タスク管理は行動レベルに落とすことでムダが省ける
本日紹介する本は谷口和信さんの「仕事の「見える化」「記録術」」です！
「タスク管理のやり方を学びたい」
と考えている方におすすめの本となっております✨
著者の谷口さんは10年ほど前までは、時間管理なんて全くしておらず、残業だらけの日々に追われていたそうです😱
時間をかけている割には低品質なものしか作れずに、仕事にやりがいが持てず、鬱状態にまでなってしまったのです。
そんな著者が行ったことが、様々なことを書き出す「見える化」です。
見える化をすることで、残業時間を大幅に減らし、ストレスなく働くことに成功したのです。
本書では方法について書かれています。
本日はその中からタスク管理について紹介させていただきます🍀
全部書き出す
仕事はやらなければならないことがとても多いです。
その多くのことが頭の中でグルグル回って、オーバーフローしてしまうと「テンパる」状態になります。
そうなると、作業に集中することができなくなってしまいます。
そんな状態になる前にやらなければならないことが「見える化」です。
私もタスク管理をしているのでわかるのですが、やることを書き出してみると、
「あれ？意外とやること少ないな」
と思うことがよくあります。
仕事量をきちんと把握するためにも見える化が大切です。
書き出すことは面倒くさいですが、忙しいからこそ全て書き出していきましょう。
見える化の６ステップ
ここからはタスクの見える化のやり方を紹介します。
1. すべて書き出す
これは先程も出てきましたね。
頭の中にあることをすべて書き出していきます。
ノートやPCなど、自分が使いやすいものにとにかく書き出していきます。
2. 次のアクションは複数あるか？
書き出したタスクが１回の行動で終わるのか確認します。
例えば「〇〇さんに電話する」は１回の行動で終わります。
しかし、「プレゼン資料を作る」は１回の行動では終わりません。
タスクを見た時に「なにをしよう」と考えてしまうものは１回の行動では終わらないものです。
１回の行動で終わらないものはステップ３、１回の行動で終わるものはステップ４の手順を行います。
また、５分以内に完了するタスクがあれば、その場で処理していきます。
3. 細切れにする
１回の行動で終わらないものを分割していきます。
例えば先程あげた「プレゼン資料を作る」であれば、次のように分割できます。
・アイデアを出す
・アイデアをまとめる
・構成を考える
・PowerPointの資料を作る
・配布用の資料を作る
今回はざっくり分割しましたが、１時間以内の作業にすることが目安になります。
4. 所要時間を設定する
ここまで出てきたタスクに所要時間を設定します。
この時間を把握できれば、最初に書き出した作業にどれだけ時間がかかるか把握できます。
すると１日のスケジュールも組みやすくなります。
5. 制限を設定する
各タスクの期限を設定します。
この時の注意点は、依頼者から指定された締め切りを設定してはいけないことです。
仕事には必ず修正や割り込みの仕事が発生します。
これらの作業を行っていると、期限内に終えることは難しくなります。
そのため、これらの作業が入っても問題ないように、余裕を持って期限を設定します。
6. タスク／TODOリストに記入する
ここまで来たらようやくリストに記入していきます。
Excelや個人で使っているTODOリストに追加していきましょう。
これでタスクの見える化ができました！
新しい仕事が入るたびにこの手順を繰り返せば、抜けや漏れはなくなっていきます。
スキマ時間を大切に
あなたはスキマ時間になにをしていますか？
スキマ時間は15〜30分くらいなので、「なにをしようかな？」と考えているだけで終わってしまいます。
そんな時に先程分割したタスクが役立ちます。
先程のタスクの中から短時間で終わるものをまとめておきます。
まとめておくと、スキマ時間ができた時にすぐにその作業に入ることができます。
30分あれば10分のタスクなら3つ、15分のタスクなら2つも終わらせることができます。
同じように移動時間用のタスクを持っておくのも良い方法です。
移動時間は人によって異なりますので、それぞれの時間にあったタスクをまとめることで効率的に行動できるようになります。
まとめ
本日は「仕事の「見える化」「記録術」」について紹介しました！
今回の手順を見て感じた方もいると思いますが、タスク管理はとてつもなく面倒くさいです🤣
そのため、ほとんどの方は紹介した内容をやることはできないと思います。
なので、少しずつチャレンジしていきましょう。
「ステップ１だけやってみる」や「この仕事だけは分割してみる」のように少しずつチャレンジすることで、コツがつかめていきます。
慣れてくるとタスク分割する時間も短くなり、少しずつ習慣化できるようになります。
今回紹介した手順はかなり抜粋していますので、詳細な手順を知りたい方は、ぜひ本書を読んでみてください✨
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