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カミナシ入社半年、スタートアップバックオフィスとして取り組んだ5つのこと

Akiko Hoshino

初めまして。カミナシのコーポレートチームで働いている星野です。

新卒で入った企業信用調査会社で経理部に配属されたのが私のキャリアのスタートです。夫の転勤に伴い日本各地で様々なライフイベントを経験し、子供の成長に合わせて働き方に緩急をつけながら働いてきました。

フルタイムに近い働き方をしたいと考えていたころ、スタートアップ企業に就職し、人事、採用、広報以外のバックオフィス業務をすべて経験!カミナシは3社目のスタートアップ企業となります。
 
入社して半年、人生初めてしっかりキャリアの棚卸しをしてたどり着いたカミナシ。入社エントリーをすっ飛ばし、この半年で達成したことを書いてみたいと思います。ジェネラリストとしてスタートアップバックオフィスで働く方の参考になればうれしいです。

入社時のカミナシはもちろん十分とは言えませんが、スタートアップとしてはある程度の水準を超えたコーポレートが構築されていました。しかし、2022年以降急激に社員数が増えたため、コーポレートの仕事は増える一方でルーティンを回しながら新たな施策を講じることが難しい状態でした。

そのような状況で、私は【コーポレート業務の効率化】と【組織拡大に合わせた統制の強化】の2つの観点から、以下のことを行いました。

1.  就業規則・規程の改定
2.  関東ITSへの加入
3.  社保手続きの電子申請化
4.  旅行代理店(AIトラベル)との法人契約
5.  申請・承認・権限管理(バクラク申請)導入

1. 就業規則・規程の改定

みなさん、自社の就業規則をちゃんとご覧になったことはありますか?
就業規則ってどこの会社も同じ…ちゃんと読む必要なんてあるかな…って思ってらっしゃる方がいるかもしれませんが、実は全然違います!雇用形態はもちろん、勤務形態、テレワーク、試用期間や会社独自の特別休暇制度など、各社法律の範囲内で文言含めきちんとデザインし、就業規則に反映しています。働き方の選択肢含め、どんな会社にしたいかを反映させているのが就業規則やその他の規程の構成だったりします。

改定前は、カミナシでは、就業規則、賃金規程、育児介護休業規程、ハラスメント防止規程等の必要最低限の規則・規程のみの施行で、組織拡大に合わせて改定は行われていない状況でした。

改定にあたっては、様々な雇用形態の方が納得のいくかたちで入社できるよう、雇用形態ごとの就業規則を作成し、それに合わせた人事評価規程も施行しました。またコロナ禍において必要不可欠になった在宅勤務規程はじめ、法改正に合わせた育児介護休業規程の改定等も含め、最終的に16の規則と規程を改正&施行しました。

また今回の改定のタイミングで、入社時に特別休暇を5日付与するという運用を導入しました。法律で定められている一般的な有給休暇は入社半年後に付与するルールとなっており、当社でもその運用をしていますが、付与前に病気にかかってしまったり、家庭の事情で休まざるを得ない場合に欠勤となってしまったり、それを避けるために無理して勤務することのないようにするために設計・導入しました。

カミナシでは、コロナワクチンの副反応時に使える休暇(コロナワクチン休暇)や、自身だけではなくご家族がコロナに罹ってしまった時のためのコロナ休暇の制度なども整備し、社員が安心して働けるような制度づくりを進めています。


2. 関東ITソフトウェア健康保険組合への加入

ベンチャー界隈にいる方で知らぬ人はいないであろう、関東ITソフトウェア健康保険組合。様々なメリットがありますし、加入条件も満たしていることが分かったので入社後すぐ加入申請に取り掛かりました。メリットは多くの人が語っていますが、簡単におさらい!

  • 協会けんぽと比べて保険料が安くなる!

    • 事業主+被保険者全員の一般保険料を協会けんぽと比較すると被保険者20人の場合1,596,000円ほど安くなる試算です。

関東ITソフトウエア健康保険組合HPより


  • 付加給付金が協会けんぽ分に上乗せして支払われる!

  • 保養施設やテーマパークなどの福利厚生が充実している!

 
従業員のみなさんやご家族向けの福利厚生が充実しているのに加えて、保険料が安くなるので、加入基準をクリアしている場合はなるべく早めに加入手続きを検討することお勧めします!

関東ITソフトウェア健康組合加入に関して大変だったことのひとつに、加入時点で従業員が50名を超えていたことがあります。申請手続きを始めてから加入まで約半年かかるのでその間の従業員個人情報の変更に加え、ご家族の情報の変更も繰り返しました。

やはり加入条件の20名を超えた時点で加入検討を始めた方が事務手続きの工数は半減すると思います。また、社会保険料関係の書類や証憑を集めるのもひと手間ですので保険料納付関連書類はまとめて保管をしておくことをお勧めします。

3. 社保手続きの電子申請化

社会保険関連の手続きについて、元々は1ヶ月当たりの入社人数も少なかったため紙で申請書類を提出していました。しかし、事業の加速に伴い採用もガンガン進み、紙での対応は工数がかかってしまうため、社名の通り「カミナシ」を進めるべく電子申請の開始を検討しました。

会計&給与で導入している会計・人事労務freeeとの親和性を第一に考え、シンプルに労務手続きの電子申請ができるシステムを検討し選定の結果、オフィスステーションに決めました。他のシステムより安価で、関東ITソフトウェア健康保険組合への電子申請手続きも可能ということも選定理由です。

電子申請のメリットは、健康保険証の発行が早まって「入社時に健康保険証がなくて不安」という期間を短縮できたことです。やはり、紙での申請だと郵送してからセンターの混み具合によっては3週間程度かかってしまうので、届くまでの期間は大分短縮できたと思っています。

またコーポレートチーム側もオンライン手続きが可能になったことで、書類への押印が不要となり、入社手続きに係る書類作成のための出社回数も減らすことができました。まだまだ、コーポレート業務においては紙での業務が多くありますが、こういったところもなるべく効率化して、事業拡大に耐えうるコーポレートを設計できたら良いな、と考えています。

4. 出張管理サービス(AIトラベル)の導入

カミナシのバリューの一つでもある【現場ドリブン】。


コロナ禍でここ数年はお客様の現場(工場・店舗等)への訪問回数は減っていましたが、昨今の感染状況の落ち着きとともに増えてきました。社員数が増え始め、金額の妥当性判断や適切な管理がかなり煩雑になってきたこと、精算時の領収証の添付漏れなどが増えてきたことで経費精算時の確認作業に時間がかかるようになってきていました。

また組織拡大に伴って、決裁・承認フローの整備も進んでいましたので、承認フローも組み込まれている出張管理サービスである「AIトラベル」を導入することとしました。

危機管理面からも社員の旅程をリアルタイムに把握する必要性が高まってきたタイミングで大手旅行代理店と比較検討した結果、今回カミナシではAIトラベルさんと法人契約を結ぶことに決めたのですが、理由は以下の3つです。
1.  操作画面の見やすさ、わかりやすさ
2.  申請者に対する充実したサポート体制
3.  料金体系のシンプルさ(アカウント課金でない)

これまでは基本的に個人に配布している法人カードを利用した個別手配だったこともあり、導入当初は少し社員のみなさん戸惑いがありましたが、社内運用ルールを利用実態に合わせて少しずつupdateして出張手配工数の削減を進めています。また、AIトラベルの「マーケットログ」という機能を使うと承認者が申請内容の妥当性を判断する負荷も低減できそうなので、そういった機能の活用も啓蒙しながら、承認者も申請者にもなるべく負荷のかからないようなルール設計をしていきたいと思っています。 


5. 申請・承認ツール(バクラク申請)の導入

カミナシはここ一年で急激に社員数が増えたため、各個人の裁量にゆだねられている部分が多く、発注・購買決裁などはちゃんと整備されていましたが、その他の権限などが細かく定められておらず、曖昧なまま物事が進んでいました。社員に自立して自走できる方が多かったため、でもあります。

ただ、組織拡大に伴って少しずつ「これは誰の決裁が必要なのか?」等の確認コストが増え始め、社内申請・承認フローを整えていく必要性が高まり、申請・承認ツールの導入が喫緊の課題になりました。

今回、もともとバクラク請求書を利用していて、ある程度の使用感は分かっていたことと、将来的に申請と請求書(支払申請)の連携が容易なことから、申請・承認ツールもバクラクに決定しました。

まだ導入して間もないこともあり、利用した社員のみなさんから様々なフィードバックをもらいつつ、AIトラベル同様、社内の運用ルールを日々updateしている最中です!

申請画面も管理画面も非常にUXがよく、運用ルールのアップデートに合わせた変更が容易なのでとても使いやすく助かっています。

半年を振り返って

カミナシにJoinして半年、ルーティンワークの習得と並行して、目の前の課題解決に取り組んできました。過去の経験や知識を生かしつつ、自分のやり方を正しいと決めつけるのではなく、アドバイスを受け入れてコツコツ手を動かした結果だと思います。

改めて振り返ってみても、新しいプロダクトの選定・導入・設定をいくつも並行し、すべて運用までこぎつけられたのはそれを後押しし、見守ってくれたメンバーのおかげですし、ジェネラリストとして、スペシャリストでなくとも自分ゴトとして現場に向き合い、粘り強くやっていくことが大きな推進力を生みだしすのだと実感しています。

最後に・・・カミナシに内定・入社日が決まるとウエルカムキットが届きます。その中に入っている諸岡さんの手紙の一部を抜粋します。

「家族や、友人、自分の大切な人に語れるような仕事人生の代表作をここで一緒につくりましょう」「たくさん失敗して、笑って、泣いて、ともに成長していきましょう!」

ストレートに、てらいなく綴られた想い、その想いを受け取って働いている社員、これがカミナシの最大のストロングポイントです!
少しでも心動いた方はぜひ一歩踏み出してみてください!カミナシでは現在絶賛仲間募集中です~







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