急成長企業における「強制的業務棚卸し」の実際 〜82時間/月を捻出する1.5時間のワークショップ〜
こんにちは、LayerX バクラク事業部セールス部 部長の上堀（うえほり）と申します。
「ああこの仕事もしないといけない、ああこの仕事も新しく必要になって...」と業務が溜まり続ける日々を過ごしております。
働く方々で同様の悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか？
弊社には「マネジメントサポートプログラム」というものがあり、一般的に忙しくなりがちなマネージャーの支援もおこなっています。
今回はセールスマネージャーを対象に、業務棚卸しワークというのをやってみました。
「業務棚卸しはした方がいいかもしれないけど通常業務忙しくてそんな暇ないし...そもそも意味ある...？」という考えの方も多いと思います。（私もそちら側です笑）
ただ、時間を確保して強制的に業務棚卸しをすると、
他の人が近しい業務をどのように実施しているか
ここに効率化ポイントがあるぞ
この会議はもう施策がうまくまわり始めたから、進捗の確認で大丈夫だからもうチャットのやり取りで済まそう
等が知れていい機会となり面白かったです。
少しでも参考になる部分があればと思い、おこなったことを共有します。
業務構造の整理
まず前提として、業務調整における構造を説明。
そして現実に起きていること。
現実では足すばかりで業務量が120%！いやーこの現実あるなー…。
「え、その施策良さそうやん！やろう！」という形で勢いのままやり始める仕事。
勢いは大事にしたい派ですが良くないですね。
業務が増える構造を理解してワーク開始。
業務の可視化
最初に行ったことは業務の洗い出し。
ここ1ヶ月何をしていたのかをカレンダー見てできる限り詳細に記載。
「商談」ではなく、「事前準備、初回商談、メール、Salesforce登録...」といった粒度で一連の業務をできる限り分解。
業務は分けることで分かる。
業務棚卸し
続いては羅列した業務内容について棚卸し。
やめるべきところはないか？
テクノロジーで解決できないか？
何かのツール導入で圧縮できないか？
という観点で見ていきます。
ホワイトボードに付箋を貼りそれぞれの業務を棚卸し。
今回は時間の都合で「自身がこの業務は不要orやめたい」と事前申告したものを見て棚卸しをしていきました。
本当はその人が「このままステイ」と記載しているものこそ「いやこの業務いらんやろ」とツッコミをしていくことが棚卸しに繋がるかと思いますが、今回のワークショップでは時間の関係で割愛。
参加者の1人の大竹さんについては、Slackを見ている時間が月間60時間あり周りもざわざわ…。
「この業務は圧縮しよう！」と意思決定し、その場でその該当者にとって情報が流れるだけの状態になっているSlackチャンネル（行動や関連情報収集に繋がりにくいもの）をミュートに。
あわせて参加メンバーも一緒にチャンネルのミュート作業をぽちぽち。
業務棚卸しの結果
「これはやらない or 人に任せるぞ！」と決めたことで理論上は4人合計で月82時間の業務時間を削減！（本当か？笑）
理論値はさておき、冒頭に書きましたが時間を確保して強制的に業務棚卸しをすると、
他の人が近しい業務をどのように実施しているか
ここに効率化ポイントがあるぞ
この会議はもう施策がうまくまわり始めたから、進捗の確認で大丈夫だからもうチャットのやり取りで済まそう
等が知れていい機会となりました。
一般的に業務量が増えやすいマネージャーにとってこういった機会が作れられているのはありがたいです。
定期的に業務棚卸しは実施し、より本質的な業務に集中できる環境を作っていこうと思える日でした。
こういった取り組みについて興味ある方は是非情報交換しましょう！
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