育休が終わったら、DXの深化についていけなくなった件（もしくは電帳法の余波について）

ずーーーっと2拠点生活の難しさを書こうとおもっているのですが、盛だくさんなので整理が追い付かず。

なので今回は、自分の中の整理も兼ねて、業務でのかなり困っていること（そしてその愚痴）について書こうかと思います。

今年の2月に1年間の育休より復帰し、仕事を始めたのですが、育休前よりもデータでのやり取りが激増し、時代の流れについていけなくなっています。
結果、様々な書類（特に請求書）を取りこぼし、取りこぼし、取りこぼし、、、先方に迷惑をかけているで申し訳なくなる半面、ここまで対応が細分化すると、（自分の中の確認のための）体制をどう整えていいのかわからなくなっているのが正直なところです。

なので、この記事の中で状況を整理し、どのように体制構築をすればいいか考察しようと思います。

さて、見落とし＆取りこぼし事例をあげて（わたしから見た）状況を整理したいと思います。

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見落とし事例①
請求書が送付されているにも関わらず、支払いを遅延させてしまった。
7月末支払い締め切りの入金がないと先方から連絡があり、確認したところ、確かに請求書は送られてきていたのですが。

状況1：営業担当から送付されたのではなくシステムからのメール送付だったため、こちらでのメールアドレスの登録は無し
状況2：新しく取引を開始した会社さんのため、初回請求（しかも年1回）でシステムからのメール送付もこれが初めて
状況3：営業担当から、「請求書を送付した」や「これこれといったシステムから届く」などのアラートもなし
状況4：メーラー側のどういう判断でかはわかりませんが、該当の請求書を送るメールが迷惑メールフォルダに入っている
状況5：添付されている請求書のファイル名は数字のみで、過去に他社さんからいただいていた「〇〇社ご請求書」だの「請求書_〇〇月分」だのと言った名称ではない

昨今、変なメールも増えていますので、正直、私の能力ではこのメールを見つける方が困難なのでは、、、といった状況です。
さらに、先方に次回からはアラートが欲しいと連絡したところ、「自分でメーラーのフォルダ設定すればいいだろ（意訳）」と返事が返ってきてしまいました。
請求書発行のアラートは期待できそうにありません。

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見落とし事例②
請求書が送られてきていないと思ったら、もう送られてきていた
これは完全に私が見落としたのですが、、、

状況1：先方の営業担当者が急遽おやめになり、また私も直接やり取りするのは初めての状況
状況2：やり取りが続く中で、違う内容のメールに返信する形で請求書（のURL）が送付されてきている
状況3：今までの書類はメールに添付が多かったが、なぜかそのメールのデータだけデータダウンロードサービスを利用している

幸い、やり取りの中で「請求書まだですか？」「送りましたよ」というやり取りができたので、取りこぼしまではいきませんでしたが、危うく支払いから漏れるところでした。

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見落とし事例③
契約書締結時に、契約書締結メールを見落とした。
これは仕方ないと思います。ほんとに。

状況1：同じ会社に対して、同時期に2つの契約を結ぶこととなった
状況2：電子契約のため、メールが送られてきたが、まったく同じ名称のメールが2通送られてきた
状況3：2通のメールは本文も全く同じ、貼り付けられているURLも全く同じであった

このため、同じ契約が間違えて2回送られたのだろうと、1通を開封し電子契約を交わしましたが、待てど暮らせどもう一つの契約が送られてきません。
先方の問い合わせたところ、まったく同じメールが再度届いたため、「既に締結済みの契約についてのメールが来ているので再送してほしい」とお願いしたところ「違う契約のためのメールだ」との回答だったので、半信半疑で同じに見えるURLに入ったところ、未締結の契約の画面に遷移しました。無事契約締結です。
ちなみに、請求書も全く同じアドレス・題名・ファイル名（添付されています）で2通届くため、こちらも危うく見落とすところでした。
せめてファイル名を変えてほしいとお願いしましたが、システムなので無理だと回答されてしまいました。

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なんとなく見えてきた気がします。

今まで（過去10余年）は、「書類の送付」と言えば、ほとんどが郵送かPDFの送付でした。
このため、物理的に来たかどうか見て確認しやすく、また、添付のあるメールを巡回していれば見落としも防ぐことができました。

もちろんシステムを介したやり取りもありましたが、たいていこちら側のシステム操作が必要でした。取引先からIDを発行されPWをこちらで入力して、IDとPWでログインしてDLして、、といった手続きが必要なため、「この会社はシステムを使用する」といった認識が出来上がっていました。
システムのアドレスをブックマークし、定期的にシステムから届く通知に従って処理をしていれば、特段なんの問題もなく過ぎていきました。

先方の営業担当者も、自分でメールを打ち、ファイルを添付などをされるので、どのようなものがこちらに届いているのかを把握したり、わかりやすいように工夫していただけることも多くありました。

ところが、最近はメールがシステムから自動的に発行されることが多くなり、また届ける手段も郵送・ファイル添付・クラウド上のデータへのアクセス・システムへのログインとDLなど多様化した結果、私が今まで培って作り上げた下記のチェック機能が通用しなくなっている状態です。

チェック①それぞれの取引専用のファイルを作り、物理的に仕分けをしている（基本的に処理していない書類は、データのものも印刷してこちらに入れている）
チェック②2~3日前のメールを遡って題名と添付有無をチェックし、重要な書類を取りこぼしていないか確認する
チェック③システム経由の取引については、システムをすべてブックマークし、定期的（だいたい月一回）にログインをして確認をする

また、問い合わせをしても、「請求書についてはシステムの仕事」という反応をされることが多く、日が浅くあまり付き合いのない営業担当者が集金にあまり熱心でない状況（少なとも、古参の方からは「次回からはシステムからメールが来ます」など事前にアラートが来ていたりするので、そのような方に比べると熱心でないように見える）も、拍車をかけているのではないかと思われます。

今までは先方にしてもらっていたアラートを、自分自身でする必要が出てきました。
このため、まずは下記のチェック項目を追加して様子を見ようと思います。

チェック④メーラーにて「請求書」「契約書」などの重要文言が含まれているメールにはアラートマークを付けるように設定
チェック⑤メーラーにて定期的（月一程度）に「契約書」「請求書」などの文言で検索をかけ、見落としが無いか確認する

これでうまくいくかな。。。

契約と支払いに関しては、信用問題になりますので、なんとかなればいいなと思っています。