ToDoリストやめる？！【コーチングやっています 17】

期限と所要時間のないToDoリストをやめる

多くのタスクをこなすビジネスパーソンにToDoリストは必須。
ほとんどの人がそれぞれのやり方で、やるべきことや予定を書き留めていることでしょう。

しかし、「やるべきこと」しか書いていないToDoリストでは不十分です。
少なくとも書いておきたいのは、その仕事の締め切りや期限。

さらに「仕事の速い人」は、所要時間を見積もって一緒に書いているそう。たとえば、「10日締切、資料最終チェック(30分)」というようにです。

それぞれのToDoの所要時間を見積もっておけば、仕事全体のボリューム感を把握できます。
それが一日の中で予備的な時間を確保することにもつながり、突発的に入ってくる仕事にも対応できるようになります。

また、実際に費やした時間と照らし合わせることで次の仕事にも活かすことができます。

机やPCのデスクトップに不要なモノを置くのをやめる

デスクが散らかっていていいことはありません。
モノ探しに時間がとられるし、上司に求められた資料がすぐに出てこなければ信頼度も下がります。

それに、仕事に没頭しているときに必要な道具、書類などが見当たらないと、集中力が一気に途切れてしまいます。

散らかっていれば「片づけなければいけない」と思うのが普通ですが、「実はそれは間違っている」。散らかるのは、そもそもムダなものが多いようです。

この状態を解消するには、ドラッカーが説く「体系的な廃棄」をあてはめてみるのが有効だそう。それは、次の3つのプロセスで行われます。

■ドラッカーの「体系的な廃棄」3つのプロセス
（1）今、あるものを「ない」と仮定します
（2）そして、今からでもそのものを手に入れられるかどうかを考えます
（3）仮に「手に入れなくてもいい」と判断したら、そのモノは即刻廃棄します

このドラッカーの考え方は、経営組織や営業手法、あるいはサービスや商品等について、ムダな贅肉を削ぎ落として環境に順応するための方法ですが、デスク上のムダなモノもこのプロセスにのっとって「廃棄」することをおすすめします。「整理」するのではなくね。

仕事を「やりっぱなし」にするのをやめる

「仕事が速い人」は振り返りの時間をとっています。PDCAサイクルでいえば、C=Check(検証)、A=Action(改善)に当たります。

私たちは忙しいことを理由に、つい、この振り返りを怠ってしまいます。
その結果、次の仕事のスピードと成果に、「仕事が速い人」と大きな差がついてしまうのです。
どうすれば無理なく振り返りを実行できるのでしょうか。

仕事にかかった時間やスケジュールを、毎日振り返る必要はないですが、年間や月間といった大きな単位から、徐々に小さな単位に分けていく方法をおすすめします。

まず、年末や年度末に、年間プランの適切さや売上目標の達成度合いについて振り返ることから始めましょう。
その次に、毎月下旬には月間のスケジュールや目標が適正だったかどうかを確認します。
スケジュールに無理があったり滞ったことがあれば、その原因を探り、次月のプランを決めるときに改善します。

たとえば、月間の残業時間はいい指標になります。
働き過ぎた時間をロスタイムと考え、そのロスの原因を考えるのです。
資料の修正のための残業が多かったとしたら、次月は、修正が出ないように確認を徹底しながら作成する、といった具合です。
そしてできれば、土曜日にはその週の振り返りと次週の準備をします。

こうした振り返りを繰り返していけば、自分の思い通りに物事を進めたり、成功したことを再現する力がついてくるでしょう。

プロ野球の名監督・野村克也氏は「勝ちに不思議な勝ちあり　負けに不思議な負けなし」と名言を残しています。
これについて『不思議な勝ち』ほどしっかり分析をしなくてはならないと言っているのだと理解しています。

うまくいったからといって「よかったよかった！」と満足していては次につながらない。その要因を分析してうまくいった理由がわかれば、よりよい次の打ち手がわかり、さらなる成功につながる、ということでしょう。

若い頃は「作業」だけをしてたら、仕事をこなしていると評価された時期もありましたが、いつしか価値のある、成果の上がる「作業」でなければ、評価に値しない。とまで時代は進んだと思います。

限られた時間の中で、価値を生む仕事をこのTodoリストの使い方を見直すことから始めてみませんか？

⚫️東川哲也　official web site
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