コスパフォイベント（便利ツール編）

はじめに

この記事では私がコスパフォイベントを運営するにあたって使用した
LINE公式アカウントの使い方を主に紹介している。
それ以前の準備については以下を見て欲しい。

LINE公式アカウントとは

LINE公式アカウントは、企業や個人店で集客ツールとして活用しているツールだ。
いろいろな機能があり非常に便利なうえ誰でも無料で使える。
（ただし、メッセージ送信数は無料だと月200件と制限がある）
クラップ！ストンプ！はこのＬＩＮＥ公式アカウントを利用して出演者や観覧に来られる方とやり取りをしていた。
作りこんでしまえば次の開催時にも役に立つので、特に複数回イベントを行うことを考えているならお勧めしたい。

一斉送信と自動返信の活用

私は出演が決まったチームの代表者に必ずイベントのＬＩＮＥアカウントを友達登録するようにさせていた。個人のＬＩＮＥアカウントと異なり、登録への抵抗感も少ないだろうと考えたのと、個人アカウントとは異なり一斉配信や、時間指定配信が叶うからだ。
またメールと比べると視認率が高いのもいい。
加えていうなら特定のキーワードを打ち込むことで自動返信させる機能があり、これによって準備さえしておけば後のことはオートでできるようになった。

■出演者登録

まず、応募はGoogleフォームを使って行った。
1回目は先着順
2回目は抽選で出演者を選出している。
選出された出演者の代表にむけてLINEアカウントの登録をさせ
「クラスト出演」という文字を送信させた。
LINE側の設定としては「クラスト出演」というキーワードが来た場合に
以下のような文章を返すように設定している。

登録メッセージに対する返信

これでどのチームの人のアカウントかということが知れる状態となった。
普通のLINE同様相手の名前（表示名）は変えることが出来る為
私は「チーム名　代表者名」という名前にすべて書き換えている。
後にこの表示名欄は各チームの提出状況を表すステータスにも使っていた。

■お知らせとリマインド

クラップ！ストンプ！ではできるだけ定期的に出演者に状況をお知らせするようにしていた。なぜなら、大半の出演者は、クラップ！ストンプ！以外にも多くの出演に応募をしており、いつまでに何をしなければならないのかという情報が混同しがちだからだ。その為少なくとも半月に1回は
・やらなければならないこと
・その期限
をリマインドしていた。
これも事前に配信日時を予約しておけるため、リアルタイムに文章を作って配信する必要はない。日々の隙間時間に何日分か配信スケジュールを作っておけば全体的な告知は予約日に勝手に配信されていく。

ただ、リマインドをしていても、なかなか動きの見えないチームももちろんいる。そういう時は個別メッセージも送信できる為、そのチームに向けての文章を発信することもあった。手間ではあるが、相手に合わせた文章にすることで相手の動きをコントロールすることもできる。そういったことを知る為に相手のSNSの内容はよく見に行っていたし、周りからどういう人となりなのかを情報収集することもあった。出演者は1:1のやり取りのように感じていることも主催からすると1：20だったりするので、是非出演者の皆さんは個別で後追いが来る前に動いてあげてもらえると主催陣は助かることが多いということを知ってもらえたら嬉しい。

■進捗管理

出演者とのやり取りはいくつかのフェーズに分かれていると思っている。
クラップ！ストンプ！では以下のような形だ。
1：出演応募
2：出演権確保のお知らせ
3：参加費の入金（出演の確定）
4：出演データ、音源の提出
５：本番

これを管理するのに私は以下のような目印をつけていた。
※出演応募についてはGoogleフォームにて行っている為、説明を省く。

▲出演権の確保▲
あくまでここでは出演する権利を確保したに留まり、なにかあれば取り消しをいう可能性がある。期限までにLINEに登録し、先に挙げたチーム名と名前を発信して初めてこの「権利」が生まれている。

▲参加費の入金▲
これが出演確定になる第一関門でもあり、主催としてはイベント運営費の確保にも関わる重要な要素だ。
私はこれもLINEの自動応答システムを使っている。

クラップ！ストンプ！は参加費の支払いを【銀行振込】もしくは【PayPay】で行うことが出来る。私がこの2つに絞っているのはどちらも自分の携帯からすぐに確認ができるからだ。
【参加費入金】とLINEに送信すれば支払方法を選択するようなメッセージが自動で流れる。銀行と返信すれば口座番号が、PayPayと出た場合はQRコードが発信されるように組み込んでいた。
特に支払いに関しては「今、支払う」という熱を冷まさせてしまうとどんどん入金は遅れてしまうケースが多い。
早めに運営費を確保をしてこの先、イベントの為に何が追加できるのか削らなければならないのかを考えるうえでは自動応答をもって、相手の「今支払いますよ」という対応の意思を早めにくみ取る仕組みは個人的にはとてもよかったと思っている。

また、入金が終わったチームのアカウント表示名の頭には▲をつけるようにして、どのチームがまだ終わっていないのかは管理しやすいようにしていた。

▲出演、音源データの提出▲
2回目のクラップ！ストンプ！について大きく失敗したとしたらこのデータの提出期限をギリギリにしすぎたことだ。私としては「いろいろと構想を練ってほしい」という意図で自分の時間を犠牲にできるギリギリまでデータの提出期限を引っ張ってしまったが、結果的に間延びした空気感を生ませてしまい、提出への遅れやそれに伴って自分の作業の遅延にも繋がり苦労することになった。開催の1か月前にはすべてのデータが出揃っているような状態が好ましかったな‥というは本当に反省している。

出演者の皆さんに知ってほしいのは、皆さんが提出した後、主催側ではそのデータを使って多くの作業があるということだ。
少なくともクラップ！ストンプ！では
・出演順の決定
・照明データの作成
・音源のチェック
・出演作品の履修
という作業があり、それが20チームあれば20チーム分の作業になってくる。
また是非期限には余裕を持って欲しい。
（期限日の17時までが常識的だろう）

全てのチェックが終わり、あとは本番を迎えるだけとなったチームについてはLINEの表示名の頭の記号を▲から■に変えていた。
全てのチームが■になったときにようやく肩の荷がおりた実感があったことは記憶に新しい。

タグ付け

LINE公式アカウントにはアカウントごとにタグ付けができる。
私はこれを使って
・出演者
・観覧者
を分けていた。こうすることで出演者にだけ送りたいということが叶うのだ。
一人一人タグ付けをする手間はあるがパソコンで作業してしまえばさほど時間がかかるものでもない（携帯からは非常にやりにくい）
特に無料の範囲では配信数に限りがあるので活用することで配信数のやりくりをしていた。

その他の活用

１回目のクラップ！ストンプ！の際にはイベント用HPも運用していた。
2回目に運用しなかったのは更新にかける時間や手間を掛けれなかった、ただそれだけだ。その分2回目はこのイベントのLINEアカウントを使っていたと思う。例えばよくある質問に関してはカードという機能を使っていたり
座席チェックも自動応答システムを活用して整理番号を入力すれば自分の座席番号が分かるようになっていたり。
お金を掛けなくともある程度知識があればやれることの幅が広いのはLINEの魅力だと思う。
特に何度かイベントを開催するかもしれないという思いのある主催の方は取り組んで損はないように思う。