オープンまでに準備しておくべき10アイテム【鍼灸マッサージ 開業マニュアル②】
開業マニュアル①では、実際の届け出についてや考えておくべきことなどを書きました。
この開業マニュアル②では、「準備しておくべきもの」や「あったら便利なもの」などを紹介していきます。
①電話番号
なんといっても電話番号は必須ですよね。
そして、これは個々の考えにもよるのでしょうが、私は絶対に固定電話番号であったほうが良いと考えます。
携帯電話じゃダメ？
開業前に色々なブログを読みましたが、そのブログがほぼすべて同じことを言っていたのもありますし、実際に周りにアンケートをとりましたがやはり「固定番号のほうが安心感がある」と答える人が圧倒的に多かったです。
（出張専門の場合は携帯でもそこまで問題はないかもしれませんが）
また0120などのフリーダイヤルも検討はしましたが、03番号にしました。
結果的にはこれでよかったと思います。
なぜなら営業の電話がクソほどくるので、フリーダイヤルにしていたら電話代が怖くてしょうがないです。
とはいえ、「固定電話を引け」といっているのではありません。
「固定電話の番号であればよい」のです。
ちょっとなかなかわかりづらいかもしれませんが。
私はIP電話（インターネット回線を使う電話）で03番号を使っています。
これであれば、固定電話の電話機を買う必要もありませんし、スマホで出られるので転送などかけずに出先でも電話対応が可能です。
開通までも非常に早く、web申し込み、メールでのやり取りですべて完結する会社もあるのでとてもオススメです。（ページ下に私が実際に使っている会社の情報あり）
もちろん普通に固定電話を引くのも良いと思いますが、1人治療院の方の場合、施術中に電話が鳴ると手を止めて電話に出ないといけなかったりしますよね。
私が施術されている側の場合、これをされると結構気になる行動の一つなので、これをやらないようにするためにもスマホで管理できる電話がオススメでもあります。そのあたりは環境や考え方によってかなと思いますので、ご自身に合った方法を選んでみてください。
②インターネット回線
これはもう今の時代必須ですね。
ホームページ作成、オンライン予約の対応…インターネットを必要とする作業は無限にあります。
そして作業内容にもよるかもしれませんが、個人的には光回線などを引いた方が良いと思います。
ポケットwi-fiやスマホで良くない？
私は最初wimaxを使っていましたが、何かとパソコン作業が多かったりしてすぐに通信制限がかかりました。
ホームページなどの作業にも関わるし、ましてIP電話を使っているので
回線が安定しないと電話が途切れてしまったり、作業が滞ったり…となると困るので、ネット回線は治療院運営の生命線といっても過言ではありません。
個人的に大きいデータのやり取りなども結構あるので、予約や問い合わせなどに係わる作業でトラブルがないようにするために光回線を使っています。
通信制限の心配がなかったり、安定している場合はポケットwi-fiなどでも良いと思います。
ちなみに物件の大家さんや不動産屋さんには「J-COMに入ってるからそれを使えばいいのに。半額で使えるよ」といわれましたが、遅すぎてお話になりませんでしたので自分で別途契約してNURO光を使っています。
③パソコン/プリンター
特に保険を扱う場合、申請書類の作成などはパソコンがないとだいぶ大変です。手書きでもできますが、雛形が変わったりするとダウンロードする必要もありますし、事務作業だけでしたら安いノートパソコンでも良いのであったほうが良いと思います。
名刺やチラシ作成、ホームページ作成なども、スマホサイトでできるものもありますが、パソコンで作業できた方が圧倒的に捗ります。
他にも何かと使う場面は鬼のようにあります。
パソコン自体使ったことがないという人は外部に丸投げしてしまうのも良いと思います。
プリンターも一緒に
上記のパソコンでも書いた通り、保険申請の用紙などの印刷の際には必須になります。
またカルテの印刷、院内の掲示物、チラシや広告を印刷会社に提出するデータの試し刷りなどあらゆる場面で印刷やコピーをすることがあります。
家庭用で十分なので、一つあったほうが良いと思います。
④ホームページ
今はほとんどの人がまずネットで検索してから予約をすると思います。
高齢の方でも意外と見る方はたくさんいます。
どんなに簡素でも良いので、何か独立したページはあるべきだなと思います。
アメブロやインスタをホームページ代わりに使っている方も良くみますが、やはり動線が良くなかったり、見たい情報がどこにあるのかわからなかったりします。
ホームページも無料で作れるレンタルホームぺージ（wix、jimdoなど）もいくつかありますし、ある程度自分で作れる人ならWordpressなどを使って作るのも良いかと思います（私はWordpressを使っています）
⑤名刺/ショップカード
開業することが決まったら、お店の名前や肩書を書いた名刺は必ず作りましょう。様々な場面で自分やお店を売り込むために必要です。
パソコンを扱うのが苦手でも、簡単に名刺を作れるアプリなどもあります。
また印刷は、家庭用のミシン目のついた印刷用紙もありますが、ラクスルやプリントパックなどは印刷代も安くて綺麗です。
★名刺・ショップカード作成の依頼はこちらの記事をご覧ください
⑥クレジットカード決済
自費を扱う治療院だと、1回あたりのお会計は高めになりがちですよね。
回数券を扱う方もいると思います。
その際、個人的にはクレジットカード決済はあったほうが良いと思います。
特に最近はキャッシュレス決済を使う方も多く、現金はそこまで持ち歩かないという方も増えてきています。
予約時よりも高いコースをやりたい気持ちになった/延長をしたいけれど手持ちがない…という場合も、口には出さないだけであるかもしれません。
そんな時、クレジットカード決済があると手が伸びやすくなると思います。
実際私の治療院では半分かそれ以上がクレジットカード決済を希望されます。
手数料や入金までのタイムラグは？
手数料や入金までのタイムラグが気になるという方も多いかと思いますが、私は手数料（多くは3%前後なので10000円のコースなら300円）で、より長いコースを選んでくれたとしたら、それは利益であると考えます。
入金サイクルですが、これはQRコード決済などのキャッシュレス決済にも言えますが、翌月末とか翌々月末入金のところも多くありますよね。
そこまで手元に売り上げが来ないのはちょっと…という気持ちはすごくわかります。
例えばsquareというクレジットカード決済なら、入金は最速翌営業日。これは助かります。
端末代もほぼかかりませんし（少なくとも私が導入した時にはゼロでした）、スマホがあれば使えるというのも出張での施術をするときにも使えて大変便利です。
レジとしても使えるので、売り上げの管理もしやすくて私はsquare推しです（笑）
こちらのリンクから登録手続きをすれば決済手数料が10万円分無料になりますので、良かったらお使いください。
似たようなもので、Airペイというのもありますが、こちらも時差5日程度みたいなので良いですね。
上記2つは、交通系電子マネーやID、QUICPayなども同じ端末で使用できます。
ちなみに最近推進されているキャッシュレス決済ですが、PayPayは2021年9月30日まで決済手数料無料で、入金も最短翌々営業日なので、とりあえず2021年まででも導入して損はないと思います。
⑦オンライン予約
電話での予約や問い合わせに抵抗がある人、結構います。
オンライン予約だったら、予約が取れる時間帯を自分で設定しておけば、患者さんの都合の良い日時を選んで予約を入れてもらえるので、電話が行き違ってしまってなかなか話せない！ということもなくなります。
特に一人治療院だと電話がとれない・かけられないタイミングというのは多いですし、患者さん側も寝る前（夜中など受付時間外）にネットを見ていて「あ～行ってみようかな～」という気持ちになることもあります。
そんな時にオンライン予約だったら24時間気兼ねなく予約をすることができますし、時間の聞き間違えのトラブルなどもなくとても便利です。
無料で使えるものもありますし、googleカレンダーをうまく使っている方もいます。
⑧LINE@アカウント
LINEを普段使っている人はかなり多く、LINEは手軽にメッセージを送れる便利なツールです。
これをお店で公式アカウントとしてとっておくと、プライベートと分けた状態で問い合わせなどにも対応できるので大変便利です。
メールだと届いているか不安になったり、「今日空いてますか」の返事がいつくるかわからなくてやきもきしたりしますが、LINEなら「まだ読んでいないみたいだし施術中かな、今日はもう時間がないからまた今度にしようかな」と予定を考えることもしやすくなりますし、文字に残ることで時間の勘違いがないかなども確認しやすくなります。
またLINE＠のアカウントがあると、一斉送信でお知らせやクーポンを送ったり、スタンプカードを作ったりもできます。
紙のスタンプカードを持ち歩きたくないという方も多いので、作ってみるのも良いと思います。
⑨FAX
これは保険の訪問をやる方の場合ですが、あると便利です。
1人でやっているとなかなか電話はとれなかったりしますが、かといって保険の訪問の場合高齢の方も多く、ネット申し込みは使われないことも多いです。
また実際に連絡をくださるのはケアマネージャーのことも多く、その時には情報の共有としてもFAXが使われることはあります。
インターネットでFAXが使える？
月額1000円程度で使えるインターネットFAXで、メールにPDFファイルとして添付されて送られてくるものもあります。
出先でも確認できますし、FAXの機械がなくても使えるので「とりあえず導入してみようかな」という場合にもとても便利です。
私は途中から導入しましたが、これはめちゃくちゃ良いと思ってます。
ただ中には「受信のみ」「送信のみ」というものもあるので、よく確認してみてください。
⑩BGM
まず、買ったCDでも商用で使用するときには使用料がかかります。
となると、音楽の使用料は払いたくないからラジオをかけておこう…という治療院もあると思いますし、それはそれでよいと思います。
ただ、好きな音楽をかけたい・リラクゼーション系の音楽をかけたい・雰囲気に合わせて変えたいなど、自分で選んでかけたいという方も多いかと思いますが、何を使えばよいのか迷いますよね。
音楽をかけるならUSENではなくJASRACへの届け出がオススメ
USENを使っているお店は多いと思います。
実際、色々な音楽を聴きたい・流したい場合はUSENは様々なジャンルも聴けるのでとても良いと思います。
しかし、私のおすすめはJASRACに届け出て好きな音楽を使うことです。
なぜなら月額料金が圧倒的に安いからです。
USENはチャンネル数にもよるみたいですが、おおよそ月額4000～5000円程度。
JASRACの場合、店舗面積で料金が変わります。
一番安いプランだと、店舗面積が500m²までで月額500円。
治療院の場合はこれにおさまる方がほとんどだと思います。
そして、例えば自分の好きな音楽を流すとか、ヒーリング系の音楽を流すとか、たいてい傾向って偏ると思うんですよね。
その場合は好きなCD（アルバム）を毎月1枚買ってもUSENより安い。
ということで私はJASRACに届け出ています。
ここまででオープンまでに準備しておくべき10アイテムをご紹介しました。
ここから先は、上の文章内にあるものもありますが、実際に私自身が使っているものを紹介していきます。
実際に使っているツールの紹介
①電話について(IP電話)
補足
私が実際に使っているところはナイセンクラウドという会社のIP電話です。
固定回線だと、開通工事をして、電話機を設置して…という時間やコストもかかるかと思いますが、IP電話の場合はインターネット環境があればすぐ使えます。確か私の場合は1週間程度でした。メールでの問い合わせの返信も結構早かったです。
私が主に気に入っている点は
・スマホがあればどこでも使える
・留守電の内容をメールにmp3データで添付して送ってくれる
・電話番号ごとに着信拒否などの作業がweb上で管理できる
・留守電のメッセージを日にちや時間指定で変えられる
というところですかね。
普通に携帯電話のように使えるので便利です。
電話番号での拒否などは、営業電話だとわかったらチェックを入れてすぐに拒否できたり、「この日のこの時間帯だけ留守電にしたい」などの作業が細かく設定できるのも結構便利です。
とくに1人治療院の場合、不定休でやっている方も多いと思います。
その際に、「この日の午後はお休み！」というときに「今日はお休みです」という留守電にしたり、「今日は忙しくて電話取れないんだけどもう予約がいっぱいで受けられない」というときに「今日はもう予約がいっぱいです」というアナウンスにしたりと、色々と使いようがあります。
これを使い始めたのは2年前なので、もしかしたら今はもっと色々と探したらあるのかもしれませんが、現状使っていて特に問題はありません。
ちなみに費用は、月額合計3000円程度（03番号利用料含む）です。
デメリットとしては、フリーダイヤルなどかけられない番号があることと、インターネット環境が整っていない方・web上での作業が苦手な方などはあまり向いていないかもしれません。
②インターネット回線
④ホームページ
⑤名刺/ショップカード
⑥クレジットカード決済
square （→決済手数料が10万円分無料キャンペーンリンクはこちら）
Airペイ
QRコード決済
Origami pay
PayPay
LINE Pay
QRコード決済は、初めて自分の店舗にも導入したOrigami payが結構好きで、かなり前からやってるんですよね。しかもOrigami payは店舗の負担なく常に支払いが2%オフ。
あまり知られていないですが、もっと広まってくれたら嬉しいのに。
そして入金サイクルも最短15日、最長1か月後なのでもうちょっと頑張ってほしいところ。
⑦オンライン予約
⑧LINE＠
⑨FAX
⑩BGM
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以下のページで開業支援パックについて記載がありますので、今日のある方は読んでみてください。
よければ他の記事も読んでみてくださいね。