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オンライン会議に初めてご参加ですか? だったら、この3つを整えよう! 初心者マニュアル

みなさん、こんにちは。オンライン会議ファシリテーターのマーキーです。この記事では、初心者の方が、オンライン会議に参加する際に整えておくとよいことを、3つ紹介します。

○1、空間を整える
○2、機材を整える
○3、自分を整える

オンライン会議やオンラインの研修会が決まったら、会議主催者から招待リンクが送られてきます。オンライン会議でも代表的なアプリケーションであるZoomだと、こんな感じのやつですね。

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GoogleMeetだと、もっとシンプルなリンクが来ますし、MicrosftTeamsだと、独特なメール招待状が来ます。基本的には、指定された時間の直前に、そのリンクをクリックすれば、会議に参加できるようになっています。

が、が、が、そのリンクをクリックしちゃうと、もうオンライン会議が始まってしまうわけですよ。で、その前に、ちょっと、整えたほうがよいことがあるよーー!という意味で、この3つを紹介します。空間の整備や、機材の購入なども含まれるので、少し前もって読んでおきましょう。やや長文なので、読むのが苦手な方は、こちらの「マーキーの会議が上手になるラジオ」で音声で10分で概要を掴めますよ。スマホだとhimrayaというアプリでどこででも聞けます。

では、本文にはいりましょう。まず整えるとよいのは、、、?


○1、空間を整える

はい。まずは物理的な空間を整える、です。オンライン会議をスムーズに行うには、声が出せて、騒音が少なく、明るくて、ネットが良好につながる空間を確保しましょう!これが基本。

ネットフリックスの動画をあなたが見るだけなら、自分の声を出さなくてすみますが、自分も参加するオンライン会議の場合、それぞれが声を発する必要があります。そう、声を出せる空間、が大事なのです。

■オンライン会議にオススメ空間は?

オンライン会議でよく見かけるのは

・小さめの会議室
・自宅の一室

などから接続している光景です。こういう場所だと安心して、コンピューターの音や、自分の声も出せますね。加えて、

・車の中
も、けっこう見かけます。音が遮音できるのがポイントですね。ちょっと慌ただしい感じも伝わりますが、僕もよく車内からつないでます。

続いて、
・職場の自席
・街中のカフェやテラス 

などからオンライン会議に参加する光景も、見かけます。


職場の自席や、街中のカフェだと、周りの声や電話の音なども拾ってしまうので、マイクのオン・オフを上手に使いこなす必要があります(ミュート・コントロールといいます)。初めてつなぐ場合は「あれ? わかんない!」となることも多いので、なるべく、自由に声が出せる空間を選びましょう。

コクヨや大塚商会なども、オンライン会議用の個室ブースを販売しはじめたので、図書館や、公民館や、オフィスビルがある建物に「ちょいと入って、オンライン会議ができる空間」が増えてくるでしょう。というか、増やしてほしいですね。建築家とか設計士のみなさーん!コロナが治まっても、これからの時代は、オンライン会議ができる空間づくりが必須ですよーーー!(と声を大にしてお願いしたい)。

■同じ空間に複数人いるときは要注意

オンライン会議の基本は分散です。ときどき1つの画面に4人も5人も連なって参加している方がいますが、これはあまりオススメしません。1画面1人が基本。どうしても複数人でもマックス2名まで、と考えたほうがいいでしょう。人数が増えると、それだけお互いの表情がわからなくなります。

また、同じ空間から複数台で接続するときは、ちょっと注意が必要です。多くの場合ハウリングが起きます。ある機材から出た音を、別の機材のマイクが拾ってしまって、えんえんと増幅してキーンという音がなるアレです。へんなエコーがかかったように声が二重に聞こえることもあります。できるかぎり別空間か、離れた距離(3m以上)をとるか、各自がイヤフォンをする、どれか1台しかマイクをオンにしないなどの対策をして、ハウリングが起きないようにしましょう。というか、できれば1空間1人1台という環境でつなぐのがベターです。

逆に最悪なのが「いまから20人でオンライン会議をするので、全員会議室に集めました」と集合させられているケースです。これはもう地獄。いろんな場所から分散して参加するのがオンライン会議のよいところ。たくさんの人を1カ所に集中させてしまったら、全員分のイヤフォンはないし、声もバッティングするし、ネット回線も細くなるしで、仮にプロジェクターで映しだしても会場にいる人からは見られるけど、こちらからは会場の人たちの表情なんか見えやしないし、ほぼ、いいことがありません。オンラインは分散参加が基本、不安でも一カ所に集めるな!と覚えて下さい。

自席からつながざるをえない場合もあります。そんなときは、ダンボール屋さんが開発した、こんな道具も出ているようです。僕はまだ未使用なので、レビューを見る限りですが、かなり音環境はよくなるようですよ。職場のフロアで3つぐらいこういうの買っておいて、オンライン会議が必要な人がぱっと持って行けるようになっているといいかも。


■声かけが大事
もしも、同じ空間に、家族や同僚がいる場合は「○時から○分ほどオンライン会議をしています」とあらかじめ伝えておくと、トラブルが少ないです。同僚が割り込んで話しかけてきたり、子どもが乗り込んできたり、おばあちゃんが「お前は何を画面の向こうとしゃべってんだ?」と入ってきたシーンに遭遇したこともありますよ。和やかでご家族&同僚紹介にもなっていいですが(汗)ひと声かけておくだけで、安心してオンライン会議ができる空間の確保がしやすくなるでしょう。

ちなみに僕はお子様の乱入はいつでも歓迎しています。子育て中はしかたないですね。子どももオンラインに興味津々です。お父さんやお母さんが画面の向こうの人とお話してたら、興味持つのが自然よねぇ。仮に子どもだとしても、きちんと説明して、だんだん分かってもらえているケースもよく見ています。

■照明は?
部屋が暗すぎたり、逆光が強すぎたりすると、お互いの表情が見えなくなります。自然光が入る部屋だと、順光に座るのがオススメです。少し暗い部屋だと、照明を足すなどして、なるべく明るい部屋にしておきましょう。ちょっと美人に写りたい!という方は、こういう女優ライトも有効かと思います。2000円台で買えます。


■背景は?
オンライン会議だと、自分を映すだけでなく、部屋も写ってしまいます。あんまりお部屋がちらかっているのも、ちょっとあれなので、これをきっかけに掃除をしたり、カーテンをかけたり、自分なりに工夫して、背景を整えてもいいでしょう。僕は、よく本棚を背負ってオンライン会議していますが「あ、あの本、私も好きでーす」などと、雑談もしやすくなります。

何を背負って登場するか? は自分自身をどう演出するか?にも関わるけっこう大事なポイントかな、と思います。野外のガイドをしている方が、リアルな森を背景に語ったり、木工作家さんが自身の作品をさりげなく後に配置したり、平和運動家ならはバンクーシーのアートをあしらったりしても、いいかもしれませんね。僕の友人のきょーへーくんは、巨大なドラえもんのぬいぐるみと一緒に登場してくれたことがあって、参加者一同、ほっこりしていました。


「ぼかし」や「バーチャル背景」の機能も、だいぶ使い勝手が向上してきました。
たとえばZoomだったら、このリンクにあるやり方で設定できます。ただし、ある程度のスペックのあるパソコンでないと、うまくいかないこともありますので、事前にお試し下さい。

■居心地のよい空間を!

オンライン会議が長くなると、どうしてもつらくなります。寒すぎる、暑すぎる空間だと、なかなか集中できません。会議中に温度調節できるように手元にエアコンのリモコンをよせたり、ひざかけや羽織れるものを配置しておく、なんてのもけっこう大事だったりしますね。あと、ずっと画面を見ていると、目がしょぼしょぼしてきて、つらくなる事もあります。パソコンのカメラの奥にあたる位置に、観葉植物を置いて、半分はそっちを見ている、という強者もいました。緑を見ると、目が休まっていいかもしれませんね。オンライン会議に集中できるようい、自分にとって、居心地のよい空間をつくりましょう。


○2、機材を整える


オンライン会議に参加するには、カメラつきパソコンか、タブレットか、スマホのいずれかが必要です。あんまり古い機材だと、対応できないことがあります(ざっくりした感覚ですが、発売して3年以内の機材なら、いけることが多い)

zoomの場合は、以下のようにシステム要件を発表しています
https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362023-Windows-macOS-およびLinuxのシステム要件

■使う機材によって見えている画面が違う!
オンライン会議は、お互いの顔を見ながら話せるのが特徴ですが、使用している機材で、同時に写せる人の数が異なります。スマホの場合2×2の合計4人まで。タブレットの場合、3×3の9人か4×4の16人の顔が見られます。パソコンの場合は、通常5×5の25人の顔が見られます。高性能パソコンだと7×7=49人の顔が見られます。
もしも、オンライン会議のホストをする予定がある場合は、スマホやタブレットではなく、パソコンの使用をお奨めしますね。

もしも、お手持ちのパソコンにカメラがついてない方は、WEBカメラを購入して、接続しておくといいでしょう。3000円ぐらいからあります。

■イヤフォンはあると助かることが多い!
オンライン会議でよくあるトラブルに「こちらの声がむこうに届かない」「相手の声がきこえない」「周りに複数の機材があるとハウリングする」という音声トラブルがあります。これらを解消してくれる可能性が高いのが、マイクつきイヤフォンやヘッドセットです。


僕は、iPhoneを買った時についてきた純正イヤフォンで問題なく使えています。
新規購入しても2000円ぐらいで買えるんですね。 AppleEarPodsという商品名です。他にもいくつか試しましたが、はっきりいってこの価格帯で、これより優秀な有線マイク付きイヤフォンを見たことがないです。で、音声トラブルで困っている初心者の方に「イヤフォン指してみて」というと解消することが、実に多い。ぜひ、ぜひ、お手元にマイク付きイヤフォンを! いらないと思っても、急に周りで道路工事が始まって聞こえが悪くなり、イヤフォンを指したら救われた、というケースや、ハウリングが解消されたケースは山のように見ています。


アップル製品でなくても、同額ぐらいで、そこそこ使えるのは、たくさんあります。これとかも安いけど、レビュー見るかぎり、充分使えそうですね。

無線のワイヤレスイヤフォンを検討なさる方もいるかと思いますが、圧倒的に音質は、有線マイク付きイヤフォンが上ですね。初心者は、まずは有線から初めて、使い込んできてから、無線を検討するといいと思います。

ちなみに、僕はいくつも安い無線のワイヤレスイヤフォンを購入しては、失敗し、廃棄する失敗を重ねています。結局のところ、、いろいろ試したあげくApple AirPods Proを採用。三万円近くして、、、高い!けど、おそらく世界で最も優秀な完全ワイヤレスイヤフォン。多少出費をしても機材にこだわりたいという方のみ、どうぞ! オンライン会議以外でも、音楽シーンや、音声配信ライフを楽しむ意味でも、耳元で革命が起きます。無線なので、オンライン会議中に、自由に体を動かしたい人にはオススメ。僕もちょっと多動派なので、動きまくってます。


ただ、、、これも調子がふるわないときは、結局iPhoneについてきたイヤフォンにお世話になっているので、まず、初心者は2000円のEarPodsがオススメす。その価格差に驚きますよ。でも、有線がほんと優秀なんですよ。


■使用するオンライン会議ツールのアプリをダウンロード

多くのオンライン会議ツールは、事前にアプリをダウンロードすることで、機能をフルに利用できます。Zoomを利用する場合、ご自身が使うスマホやタブレットやパソコンにZoomのアプリをダウンロードしましょう。Zoomの場合は2週間に1回ぐらいのペースでアップデート情報がリリースされています。この記事を改訂した2021年4月24日段階での最新版(バージョン5.6.3)は、反応ボタンで絵文字が出せますね。 おにぎり が出てびびりました。え? Zoomのアップデートの方法がわからない? その場合はこちらのリンクが参考になりますよ

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ちなみにGoogleMeetは、アプリではなく「ブラウザから参加」が基本で、パソコンの場合はダウンロード不要で,スマートです。さすがGoogleさん、クールです。最近はGoogleMeetもMicrosofTeamsもだいぶん使い勝手が向上してきましたね。Zoomの専売特許っぽかったブレイクアウトルームという小部屋にわかれる機能もついたしね。どちらもシェアを伸ばすでしょう。

■マイクとスピーカーのテスト
慣れていない方は、事前にマイクとスピーカーのテストができます。
初めての人はやっておきましょう。

この記事はZoomの場合の、パソコン版のテスト方法をわかりやすく教えてくれてます。
https://rich-beauty-academy.tokyo/zoom-test-voice-video-pc/


■カメラの位置は?
機器のカメラの位置は、目線と同じくらいの高さを目指すといいでしょう。
机においたスマホやノートパソコンだとカメラが手元の高さになって、下から見上げる映像になりがちですが、少し機材を上にあげると目の位置に近くなるので、
お互いの表情が見やすくなります。

オンライン会議をはじめた当初、僕はとサブレーの缶で少し高めのところにパソコンを置いて、高さ調整をしていました。

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いまは、空冷機能もついているパソコンスタンドを愛用中です。これだと高さ調節もできるし、夏場などでパソコンが熱くなったときに冷ませる機能もあって、便利です。ちょっと傾斜がついているとタイピングスピードもあがる印象もあって、オススメです。


■アラームをオフに
スマホなどで接続する方は、マナーモードなどにして、電話や通知音やアラームが、うるさく鳴らない設定にしておくと、ベターです。

■電源は接続しておくこと

スマホやパソコンなどは充分に充電しておき、なるべく電源とつないでおきましょう。バッテリーの消耗は、想像以上に、かなりはげしいので、オンライン会議初心者がよく「バッテリーが切れますぅ、、、、」と画面から消えてゆくのを見ています。必ず電源は接続しておくか、モバイルバッテリーなど予備電源を確保しておきましょう。

■うまく繋がらないときは?
オンライン会議の接続トラブルで最も有効なのは、パソコンの再起動です。音がつながらない、声が聞こえない、カメラが許可されない、などのトラブルの多くは、、パソコンを再起動して、Zoomだけを立ち上げて入り直すことで解消することが多いです。スペックがあまり高くない機材の場合はとくに、他のアプリをなるべく閉じて、全集中でオンライン会議に向かいましょう。

■途中で落ちたり、画面が止まってしまったときは?
安心してください、また合流できますよ。一度パソコンを再起動して、もう一度、主催者から送られてきたリンクから入り直しましょう。小グループに分かれて意見交換をするブレイクアウトルームという機能をつかうときに、パソコンが固まったり、落ちることもあるようです。その場合も、また参加できますから、あせらず再トライ!です。

■ズバリ、オススメのパソコンってある?
個人的な感触ではアップル製品はオンライン会議の相性はとてもよさそうです。
アップル製品に抵抗がないようでしたら、スマホならiPhone、タブレットならiPad、パソコンならMacbookAirなど、ご検討ください。

一番安いランクのMacbookAirを新品で買っても、11万円で、カメラもついてて、動画処理も速く、充分対応できるかと思います。

ちなみに僕は、先日の誕生日に上位機種のMacbookproを買い変えました。めちゃくちゃ快適です。それなりにお値段もしましたが、僕の大事な相棒です。


■手元にマジックと紙を!
機材というほどではありませんが、手元にちょっと太めのマジックや白紙を用意しておきましょう。オンライン会議で、意外と効果的なのが「手元に書いた文字や絵を相手に見せる」という方法です。
マイクがどうしても使えないときは、筆談の助けにもなりますし、「質問があります!」と書いてカメラに見せれば、相手の発言を遮ることなく、メッセージを伝えることができます。これは、僕がファシリテーターとしてよくやる手法ですが、議題にまつわるイメージを絵でかいて話し合う、なんてことをすると、通常のオンライン会議より、豊かなイメージ共有ができて、とても効果的です。ぜひ、手元にマジックと紙をご用意ください。あ、オススメのマジックはプロッキーです。


■接続方法を、予習しておこう
さぁ、空間と機材はそろったぞ。あとは接続っです。
例えば、Zoomを使った接続方法でしたら、以下の記事がとってもわかりやすいので、
ぜひ、参考にしてください。

(1)パソコンからアクセスする場合
https://zoomy.info/manuals/what_is_zoom/
(2)スマホやタブレットからアクセスする場合
https://zoomy.info/zoom_perfect_manual/joining/with_smartphone/


○ 3,自分を整える

で、ここまできて、機材も空間も整ったぞ、となったら、ぜひ、この「自分を整える」をやってほしいと思います。これをするだけで、オンライン会議の質がグンとあがります。

■まずは深呼吸
まずは、深呼吸をして落ち着きましょう。オンライン会議に慣れていない方にとっては、
環境を整えたり、不慣れな機材で、接続するだけで、相当なひと苦労です。ごくろうさま!
でも、大事なのは、機材が繋がり、声が通じ合えるようになってから交わす中身が肝心です。まずは、すーはー、深呼吸して、心を落ち着けましょう。

■お手元に、飲み物を
それなりに集中して話し合うことになるので、喉がかわいたりします。
手元に飲み物などを寄せておいてもいいでしょう。僕は水筒にハーブティを入れて飲むことが多いです。ゆったり、飲み物を飲めると、落ち着いて話せます。

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■聞きたいことは何か?

このオンライン会議で、自分が聞きたいこと、質問したいことは何か?を整理しておくといいでしょう。資料があれば事前に読み込み、疑問点があれば、自分なりに調べたうえ、どうしてもわからないところは詳しい人に質問する。皆に意見を聞きたいポイントがあれば、その問いを準備するのも大切な整えです。

■伝えたいことは何か?

また、自分がこの会議で話し合いたいこと、相談したいことなど、伝えたいことは何か?を、手元のメモで書き出しておきましょう。皆に話してみたいアイデアとか、議題について考えてきたこと、などと各自が整えてくるだけで、質のよい会議になる可能性がかなり高まります。ここは、実はすごく肝心なところで、会議参加者の心の準備(=レディネスと呼ばれている)がどれぐらい整っているか?で会議の善し悪しが決まるなぁ、と痛感しています。

逆に言うと、優れた主催者や、会議ファシリテーターは「当日、こんなことを話し合うから考えてきてね」「××を▲▲にするアイデアを出し合うからちょっと温めてきて」などと参加者の心の準備を促すボールを投げられるんだな、と思います。

■両足をしっかり踏んで
もしもイスに座っているようだったら、両足が地面について、ふんばれるちょうどいい高さに調整しましょう。地に足着かない状態では、しっかりとした意見交換がしにくいそうです。僕の友人のファシリテーターは、丹田や子宮に意識を向けて話し合いをすると、深いところから話し合えてよい、と教えてくれました。

以上です。長文、最後まで読んでくださってありがとうございました。

皆さま、空間と、機材と、自分を整えて、オンライン会議で、お目にかかりましょう! 

この記事が役に立ったよ!という方、もしよろしければ、まわりの皆さんにシェア願います。あと「ここを改善するといいよ」とか「私はこんな風に整えています」など、初心者のみなさんに役立つ情報があれば、教えてください。記事を編集して、追加してゆきたいなと思います。皆で、ステキなオンライン会議文化を日本に根付かせてゆきましょう。

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うれし
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ファシリテーター。2003年、青木将幸ファシリテーター事務所を設立。家族会議から国際会議まであらゆる話し合いの進行役をつとめる。コロナをきっかけに「オンライン・ファシリテーター」として出直す日々。淡路島在住、45才。釣り、落語、イカ好き♡www.aokiworks.net