経理資料を簡単に整理する３つのコツ

こんにちは。ちいきです。
お仕事が安定してきたかと思えば、そうでもない感じになってきて少し不安な日々を送っています。
完全な安定はないのかもしれませんが、生活が不安にならないような受注を目指したいです。

さて、今日は経理資料を整理するコツのお話をしたいと思います。
前回の投稿の感想の中に、「ためないが一番難しい」というお声がありました。
その足掛かりになるような内容になればいいなと思っています。

①書類が手元に届いたときに保管する

事業に関連するお金の資料は、基本的にすべて保管しておく必要があります。
自分で経理をする方も、税理士に処理を依頼する方も、必ず保管する必要があります。

書類は再発行を依頼できるものもあれば、再発行できないものもあったりします。
書類をなくしてしまうと、処理が漏れてしまうことにつながりかねません。

郵便で届く書類は、手元に届いたときに保管するようにしましょう。
お買い物のレシートなどは、お財布を整理するタイミングで保管しましょう。

入力作業をするときは通帳やカード明細を見ながら作業することになると思います。
通帳やカード明細は日付順に取引が記載されているので、入出金に関する書類も日付順に並んでいると、探すストレスが軽減されます。

手元に届いた都度保管することで、ある程度日付順に書類が並びます。
少々前後しても、その近辺を探せば出てくるはずです。

②書類の保管場所を決める＋分類する

せっかく保管しようとしても、保管場所が決まっていないと結局書類が行方不明になってしまいます。
定位置を決めましょう。

また、このタイミングで書類を分類しておくと、後の作業がさらに楽になります。

書類を分類するために、入れ物を４つ準備してください。
間違えて捨てないようなものであれば、何でも大丈夫です。
封筒やクリアファイルでもいいし、お菓子の空き箱でも構いません。書類用の引き出しを作っている方も見たことがあります。
A4サイズが入る大きさだと、書類を折る手間が省けるので、入れるハードルがさらに下がると思います。

書類の分類は下記の３つです。

〇入金の書類
　・売上の書類
　・その他の入金

〇出金の書類
　・請求書
　・領収書
　・経費以外で確定申告に必要な書類（社会保険や病院の領収書など）

〇その他
　・通帳やカード明細など、お金の流れのわかる書類
　・税務署からのお知らせなど

「〇」の分類ができていると、入力以外のタイミングでも書類を探すのが楽になります。
「・」の分類までできているとさらに楽ですが、ここまでしなくても大丈夫です。

③お金の動きに合わせて移動する

「入れ物は４つなのに分類は３つ・・・？」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。
４つ目の入れ物は、お金の動きに合わせて使います。

事業をしていると、カードや引き落としで支払うものだけでなく、振り込みで支払うものも出てきます。
「まだ支払っていないもの」と「すでに支払ったもの」を同じ入れ物に入れてしまうと、支払を忘れてしまいかねません。

そこで、自分が振り込みをする予定のものは４つ目の入れ物に入れておきます。
振り込みが終わってから出金の書類の入れ物に移せば、支払漏れを防ぐことができます。

まとめ

書類の整理も、経理の一環です。
この記事を読むことで、面倒なものは作業のハードルが下がると嬉しいです。