経理のテレワークについて考える
こんにちは！AIトラベルの藤本です！
昨今の環境変化により、なかなかオフィスワークができない現状にありますね。そうするとどうしても頭をよぎるのが「テレワーク」。
しかし、同時に不安もあると思います。経理にテレワークができるのか…。
今日は経理のテレワークのチェックポイントについて考えていきたいと思います。
最初のハードルはPC
テレワークはオフィスから離れてやるので、リモートでPCを操作できる環境を作らなければいけません。当たり前ですが、デスクトップ型の場合や自社サーバーに接続する場合には、VPNでつなげる必要が出てきます。
誤解してほしくないのですが、すべてクラウド環境じゃないとリモートができないわけではありません。私も7年前にタイに出張いきながら、タイのホテルで月次決算をリモートで締めていました。そこはがちがちのオンプレだったので、リモートで動かせる環境さえあればなんとかなります。操作性で難はありますが、そこは根性で何とかしましょう。
クラウド環境について
とはいえ、がちがちにクラウドで固めておくと非常に便利です。私は前職で、かなりの部分をクラウドで業務を構築しましたが、その威力はすさまじいです。何がよいって、オンライン上で解決することが増えるんです。
例えば、会計をクラウド化して、売上高や売上原価をクラウド化された基幹システムやCRMから取ってくる。そうすると、トップラインはエビデンスも含めてすべてオンラインで完結します。
そうすると、必要なアカウントを監査法人に提供するだけで、今までメールで渡してた各種資料を勝手に取っていただけるようになります。さらにesaやevernoteのようなドキュメンテーションツールに仕訳の背景や複雑な計算過程を書いて、リンクを一緒に貼っておけばなおいいと思います。
紙の運用について
会計システム等はオンプレでも上述した通りいけます。しかし、圧倒的運用の妨げになるのは、紙です。経費精算、社内回覧、稟議、出張申請、果ては定期券申請など、様々な申請がありますが、これらを紙で印刷してハンコで承認…とやってしまうと、出社しなければならなくなります。紙で運用している業務を洗い出し、ペーパレス化できないかの検討が必要になります。
ワークフロー
まずペーパレス化を考えるうえで、重要なのはワークフローです。今紙とハンコで回っている各種申請・稟議をシステム上で運用してしまえばごそっとなくせます。
ただ、承認者をどうするか、どこまでワークフロー化すべきなのか、現状と運用が異なるのをどう吸収するか、申請者・承認者が使いこなせるか、など越えなければならないハードルが結構あるのが特徴です。
請求書処理・発行について
紙で戦わないといけないのは社内だけではありません。自社で発行する請求書やベンダーなどから届く請求書です。請求書が紙で届く場合は、郵便物としてくるので、誰かが出社して処理しなくてはいけません。自社が請求書を紙で発行する場合は、印刷→発送処理があるので家でやるのは現実的ではありません。
ここの問題は、先方に思い切って「紙からデータ送付で問題ないか」と聞いて回りましょう。意外と切り替えてくれるはずです。
最後に
いかがでしたでしょうか？
テレワークに向けて越えなければいけないハードルは多くありますが、テレワークのための準備によって、エラーが減ったり内部統制強化につながったりと、思わぬ良い効果も出ます。
大変そうだからとあきらめる前に、できるところから部分的にでも初めてはいかがでしょうか？
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