経理書類を保管する３つの方法

こんにちは。ちいきです。
秋は収穫の季節なので、美味しいものを目にする機会が増えたように感じます。食べ過ぎないように気を付けたいところです。

さて、今週は経理書類の保管方法についてお話しします。

まずは書類を分類する

事業をしていると、事業に関連するお金の書類は保管する義務があります。

最近は電子帳簿保存法でスキャンデータでの保存が認められるようになり、データ化したら紙の書類は捨てる方もいるかもしれません。
ただ、書類の量によっては、かえってそちらの方が手間になる場合もありますよね。
そこで、今回は紙の書類の保存方法についてご説明したいと思います。

まずは、先日の投稿でもお伝えした通り、書類を種類別に分類しましょう。

この分類方法を活用してもらえれば、ある程度日付順に書類が並ぶので、あとから探すときも便利です。

分類したら、書類を保存していきます。
３パターンご説明しますね。

A：スクラップブックなどに貼る

レシートや領収書は、お店によって大きさが異なることがよくあります。また、小さな書類は紛失すると探すのも大変です。
貼り付けることで、大きさの異なる書類をまとめて保管でき、紛失を防ぐことができます。

スクラップブックに限らず、ノートやルーズリーフでも構いません。
裏紙や読み終わったファッション雑誌に貼り付けているのも見たことがあります。

貼るときのコツは３つです。

①のりは一部だけにつける

レシートの裏側、上辺に沿ってのりを塗っていきます。端から端まで全部に塗るのではなく、半分くらいまでにしておくと、後から見返すときにめくりやすくなります。

②下から上にずらして並べる

レシートは古いものがページの下に、新しいものが上にくるように並べると貼りやすいです。

ノートに書く時と同じように、ページの上から下に貼るのが自然かもしれません。そうしてしまうと、次のレシートを貼るときに少し貼りづらいです。

また、前に貼ったものが少し見えるように、少しずつずらして貼っていくと後から書類を探しやすいです。

③切らずに折る

レシートの上部や下部に広告が載っていて長くなることもあると思います。
そういうものは邪魔でも切らないことをオススメします。

ハサミで切る手間ももったいないですし、間違えて大事な部分まで切ってしまうと元も子もありません。

長いものは折り曲げて、ほどよいサイズに調整しましょう。

④貼らない方がいい書類もあります

貼らない方がいい書類は色々ありますが、特に税金や社会保険の納付書は貼らない方が無難です。
たとえば、車検のときは自動車税の納付書を提出しなければなりませんし、給付金の申請をするときに納付書のコピーを提出するよう求められることもあります。

もし貼っていたら、スクラップブックごと持っていくか、はがさないといけないので、できれば避けたいです。

こういう書類は貼らない方法で保管するか、貼るなら納付書だけのスクラップブックを作るといいと思います。

B:穴をあけてファイルに挟む

請求書などはA4サイズのものが多いです。このサイズになってくると、貼り付けるのも一苦労です。
そういうものは穴をあけてファイリングするのも一つの方法です。

ファイルを何冊も用意すると場所をとるので、今年の分だけファイルに入れて、昨年以前の分は綴じひもでまとめるだけにしておくと省スペース化できます。

契約書や保険証券など、穴を空けない方が良い書類は、クリアポケットに入れてからファイルにまとめるとスッキリしますよ。

C:封筒やクリアファイルに入れる

「貼るのもファイルするのも手間・・・」という人は、分類ごとに封筒やクリアファイルに入れるのも一つの方法です。

個人的には、封筒よりもジップロックの方が濡れても安心だし、封ができるので紛失防止につながると思います。
中身が見えるので、後から探すときも見つけやすいです。

私は開業したばかりで書類の量も少ないので、今年はジップロックに保存しようと思っています。
（スキャン保存もしているのですが、データが飛んだ時が怖くて、捨てる勇気がありません・・・）

まとめ

書類の保存は、インデックスを貼ったり、テプラでラベルを作ったり、手間をかけようと思えばいくらでもかけることができます。

「量が多くて、そうしないと後から大変」という場合は、ある程度手間をかけることも必要かもしれません。

でも、ここに時間を割きすぎるより、本業に時間を使う方がきっと生産的です。

今日の投稿が、さくっとパパっと終わらせる手助けになっていれば嬉しいです。