コスパフォイベント（準備編）

コスプレパフォーマンスってなに？

そもそもコスプレパフォーマンスとは‥？という所もあるかと思う。
非常に多くのジャンルが存在するのでどういったものかと伝えるのが非常に難しいのだが
今回私がこのnoteを書くにあたって想定しているコスプレパフォーマンスの
定義は以下の通り。
■一般人によるコスプレによる歌、ダンス、演劇、手品など何かしらのステージング
■場所は野外、室内両方ある。
■有観客である。

言い方は適切はないだろうが、見たことがない人たちへ伝えるために、少し茶化した言い方をすれば「大人たちが身内でお遊戯会をする」のようなものだと思ってもらえたら想像しやすいのかもしれない。

イベントを主催しているのはコスプレイベントを行うような企業もあれば私のようにコスプレパフォーマンス（ここから先はコスパフォと言う）を、実際何かしらで出演している一般人もいる。
今回のnoteは私のイベントのやり方の備忘録と
同じように開催したいなと考えてる人の参考になれば・・・
そして主催はしなくとも、イベントに参加する人に裏側にはこういうことがあるということを知ってほしいと思って記載している。

クラップ！ストンプ！というイベント

私が開催しているのはクラップ！ストンプ！というイベントで大阪で2回ほど開催したもの。
それまでいくつかのコスパフォイベントに参加させていただいていたが
コロナの流行によりなかなか開催もできず、できても人数の制限や演目、観覧側の制限もあり観客とステージに透明で大きなカーテンをひかれてしまったような感覚が悲しくなって、特に観客席にいる間は悲しくてそっと泣いていたりした。
そこで「観客とステージを一体にしたい！」という思いから作ったのがこのイベントだ。
手拍子（クラップ）と足音（ストンプ）で声は出せなくても、観客と一緒にステージを作りたいという思いで名前もクラップ！ストンプ！とした。
実際、私の想いをくみ取ってくれるチームがありがたくも沢山いらっしゃったおかげで無事に開催できていることは本当に感謝でしかない。

準備したもの

さて、イベントを開催するにあたって、無計画で進むわけにもいかず。
いくつかのものを準備していた。
■イベント計画表
■収支計画表
■人員計画書

会社か？と思うようなラインナップだが…
これは私の性格によるものなのでここまでのものはなくても開催はできるかもしれない…
あればそれだけ便利だったのも確かである…

■イベント計画表■

まず私は、
いつ（when）
どこで(where)
スタッフは誰か(who）
絶対にやりたいこと（whyに繋がる要素）
どれだけの規模で（How　many）
予算（How　Much）
といった基本的なことを羅列していた。
カッチリときめきる必要はなく、この時点では頭の中にあるものを
メモとして残すということが大切だったと思う。

ちなみに私が決めたのは
いつ（when）→春～夏
どこで(where)→メイシアター　小ホール
スタッフは誰か(who）→信用出る友達を含めた７名
絶対にやりたいこと（whyに繋がる要素）→円形ホールを使うこと、音を使って観客と演者に一体感を作ること
どれだけの規模で（How　many）→出演者１５～２０チーム
予算（How　Much）→15万
という感じ。

個人的には
・絶対にやりたいこと
・予算
これはこの時点でしっかり決めておく方が今後の動きに関わるなと思った。
単純に「自分がコスパフォイベントやりたいから」でももちろんいいのだが
他イベントとの差別化があると出演者も
「このイベントならこういうことが出来そう」と目新しいものを
持ってきてくれる可能性があり、私がそれが実際嬉しい誤算だったと思う。

最初に作ったメモ書きから徐々に肉付けをして最終的にA4用紙3枚分の計画表が出来上がった。
これは出演者、観客だけでなく会場側やスタッフへの説明時にも役に立つイベントの指標として使っていた。

■収支計画表

次に作ったのが収支計画表。
要するにお金の出入りを管理するものだ。
あまりいい記録ではないが、今後イベントを企画してみたい人の為に参考として記載しておくとクラップ！ストンプ！（1回目）のお金の動きは以下の通りだ。

収入：115,000円
これは出演者数46名×参加費2500円からなっている。
イベント開催における費用収入は観客の参加費を取らない限りここしかない。
そういう意味では出演者を増やすことは収入をあげることになる。
ただし、その分管理も大変であるのは間違いない…

支出：174,675円
　会場費（更衣室も含む）：42,125円
　会場設備費：51,750円
　人件費：74,250円※
　フライヤー印刷費用：3800円
　その他雑費：2,750円

収入－支出=▲59,675円

※照明、音響スタッフに専任のプロを雇い入れているため

これを見るに私には商売をする技術がないことがとてもわかる。
そう、とんでもない赤字なのだ。
これから開催する人に伝えたい。
お金の計算はしっかりしよう。
※1回目のこの赤字から学んだ為2回目の際には
　コロナの緩和もあり出演者数を71名に増やしたがこれでも赤字を発生させ、またそれとは別に自分の首を絞めたことは別で記載する。

■人員計画書

最後に人員計画書だが
これはある程度イベント計画書の内容や収支計画書が固まり
イベント会場を取れて
「イベントが開ける環境」が整ってからでも構わない。
どこに、どのスタッフを配置するのか。役割は？という為の計画書だ。
クラップ！ストンプ！（1回目）に関しては
以下の様な役割を自分のコスパフォチームに一般スタッフ2名を追加して行っていた。
総監督（私）：　イベントの準備、収支管理、当日のトラブル対応
MC：1名　イベント準備補佐、当日のイベント進行
スタッフ１：会場の受付、音響ブース補佐
スタッフ２：会場の受付、場内での補佐
スタッフ３：演者への手指消毒、袖での補佐
スタッフ４：立ち入り禁止エリアの管理
スタッフ５：場内での補佐

加えて、クラップ！ストンプ！に関しては
・証明、音響、演出に関する総監督は外部の人に委託雇用している。
（だから費用が嵩んでいるというのもある）
イベントの進行に関係するスタッフに何をしてもらうのか、できているのかを確認する為にこの計画書は合った方がいい。
また、スタッフ１が席を外すことになったら、スタッフ２が補填をするなどの余裕を持った考え方があるとトラブルには対応しやすいかと思う。

使ったツール

まず前提として、私は社会人で会社では役職もあり普通に毎日8時間から多い時は12時間ほど働いている。トラブルがあれば何よりも仕事を優先して動くことも多い立場だ。
イベント開催はその合間を縫って段取りをしている。
人力で全てをやるには非常に時間がない。
だからこそいくつかの事項をオートでできるように段取りしていた。
それがこれらのツールでできている。

◾️Googleフォーム

主に出演者の応募や、出演が決まったスタッフから出演データを回収するために使っていた。
このツールのいいところはアンケートツールの作りやすさや、統一フォーマットでデータを回収できることも一つだが、１番のおすすめがボタン一つでエクセルファイルに書き出せることだ。
メールなどで回収すると、それらを自分で管理できるデータに書き起こし直さなければならない。
出演者数が増えればその手間は尚更増える。
ただ、このGoogleフォームは無料で使えて、エクセルに書き換えるのもワンステップだ。
また、記入の必須項目を決めれるので書き忘れがあれば送信ができないようにもできる。
相手のミスも事前に減らせるので余計な手間も減らしやすいのはとても良かった。

◾️LINE Business

いわゆる、LINE公式アカウントだ。
よくお店などが集客やクーポンの配布に使っているが，私はこれを連絡網として使った。
これに関しては非常に色々なものを組み込んでいるので別記事で書こうと思う。

◾️パスマーケット

観客席のチケット管理にはパスマーケットを使った。
理由としては無料でeチケットが使えるからだ。
クラップ！ストンプ！は少し変わっていて全席指定席だ。
そのため、どこに誰が座っているのかは管理されている。
これはコロナ対策の一つとして取り組んだものだったが、座席を事前に確認する座席ガチャにも繋がり面白さが増えたようにも思う。
ともかく、きちんと座席を確保した人なのかを判別する必要があった。
非接触で、スムーズに、受付をしながら人と座席の管理ができるもの。
それがパスマーケットだった。

ここまでが準備したもの

自分でも書いていて、いろんなものを準備してやっているなと思う。
ただ、これだけあったとしてもありとあらゆるトラブルは起こるのがイベント。
ここまでのことをみて知ってほしいのは
・イベント開催には準備だけでこれだけの労力と費用と時間がかかる
・企業でない限り主催は自身の仕事とは別にこういったものの準備をする必要がある
・主催をしなくても特に演者として参加する人はこういった背景を知ってると、イベントに対する配慮もできると思う

そしてなりより、非常にパワーがかかるものなので
何かあったときのメンタルケアになる友人をスタッフにつけているほうがいい。
私はありがたいことに「あれ」といえば「わかった」と言ってくれる頭がよく価値観がずれておらず、間違いを指摘してくれる友人がいるから助かっている。長期間で物事をやり取りすることになるのでそう言った人としっかりと手を握りながら準備することをお勧めしたい。