＜ISOアルファ通信＞ vol.95 内部監査をぶっ壊せ　②

おはようございます。
アルファエスアイ角本です。
ゴールデンウィークの真っただ中の5月1日。
旅行中?仕事中?・・・様々な時間をお過ごしのことでしょう。
 
さて、かつて、日本の職場のコミュニケーションとして、
「ホウレンソウ（報告、連絡、相談）」が
大事と言われていました。
しかし、今の時代は、
「かくれんぼう（確認、連絡、報告）」＋
が大事だと聞いて納得感があったのでご紹介しますね。
 
かくれんぼうの目的は、
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自分で考え動ける自立した人材を育てること。
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「確認」ではなく「相談」のみしていた場合、
「上司に相談すれば、自分は考えなくても仕事が進む」
と考えてしまい、
自立した人材育成が行えないと言われています。
 
部下が「○○してみようと思うのですが、どうでしょうか？」
というように、自分から提案し、
上司がフィードバックを行うことで、
自立した人材の育成が行えるとか。
 
どちらにしても『相談』という曖昧な言葉よりも
『確認』という明確な言葉、効果的な時間使いができそうですね。
 
そして、ゴールデンウィーク明けは新人が『悩む』時期でもあります。
『相談ある?』という大きなくくりではなく
『具体的に確認したいことある?』と聞いてあげたほうが
概論ではなく各論にアプローチできそうですね。
 
それでは、本日も『アルファ通信』をチラ見しながら、
張り切って一日をお過ごしください♪
 
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【INDEX】
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【1】内部監査をぶっ壊せ②
【2】～アルファの玉手箱～　『キーエンス解剖　最強企業のメカニズム』
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【1】    内部監査をぶっ壊せ②
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前回、『内部監査の中心人物→ISOの管理責任者』の戦略(成長や
目標達成を目指すための方向性や考え方)がとても重要になります。
と書きました。
 
内部監査の戦略がないまま、内部監査を行うことはISOの形骸化の
原因にもなりかねません。
つまり内部監査の目的が
『ISO維持のため』『マニュアルで決めているから』
『内部監査をしなければならないから』
という動機において内部監査を進めることは危険かつ無駄な行為です。
 
管理責任者の方に、ご質問します。
 
1.内部監査を行う『目的及びテーマ』を事前に明確にしている。
2.組織が抱えている課題(リスク・機会)の抽出を行っている。
3.内部監査前に発生している課題を分析しているか。
4.テーマに沿ったチェックリストの作成をしているか。
5.被監査部門に適材な内部監査員をあてているか。
6.確認した書類等のcopy入手をしているか。
7.確認した会話の記録をしているか。
8.内部監査後(判定)会議を行っているか。
9.全社に向けて内部監査報告会を行っているか。
10.定期的な勉強会をしているか。
 
以上の質問で5つ以上のYESがない場合に効果は期待できません。
何より、経営者にどの部分を重点的に内部監査してほしいかと
確認することは、経営者を巻き込むことができる重要な行為です。
 
このように、管理責任者が『戦略立案』をするかしないかで
ISOの効果は変わります。
内部監査員教育を行うことよりも、これらの流れを作っている
管理責任者の方の「たてつけ(スケジュール)づくり」を
確認し改善することが必要なのです。
 
ずっと同じチェックリストを使っていたり・・・
適合監査を続けていたり・・・
指摘が出ないことが、よい監査であるとしていたり・・・
 
ISOの使い方を進化させるには、
規格を勉強するよりも、
【内部監査の使い方】を学んでいただくことでISOが変わります。
 
ということで、管理者月一勉強会(90分)zoomで行っています。
管理者の方は、是非こちらのアンケートへご協力をお願いいたします。
管理責任者様へ向けたアンケート
 
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【2】　アルファの玉手箱　～ 『キーエンス解剖　最強企業のメカニズム』
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今回ご紹介をするのは、
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キーエンス解剖　最強企業のメカニズム 西岡杏
平均年収2,200万。なぜこんなに給与が高いのか。
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です。
 
キーエンスの数値化”とは、いわば「プロセスの数値化」です。
たとえば、「受注件数○件」を目標とする営業であれば、
受注（結果）に至るまでの「DM→電話→アポ→面談→商談化」の
各プロセス（行動）を分解する。
「採用人数○人」を目標とする人事であれば、採用（結果）に至るまでの
「応募→書類選考→一次面接→二次面接→最終面接→内定承諾」の
各プロセス（行動）を分解する。
 
そして、それぞれのプロセス（行動）に数字的目標を立て、
日々その実績を記録していくそうです。
 
こうして、結果に至るまでの自分の行動を分解し、
数値化することで、自分の行動のどこにボトルネックがあるのか
を確認する。そして、そのボトルネックを解消していくことで、
「仕事の結果」を最大化するという。
 
これが“キーエンスの数値化”なのだそう。
まるでISOじゃーん♪ということでキーエンス本を読み漁っています。
その中の１冊。お勧め本です。
 
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《編集後記》
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ビジネスにおいて『再現性』はとても重要な課題です。
属人化の塊で中小企業は成長する。
けれど、それが再現できないと考えるときに
『マニュアル化』が必要であるということになります。
と、いうことで
内部監査で一番対象とすべきは『業務マニュアル』ということになります。
けれど、作業マニュアルに対する内部監査を行っていない組織が多くある。
どうぞ、内部監査の際は、しっかり『作業手順書』等を確認ください。
それだけでも、内部監査の意味は大いにあります。
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●アルファ通信
発行日 : 毎月1日・15日頃発行
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編集者：角本実香