてきた頃合いかと思います。
コロナ禍の窮屈な時代に、先の見えない不安を抱えながらも、
大変な思いをして、就職活動を乗り越えてきた君たち。
ようやく、春らしい春を迎えることができましたね。
心は浮き足立ち、でも、これから上手くやっていけるだろうか…
と、少しの焦りや不安に駆られていることと思います。
でも、安心してください。
今、職場で自分の面倒を見てくださる上司や先輩も、
似たような焦りや不安を辿り、現在、君たちを指導しています。
そうは言っても、
「早く認められるようになりたい」だとか、
「早く一人前になりたい」と思うのも無理はないです。
私も、新卒の頃は無駄に焦り、
"社会人の常識"だとか、
"新卒が身につけるべきスキル"だとか、
そういった単語を、片っ端からGoogle先生に
聞きまくった記憶があります。
時間が経つにつれて、君も分かってくると思いますが、
経験して身につくものもあれば、
先に知っておきたかったなぁと思うようなこともあります。
会社が一番最初に君たちに教えてくれることは、
"報連相をちゃんとすること"だとか、
"敬語を正しく使うこと"だとか、
"電話対応のやり方"だとか。
いかなる業種の会社でも、そんな感じのことでしょう。
社会でより自分の価値を上げる方法や、
上司やお客様に信頼してもらう秘訣。
君たちが知りたいのは、こういう事じゃないですか？
では、会社の代わりに、私が教えましょう。
ここで紹介する内容を、ぜひ吸収し、実践してみてください。
きっと、上司からもお客様からも、一目置かれる存在になれますよ。
考え方編
1. 自分がいないと回らない仕事なんてない
では一番最初に、最も大事なこと。
これは、自分を守るためにも必要な考えです。
「自分がいないと回らない仕事なんてない」です。
最初の頃は特に陥りがちな話ですが、
仕事が出来るようになってくると、上司から度々、
自分の許容量を大幅に超える仕事量を、振られることがあります。
上司は、かなり忙しい方が多いです。
そして、何もかも完璧な上司なんて、社会には限られた数しかいません。
今自分が持っている仕事量をちゃんと把握してもらえずに、
仕事を回されることは結構よくある話です。
でも、一人でこなせない量だと判断したならば、必ず断りましょう。
「自分がやらないと、他の仕事が回らないみたい…」
「他の人も忙しそうだから、自分がやるしかない…」
君はそう思うかもしれないですが、仕事が回らないだとか、
他の人は忙しそうだからだとか、そんな考慮は要りません。
その考慮をすべき責務のある人は、君に仕事を依頼した上司だからです。
仕事が回らないなら、上司が全体のスケジュールを調整するべきですし、
人が少ないのならば、外注してでも、上司が人を増やすべきなのです。
君が、自分の許容量を超えてしまうことを申告した上で、
仕事を押し付けられる。また、他の誰も、困っている君を助けてくれない。
君がもし、そのような状態であるならば、
君の会社は残念ながら、ブラック企業です。
早めに見切りをつけ、すぐにでも転職しましょう。
2. "分からないこと"は"恥ずべきこと"ではない
私が新卒の頃。
毎日、夕方に作業の進捗を報告するミーティングがありました。
しかし、ミーティングの時間は、
私にとって、いつもとても居心地の悪い思いをする時間でした。
『話をしている内容が全然分からない…』
半分以上、ミーティングの内容が理解できなかったのです。
会話の中に出てくる単語の意味が分からないことが、ほとんどでした。
一度単語の意味が分からなくなると、
その後の内容もほぼ右から左へ流れていっていました。
自分の勉強不足を恨みつつ、ノートの端っこにそっとメモを残し、
ミーティングが終わった後にGoogleで意味を調べる。
そんな毎日でした。
しかし、何年経っても、分からないことというものは出てきます。
特に、私はシステムエンジニアという専門職だったため、
いつも新しい単語や技術について学ばなければいけませんでした。
そんな経験を何度もして、ふと、新卒の頃を思い出して思ったのです。
分からないことは、素直にその場で、聞けばよかったのだと。
「分からなかったら、聞いてくださいね」
上司や先輩から声をかけていただく一言ですよね。
セミナーなどでも、よく聞きます。
これは、君の無知を晒してね、などという意味ではなく、
君がネットを使って、ぽちぽちと単語を叩いて調べる代わりに、
私が教えますよ、という意味の一言です。
調べることって、割と時間がかかることですからね。
私自信、後輩に対して物を教える立場になったこともあります。
その際にも思いましたが、知ったかぶりをする人よりは、
素直に「分かりません」と言ってくれた人の方が、好印象でした。
(それに、知ったかぶりや嘘や見栄というのは、必ずバレていますからね。
素直が一番です。)
向上心を持ち、勉強をすることも、もちろん大事なことです。
ですが、分からないときは「分からないので、教えて下さい」が正解です。
ただし、何度も同じ質問を繰り返していると、
「私の話を聞いているのか！」と怒られてしまいます。
一度教えてもらった後は、復習をしっかりしましょうね。
3. 上司の顔色を伺うと、自分の評価が下がると考える
上司や先輩が忙しそうで、質問があっても、なかなか声がかけられない。
これも、新卒あるあるな話です。
そういった時は、以下を基準にして考えましょう。
1. 緊急性のある内容であれば、声をかけよう
「親が倒れたと連絡が来た。すぐにでも病院に行かなければ」
といったような、誰かしらの命に関わることなどはもちろんですけれど、
ここでいう緊急性とは、自分の対応している仕事が完全に行き詰まって
いるか、ということです。
何かしらの不明点に関して、
『この問題に付き合わせてしまうと、
上司の沢山の時間を奪ってしまうかもしれない…』などと、
勝手な被害妄想を繰り広げる人もいます。(昔の私です)
ですが、上司からしたら「なんだ、そんなこと」と思うような
内容であることが、割とほとんどです。
何はともあれ、行き詰まったらなるべく早めに相談に行きましょう。
2. 上記に該当しない場合は、メッセージを残そう
付箋や、メール、社内チャットなどでも良いです。
要件と、いつまでに返事が欲しいかを相談します。
例えば、以下のようなメッセージを残します。
"お疲れ様です。〇〇です。
△△さんから目を通すように言われていた、
Aプロジェクトの資料について、理解に及ばない点がございます。
お時間のある時で構いませんので、ご確認いただけないでしょうか。
(もっと早急な場合は、B社との会議が終わりましたら、
確認のお時間いただけないでしょうか。等)"
また、会議室にいるだとか、外出中だとか、
そういった物理的な理由で席を外しており、
上司がそもそも不在の場合もあります。
その際は、メッセージを残した上で、周りの人にも相談しましょう。
オフィスにいれば、上司とマンツーマンで仕事をする環境などは
ほとんどないため、ひとまず周りの人に相談する姿勢が大事です。
さて、では
"上司の暇を見つけて、不明点を聞きに行くこと"と、
"上司が忙しそうでも、不明点を聞きに行くこと"の違いは何か。
それは、君が問題に対して行動したか、行動していないか、になります。
前者のように、"上司の暇を見つけて、不明点を聞きに行く"となると、
忙しい上司の方ですと、空いた時間が退社前などになることも
ざらにあります。
そうなってしまうと、上司としては、
「今日1日、何をやっていたんだよ。早く聞いてくれよ」
と、呆れることになります。
上司自身は忙しいのに、まったりと時間を過ごした君に対し、
イライラとするかもしれません。
そして、質問を問いかけなかった君が、全面的に悪いことになり、
君の評価が下がってしまいます。
対して後者は、"君が行動をした"という、記録が残ります。
そうなると、仮に上司が忙しく、君の問題を解決できなかったとしても、
君が困っていたという状況を知っているので、
君が責められることはないでしょう。
大丈夫。
忙しい人は、君が質問しようとしなかろうと、忙しいです。
ただ、上司が忙しい様子なのに、
無闇に関係ないことまで声をかけまくる、という行為は配慮に欠けるため、
嫌がられる可能性は十分にあります。そこは慎重に考えましょう。
また、君の困りごとや質問に対し、
上司だけがその問題を解決するわけではありません。
君に仕事を振ったのは上司だったとしても、
上司が忙しく、君の相手ができないと判断した場合には、
部下の一人に、君の面倒を見てもらうと言った流れになる事も、
考えられます。
ですから、忙しい上司に遠慮などしてはいけません。
遠慮することで、自分の評価を下げてしまうことになるのです。
4. 失敗した時に大事なことは、同じ失敗を繰り返さないこと、そして冷静であること
仕事に失敗はつきものです。
失敗すると、とても焦りますし、怒られれば悲しい気持ちになります。
それは人間、誰しもそうです。
しかし、大事なことはこの二つです。
・同じ失敗を繰り返さないこと
・冷静であること
失敗自体は、しても大丈夫です。
失敗は、自らの成長にも、企業の成長にも繋がります。
失敗しない人などいませんし、失敗から学ぶことで、
企業はより安定し、成功・成長していきます。
しかし、同じ失敗を繰り返すのは、失敗から何も学んでいないからです。
ただただ同じ失敗を繰り返すことは、お客様の信頼を損ねたり、
企業のイメージをただ下げるだけになってしまいます。
『メンタルを強く持つために、上司のお説教など聞きません。』
そういった考えの方もいると思いますが、
実はそれは、とてももったいないことなのです。
失敗した時、上司は怒ったり、君に対して、注意をするでしょう。
君は大変悲しい思いをし、後悔するでしょう。
耳を塞ぎたくなるかもしれません。
しかし、一度、上司の言葉にしっかりと耳を傾けてみて下さい。
きっと、自分がどうすれば良かったのか、
どうしたら間違いを繰り返さずに済むのか。そのヒントが隠れています。
そして次に大事なことは、冷静であることです。
私の前職、システムエンジニアを例とすると、
システムが何らかの障害でダウンするとします。
その時、やはりお客様から怒られます。
お客様も、システムが使えないことに対して、非常に焦ります。
しかし、そこで自分も焦ってしまうと、冷静な判断ができずに、
問題解決に時間を要することになってしまいます。
非常に難しいことではありますが、まずは冷静になって落ち着くこと。
そして、自分がするべきことを判断し、冷静に対処すること。
解決が早ければ早いほど、お客様や上司の信頼を得ることができます。
スキル編
1. 仕事ができる人は、「自分の許容範囲が分かる人」
「ayacoさん、仕事ができる人ってどんな人か分かる？」
私が新卒の時にお世話になった、
ある会社の課長さんから質問された言葉です。
私は当たり障りなくこう答えました。
「うーん…早く仕事ができて、失敗が少ない方でしょうか？」
すると、課長さんは、それもあるけどね、と笑って言いました。
「仕事ができる人っていうのは、自分の許容範囲が分かる人なんだ。
つまり、自分がどれぐらい働けるのか分かっている人ってこと」
課長さん曰く、自分が1日にどれぐらいの仕事をこなせるのか、
全体としてどれぐらいの作業ができるのかを知っている人が、
仕事ができる人なのだそうです。
なぜかというと、人を管理する立場にある上司達からすると、
その一人当たりの仕事量を基準に、人員を調整したり、
スケジュールを引いたりするからなのだそう。
よくありがちなのは、
もうこれ以上の仕事が増えたら、絶対に定時の時間では終わらないのに、
少し無理をすれば大丈夫、と請け負ってしまう。
『少し無理をすればできないことはない』
『ちょっと残業するだけだ』
そうやって仕事をしていると、いつか必ず、身体を壊します。
考え方編でも伝えましたが、
自分がいないと回らない仕事なんてものは、この世に無いのです。
上司や他人に迷惑をかけたくないと思うのであれば、
自分がどれぐらい仕事ができるのか、
そして、確実に仕事ができる範囲について、
早めに見極めることが重要になります。
私はいつも、自分の仕事のできる範囲は、
10割ある内の8割程度の量で答えています。
そうすると、何かしらのトラブルや体調不良があったとしても、
残りの2割で対応できるからです。
それに、早く終わったとしても、それはそれで喜ばれます。
終わらない仕事量を請け負ってしまい、終わりませんというよりも、
少し余裕を持たせて確実に仕事を終わらせることが大事です。
まとめると、
自分のこなせる仕事量を明確にする。
終わらせられると宣言をした量の仕事は、期限を守って確実に対応する。
最初は無理でも、仕事に慣れてきたら必ず、
意識するようにしてみましょう。
2. なるべく数字にして伝えよう
君は、星の王子さま(サン・テグジュペリ著)を
読んだことがあるでしょうか。
有名な作品なので、読んだことはなくても、
タイトルは知っているかもしれません。
その中に、こんな話があります。
おとなというものは、数字が好きです。
新しくできた友だちの話をするとき、おとなの人は、
かんじんなことはききません。
〈どんな声の人？〉とか、〈どんな遊びがすき？〉とか、
〈ちょうの採集する人？〉とかいうようなことは、てんできかずに、
〈その人、いくつ？〉とか、〈きょうだいは、なん人いますか〉とか、
〈目方はどのくらい？〉とか、
〈おとうさんは、どのくらいお金をとっていますか〉とかいうようなことをきくのです。
そして、やっと、どんな人か、わかったつもりになるのです。
星の王子さまでは、この話を想像力の欠如として扱っています。
数字という分かりやすい「ものさし」がないと、
言葉が伝わらないということです。
ただし、裏を返すと、数字にはとても信頼があります。
信頼は仕事において、不可欠な存在です。
例えば、仕事の進捗率について、上司に報告することになったとします。
「本日は、〇〇案件の企画の資料作成と、△△案件の顧客に対し、要求に関するヒアリングのMTGを行いました」
大抵の方がこんな風に報告するのではないでしょうか。
しかし、この報告を以下のようにすると、どうでしょうか。
「本日は、〇〇案件の企画の資料作成をしました。資料作成は現在、80%程の進捗となっており、全体としては30%の進捗状況です。
また、別件で△△案件の顧客に対し、要求に関するヒアリングのMTGを行いました。後日確認を取れば完了するため、ヒアリングは現在90%程の進捗となっており、全体としては10%の進捗状況です」
具体的な数字が加わったことにより、
より仕事の進み具合なども分かりやすくなったと思います。
この報告を聞いた上司も、よく頑張ってくれていると、
感心してくれるはずです。
仕事と数字の紐付きは、正直欠かせないほど重要なものであると思います。
早く信頼を得たければ、なるべく数値化する。
ぜひ、今日から実践してみてください。
〈PC仕事の方のみ〉
ここからは、PC仕事を扱う方のみに向けての、スキル編です。
私が前職、IT企業に勤めていたので、
その時に"あってよかった"、だとか、
"もっと早く習得すればよかった！"と思ったスキルについて、
お話しします。
ぜひ、PC仕事の方は見ていってください。
(関係ない方は飛ばしてください)
3. ショートカットキーを覚えよう
私は前職、IT企業に勤めていました。
もちろん、パソコンがないと始まりません。
新卒の頃、私の目の前に座るPL(プロジェクトリーダー)の方は、
仕事がものすごく早く、
『なぜあの人はあんなに仕事が早いんだろう？』と、
いつも疑問に思っていました。
ある日、PLの方の作業を横目で確認することがありました。
その時に気づいたのは、マウスをほとんど使っていないことです。
キーボードだけで、画面操作のほとんどを行なっていたことに、
かなり驚きました。
『なるほど、この人はショートカットキーというものを使っているのね』
後からこっそり調べ、自分も使えるようになろう…と決意しました。
マウスでカチカチ選んだり、アイコンを探したり…と言った行動は、
結構無駄な時間を取られます。
ショートカットキーを使うと、無駄な時間がかなり減ります。
ぜひ覚えましょう。
ショートカットキーの一覧参考サイト
Windowsの方はこちら
Mac OSの方はこちら
4. タイピングの練習をしよう
私は高校生の頃、情報処理部という部活に入っていました。
その部活内容の一つに、タイピングの計測があります。
まず、事前に用意された何かしらの文章を選び、
Microsoft office Wordを開きます。
選んだ文章を、15分間ひたすら入力し、右下の文字数を確認します。
(特に目標値などはなく、昨日までの自分との戦い、という感じです。)
高校1年生の時、最初の頃は、出来ても500文字程度だったかと思います。
その後、高校3年生になり、部活を引退する前には、
1300文字前後まで入力可能となっており、かなり記録を伸ばしました。
私は昔から、キーボードを見ずに文字を打つことができたこともあり、
タイピングは得意な方と思っていました。
それでも、3年間で、800文字近くも伸び代があったことに驚きました。
部活でタイピングを練習していたことは、
その後、PC仕事をすることになった自分にとって、
ものすごくメリットがありました。
キーボードのタイピングの時間は、当たり前の話ではありますが、
仕事にものすごく影響を与えます。
人によっては、文字の位置が分からないため、
一文字一文字探しながら打つことになると思います。
キーボードの位置も全くわからない人が1文字ようやく打つ間に、
私はおそらく50文字は打っています。
文字を打つスピードと頭に浮かぶスピードがほとんど同じなので、
何を打つつもりだったかな？と、入力内容を忘れることもありませんし、
入力を間違えたとしても、修正することさえ、あっという間に完了します。
タイピングが早いことで、もちろん仕事自体のスピードが上がります。
ですがそれ以上に、読み返したり、確認するということに対して
十分な時間を取れることが、かなり重要です。
失敗をしないためには、どんな職業の方であれど、
自らの成果物を見返す必要があります。
資料に対し、誤字脱字がないか、意味の通らない内容となっていないか。
プログラマであれば、システムがちゃんと想定通りに書けているか。
経理事務員であれば、入力した金額に間違いがないか、など。
私もこの記事を書いた後、何回も読み直しをしています。
(それでも至らぬところはあるんですけども…)
十分な時間を得ることは、自分の安心感にも繋がります。
タイピングに自信のない方、ぜひタイピングを練習しましょう。
おすすめは、短い単語をいくつか打っていくよりも、
長い文章を打つことです。
天声人語のような、新聞のある一面であったり、
自分のお気に入りの小説の一節であったり。
日常に溢れる、自分に向いていると感じる文章を、
沢山打ってみてください。
あとは、昨日の自分よりも早く打つ意識を持つこと、
を忘れないでくださいね。
タイピング力は、絶対にあなたを裏切りません。
終わりに
いかがでしたか？
君にとって、何か気づきや、得るものがあれば幸いです。
これから、長い長い社会人としての、人生が始まります。
きっとここに書いてあること以上の気づきもあると思います。
もし何か気づいたことがあったら、
君も数年後、後輩となる新社会人たちにエールを送ってあげてください。
身体を大事に、無理はせず。
辛いこともあるけれど、楽しい社会人生活を
これから沢山、謳歌してくださいね。
長文を読んでいただき、ありがとうございました！
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