【コンサルタントの仕事術#10】データの集計・分析をスマートにこなす方法

みなさん、こんにちは。業務改革コンサルタントの相原秀哉です。

今回は、データの集計・分析をスマートにこなす方法をご紹介します。多くの方が売上や経費の集計、顧客別/商品別の分析などで苦心されていますが、表計算ソフトの機能を使いこなせば、作業効率と精度が飛躍的に向上します。ここではMicrosoft Excelを例に、特に役立つ機能を解説します。

1. ショートカットキーで操作速度を上げる

マウス操作に頼っていませんか？ショートカットキーを使えば、作業時間を大幅に短縮できます。

例えば、シートの挿入。マウスでリボンから操作すると約5秒かかりますが、「Alt + I + W」のショートカットキーなら0.5秒で完了します。

一見些細な差に思えますが、1000回の操作を行う場合：

• マウス操作：5秒 × 1000回 = 5000秒（約83分）

• ショートカットキー：0.5秒 × 1000回 = 500秒（約8分）

なんと75分もの差が生まれます！

よく使うショートカットキーの例：

• データのコピー：Ctrl + C

• データの貼り付け：Ctrl + V

• 行の追加：Alt + I + R

• 列の追加：Alt + I + C

• 行の削除：Alt + H + D + R

• 列の削除：Alt + H + D + C

• シートの追加：Alt + I + W

• シートの削除：Alt + H + D + S

• 選択範囲の上下左右への拡大：Shift + 方向キー

• ブック内の次のシートへの移動：Ctrl + PgDn

• ブック内の前のシートへの移動：Ctrl + PgUp

2. 関数で面倒な作業を自動化する

関数を使えば、複雑な集計や分析も瞬時に行えます。

例えば、Count関数は指定範囲内の数値セルの個数を集計します。何千行ものデータを目視で数えるのは不可能ですが、Count関数なら一瞬です。

Vlookup関数も非常に便利です。例えば：

• シートA：商品名、購入者No.、売上金額

• シートB：購入者No.、都道府県、市区町村

この時、シートAの購入者No.を基に、シートBから対応する都道府県名を自動で取得できます。

特に便利な関数の例：

• 指定した数値を合計する：Sum

• 1つの条件に合う数値を合計する：Sumif

• 複数の条件に合う数値を合計する：Sumifs

• 範囲内にある数値の入ったセルの個数を表す：Count

• 範囲内にある空白以外のセルの個数を表す：Counta

• 範囲内にある指定した1つの条件を満たすセルの個数を表す：Countif

• 範囲内にある指定した複数の条件を満たすセルの個数を表す：Countifs

• 指定した数値の平均値を求める：Average

• 1つの条件に合う数値の平均値を求める：Averageif

• 複数の条件に合う数値の平均値を求める：Averageifs

• 指定した範囲の1列目で指定した値を検索し、指定した列の同じ行の値を表示する：Vlookup

実践のコツ

1. 関数の種類を把握する： まずは、Excelにどんな関数があるか概要を理解しましょう。全てを覚える必要はありません。

2. 実務での活用： 日常業務で「この作業、関数で自動化できないか？」と常に考えましょう。

3. ショートカットキーの習得： 毎日5分でも練習すれば、すぐに体が覚えます。

4. 段階的な学習： 基本的な関数（Sum, Average, Countなど）から始め、徐々に複雑な関数（Vlookup, Sumifs）に挑戦しましょう。

さらに、ピボットテーブル（データの多角的な分析）やグラフ機能（データの可視化）なども活用すれば、分析の質も向上します。

これらの機能を身につければ、データ集計・分析のプロフェッショナルへの第一歩を踏み出せます。効率化による時間の節約は、より創造的な業務や自己啓発の時間に充てることができます。

ぜひ、明日から少しずつ実践してみてください。最初は戸惑うかもしれませんが、継続は力なりです。

今回は以上です。もしよろしければ「フォロー」「スキ」「オススメ」していただけると、さらにモチベーションアップにつながりますのでよろしくお願いします！