良いリモート会議とは？
常に全力！kozueです
セトちゃんのラジオ
#セトちゃんのエンタメ挑戦記
を聞いて、
2022/11/21から毎日投稿を始めました。
今日で3日目！
昨日は、『若手こそ意識すべきこと！』
という話をしました。
興味がある方は、是非読んでみてください！
始めに
コロナが拡がってから早3年！！
もう定着しつつあるリモートワーク！！
あなたもリモートワークしてますか？
kozueは業務内容が生命科学系の実験なので、
リモートワークとは
無縁の日々を過ごしております。
昨日の出来事なのですが、
部署を跨いだ会議がありまして、
その際に明らかに
会議と関係ないことをしていて、
話を振られても、
発言するまでに時間が
かかっている人がいました。
そんな内職をする人が、
リモートワークに移行してきた中で、
増えているのか？
このことに関して
疑問に感じたので、
少し調べてみました。
kozueの考えも書いてますので、
是非最後まで読んでいってください！
今回リモート会議の現状を知るうえで、
上記の3つのサイトを参考にしました。
今回の内容を読んで
もっと深く知りたい方は
是非こちらから記事を
読んでみてください！
ここからは、
会議中に別のことを行う【内職】を
【マルチタスク】といいます。
【マルチタスク】という言葉が
頭に入りにくい人は、
【内職】と言い換えて
読み進めてください。
リモート会議の現状
Microsoftが行った調査によると、
全てのリモート会議の数の
30%でメール作成のマルチタスクが、
25%でファイル編集のマルチタスクが、
行われていることが分かりました。
特に、
・参加人数が多い会議
・進捗報告のような定例の会議
・長時間の会議
・朝の会議
この4つの特徴を持つ会議では、
マルチタスクをする頻度が高いようです。
つまり、
リモート会議とマルチタスクには、
正の相関がある。
※正の相関とは？
一方が増えると、もう一方も増える関係
今回の話でいうと、
リモート会議の数が増えると、
マルチタスクの頻度も増えると
結論付けることができます。
2者に正の相関がある原因は何なのか？
ではなぜリモート会議の数が増えると、
マルチタスクの頻度も増えるのでしょうか？
サイトによると、
大きく2つの原因があるようです。
①業務時間が短くなっているから
出社していた時も、
リモートワークの時も、
業務量に変化はありません。
しかし、
リモートワークになったことで、
勤務時間に占める会議の数が増え、
会議のない時間（業務時間）だけでは、
これまでの業務量をこなすことが
出来なくなっています。
これまでの業務量をこなす為に、
会議の時間にマルチタスクをすることで
勤務時間内で
業務量を終わらせられるように
しているのでしょう。
②監視の目がない
オフラインの会議とは違い、
自分の一挙手一投足を
誰かに見られているわけではありません。
つまり
何をやっていても気づかれにくい状況です。
自制心が強いヒトであれば、
それでも会議にコミットできますが、
そんなヒトばかりではないわけで、
自制心が強いヒトでも時には、
自分の欲に負けてしまうこともあります。
解決策は？
①時間制限を設ける
マルチタスクが
特に多い特徴の1つにありましたが、
長時間の会議はどうしても集中力が低下し、
会議への参加度も減少してしまいがちです。
「15分間で行う！」と決めておけば、
短時間であるため、
話す題材が多い場合でも、
時間を意識した会議を
行うことが出来るでしょう。
②朝は避ける
朝は、
前日残した仕事の片づけや、
メールの返信など、
急ぎでやる必要があることが多いです。
そんな中で会議を開始しても、
100%会議に集中することは難しいでしょう。
③人数を絞る
参加人数が多ければ多いほど、
発言回数が少なくなる為、
当事者意識が薄れがちです。
話し合うテーマに
本当に必要な人だけを厳選することで
全員が発言する機会が多くなり、
会議参加者全員が
当事者意識を持つことによって、
内容の濃い・質の高い会議になります。
④スタートとゴールを明確にする
「その会議で何を決めたいのか？」
これが明確になっていれば、
それが決まったら会議を終了できます。
さらに、スタートとして
参加者全員が
『ゴールを考える為の事前情報』
を共有しておく必要があります。
事前にこの情報を共有しておくことで、
会議の中では、
ゴールに関する話から
始めることが出来ます。
最後に
今回の内容はいかがだったでしょうか？
あなたの会社でも
リモート会議は開催されていると思います。
①時間制限を設ける
②朝は避ける
③人数を絞る
④スタートとゴールを明確にする
是非今回の内容を踏まえて、
この4つに関して
あなたの上司に提案してみてください！
それが、
あなたの部署の
生産性向上につながり、
それが利益に繋がり、
会社の成長、
最終的には
あなたのボーナスの増額に
繋がるかもしれません！！
今日のように
自分がインプットしたこと、
日常における気付きを
毎日アウトプットしています。
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今後の記事作成のモチベーションになり
大変嬉しいです！！
以上！
always earnest！kozueでした！
明日もお楽しみに！！