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マニュアル化に役立つ2つのツール

ajike丨UX Design

こんにちは。
バックオフィス担当の三浦です。

今回は業務のマニュアル化について書いていこうと思います。

・・・

みなさんの会社では業務をマニュアル化できていますか?
「マニュアル化できているのが理想」とは頭では分かっていても、時間が取れずに後回しになりがちですよね。
どちらかというと私も面倒に感じてギリギリまで作成しないタイプだったんですが(笑)、ajikeに入社してからはそのハードルが下がったように感じます。

その理由は、社内にマニュアル化に役立つITツールが備わっているから。

そこで、今日は実際に弊社が使っているツールをご紹介します。

使用しているツール

弊社では 『Asana』『esa』 の2つを利用してマニュアルを作成しています。
どちらも元々は情報共有のために導入されたツールですが、業務をマニュアル化する際にもとても役に立ちます。
どんなツールなのか、どんなマニュアルに適しているか、詳しくご紹介します。

1. Asana


Asana(アサナ)はチームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理する、ワークマネジメントツールです。

ボード(カンバン)やリスト、カレンダー形式など、タスク管理のレイアウトを業務に応じて選択できるので、職種全体で使いやすいツールだと思います。
日常的に行っているワークフローがある場合はテンプレート化もできるので、全員が正しいプロセスを行えるようになる点も、Asanaでマニュアル作成する理由の一つです。

弊社のバックオフィスチームでは、画像のような給与計算の他に、入社・退社手続きなど、手順が決まっている業務標準化したい業務をマニュアル化する際に利用しています。

例:給与計算の手順マニュアル

スクリーンショット 2020-07-31 17.18.32

このように細かいタスクを見える化することで業務を標準化でき、引き継ぎが容易になるだけでなく、テンプレート化することで手順をTo Doリストとして再現できるので、自分自身が作業する際のミス防止対策としても役に立っています。

2. esa


esa(エサ)は「情報を育てる」という視点で作られた、情報共有をサポートするサービスです。
不完全・未完成な状態で公開することで情報共有のハードルを下げ、チームみんなで徐々に整理・編集を繰り返し、知見として育てていくことが可能です。

弊社では主に、運用・操作マニュアルを作成する際に使うことが多いです。
また、調べ物をした際の備忘録として使用したり、ミスが発生した際の経緯や対処方法を事跡としてメモしておくことで、社内に知見を残す上でもesaが非常に役立っています。

例:調べ物をしたときのメモ

スクリーンショット 2020-07-31 17.36.16

Office系のアプリケーションよりも簡単かつ見やすい形式で作成することができ、作り手・読み手両方にとって優しいツールです。

・・・

以上、弊社がマニュアルを作成する際に使っているツールのご紹介でした。

余談ですが、これまで培ってきた知見やマニュアルを生かして、弊社ではこんなサービスを開始しています。

総務業務のオンライン化 初期設定サポートサービス

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ajike丨UX Design
描いたストーリーを実現するUXデザインカンパニー 株式会社アジケの公式アカウントです。 noteマガジンDesign Containerにてメンバーがデザインにまつわる話を更新中です。https://note.com/ajike/m/m2d768328c0e2