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Designship 2023の運営スタッフをしました🎨

きなこ

はじめまして
株式会社GENDAにてプロダクトマネージャーとして働いているきなこと申します！

昨年9/30, 10/1に渋谷ヒカリエにて開催されたDesignship 2023の運営スタッフを務め、いろいろ勉強になったのでレポートとしてまとめ共有します！

🙋 こんな人におすすめの記事

  • イベントの運営ってどんなことやるの？

  • 他のイベントでも知見を活かしたい！

  • Designshipの運営に興味がある！

  • デザイナーじゃない人がデザインカンファレンスのスタッフ！？気になる

Designshipとは

業界の壁を越えた、日本最大級のデザインカンファレンスで、2018年から毎年開催されています

今年は「広がりすぎたデザインを、接続する。」というコンセプトを元に、さまざまな業界のデザインに関わる方をお呼びし、多種多様なデザインが混じり合う年だったかと思います。

応募した動機

学生時代、デザイナーとしてアルバイトやインターンをしたり、個人でデジタルプロダクト（アプリ・Webサービスなど）の開発を行っていました。

そんな中で「日本最大級のデザインカンファレンス」という言葉に惹かれ、2018に開催された第1回目から毎年Designshipに参加していました。
さまざまなセッションの内容や企業ブースでお話した方などの影響を受け、その後も毎年ワクワクしながら東京へ向かっていたことを懐かしく感じます。

また、学生時代からずっと「日本のデザイン業界を盛り上げたい！デザインの認知を高めたい！運営スタッフをやりたい！」という思いはありました。
ただ、どうやったら運営スタッフになれるのか全くわからないままツイッターに貼り付いていたら、こんなツイートを見つけました

見つけた瞬間すぐに応募しました。

応募後はメールでご連絡をいただき、簡単な面談（スタッフがやることの説明、希望チームのヒアリングなど）があります。最終的にスピーカーの方々の選定や募集、やり取りを行うSpeakerチームに配置されました🗣️

どんな運営チームがあったのか気になる方は以下のnoteをご覧ください。
※ チーム構成は毎年やることに合わせて少しずつ形を変えている部分もあるみたいなので、2022以前や2024以降は少し違うかもしれません。

なお、本記事ではSpeakerチームの運営スタッフとして実施したことに焦点が合っているため、他のチームで準備・実施されていたことにはあまり触れられていないかもしれません🙏

当日までにやったこと

キックオフが4月にあり、9/30・10/1の当日まで駆け抜けました。

🪄 準備

まずはチームメンバーとのキックオフを行い、その中でOKRの設定やチームリーダの決定、ネクストアクションの確認やスケジューリングなどを行いました。個人的には、日常的にこういった調整業を行っているPMが運営に入ると物事が進みやすくなるんじゃないかと思ってます。

その上でスピーカーチームが実施したことをざっくり紹介すると以下の通りです。これらのTODOはSlackで非同期で確認をとりながら、毎週のチーム定例でも確認を行いながら進めていました。

  • キーノートスピーカーへのお声掛け

  • 公募スピーカー募集のためのテーマ設定・応募促進につなげる取り組み

  • スピーカーとのやり取り（メール）

  • スピーカーの事前交流会の当日運営のお手伝いなど（コラボレーションチームという別チームと協力）

  • 登壇資料のチェック

私はチームリーダーたったため、上記に加えてリーダー同士で各チームの状況を共有するリーダー定例（隔週）にも参加していました。
準備中は週1~2日1時間ずつMTG参加・実施することに加え、非同期で諸々対応する毎日。イベント当日までずっとそんな感じでした。

副業や別カンファレンスの運営、転職活動等を同時に進めていたため、若干パンク気味になってしまいましたが、とても楽しかったです！助けてくれた家族や周りのみんなに感謝の気持ちでいっぱいです🙏

🌀 前日

登壇者の最終資料チェック、フォルダ分けなどでずっと同じ部屋にこもっていました。前日準備で同じ部屋にこもって作業をしてた人々には同じ部活メンバーのような絆を勝手に感じています。。

裏(?)ではこんな感じでメインステージの設営が行われていたようですが、当日か２日目の朝まで全く足を踏み入れる時間がありませんでした。。
改めて動画で見ると多くの人の手によって素敵な会場が作られていたんだなと感動します。

🏃‍♀️ 当日

直前にさまざまなハプニングや慌てる場面などもあり、文化祭のような雰囲気でしたがなんとか2日間を終えました。

私はスピーカーの方の対応や登壇されるまでの案内を主に担当していたのですが、1日目の途中までは2日目の登壇者資料の確認に追われていました。

そんな中、スピーカーの方々やスタッフ仲間たちが優しく声掛けしてくださったり、控え室でスピーカーの方同士の和気藹々とした会話が溢れている様子を見かけたりして非常に嬉しかったことを覚えています。

さらに普段の100倍ほど走り回った2日間の終盤で、Ayakaさん・広野さんが差し入れてくださった「デザイン湿布」が心にも体にも沁みました。

英語話者のスピーカーの方とのコミュニケーションはノリとフィーリングとPapagoという翻訳アプリを活用して楽しくやり取りできたかと思います。とはいえ、スピーカーの方々が非常に気を使って簡単な英語でやり取りしてくださったので、本当にありがたかったです…。

次回以降はスムーズにやり取りできるようにするべく、プログリットという英語学習サービスにも申し込みしました。来年は自然に楽しく会話できるように頑張るぞっっ！

感想・次回へのトライ

Designshipのみならず、イベント運営において大切にしたいことを書いておきます。

  • どんな時でも心に余裕を持てるよう、事前準備はしっかりする

  • 同時期に予定を詰め込みすぎない

  • 人と丁寧にコミュニケーションをとる

  • どうしようもなくなったら早めに助けを求める

なるべくポジティブマインドで今後も頑張っていきたいと思います！

Designship 2024

Designshipは今年も開催されます！日程は10/12, 13の2日間。
興味のある方は参加する方法やカンファレンスの内容など、様々な情報が発信されるXアカウントをぜひフォローしてみてください！

最後までご覧いただきありがとうございました！

いただいたサポートはプロダクト開発関連の書籍購入に充てようと思います🙏