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【コンサルタントの仕事術#77】 押印地獄からの脱出：テレワーク時代の新しい働き方革命

相原 秀哉

こんにちは！業務改革コンサルタントの相原秀哉です。今日は、多くの若手ビジネスパーソンを悩ませている「押印地獄」から脱出し、テレワーク時代にふさわしい新しい働き方を手に入れる方法をお伝えします。残業せずに定時で帰りたいけど、どうすればいいかわからない...そんなあなたに、革命的な働き方のヒントをお届けします！

🤔 なぜ今、「脱ハンコ」が重要なの？

「ハンコを押すために出社しなきゃいけない」。この言葉、どこかで聞いたことありませんか？実は、これが多くの企業でテレワーク推進の大きな障壁になっているんです。

でも、ちょっと待ってください。「脱ハンコ」は単なるトレンドではありません。それは、私たちの働き方を根本から変える革命なんです！効率的に仕事をこなし、プライベートの時間を確保するための重要なステップなんです。

コロナ禍を経て、多くの企業が「テレワークを進めたいのにハンコを押すために出社を余儀なくされている社員が存在する」という現状に直面しています。この状況を打破することが、「脱ハンコ」の本当の目的なのです。

🚫 「脱ハンコ」で本当にテレワークできるの？

ここで重要な注意点があります。「脱ハンコ＝テレワーク実現」と短絡的に考えるのは危険です。なぜでしょうか？

例えば、ハンコの代わりに署名を求められたとしましょう。結局、出社や郵送が必要になり、かえって効率が下がるかもしれません。これでは本末転倒ですよね。

そこで、本当に効果的な「脱ハンコ」を実現するための3つのステップを紹介します。これさえ押さえれば、あなたも「押印地獄」から脱出できます！

👀 ステップ1：テレワークの真の敵を見極めろ！

まず最初に行うべきは、テレワークを妨げている本当の原因を洗い出すことです。「ハンコが原因でテレワークできない」と思い込んでいませんか？

実は、ハンコ以外にも様々な要因があるかもしれません。例えば：

  • 古い社内ルール（「電子データは正式な資料とは認めない」など）

  • 紙ベースの情報共有

  • セキュリティの問題

  • コミュニケーションツールの不足

これらを整理して、本当の問題点を明確にすることが大切です。「円滑なテレワークを妨げているのは何か」という視点で、幅広く条件を洗い出しましょう。

✂️ ステップ2：不要な押印をバッサリ切り捨てろ！

次に、本当にその押印や紙資料が必要かどうか、ゼロベースで考えましょう。

「昔からやってるから」「前任者がやってたから」なんて理由で続けている作業はありませんか？環境は常に変化しています。もしかしたら、今はもう不要になっているかもしれません。

具体的には、以下のような視点で見直しましょう：

  1. この押印や紙資料がなくなって、本当に困ることはあるか？

  2. 法的な要件や社内規定で本当に必要とされているのか？

  3. 押印や紙資料の代わりに、より効率的な方法はないか？

勇気を出して「この押印、なくても困らないんじゃない？」と提案してみましょう。案外、上司も「そうだね」と賛同してくれるかもしれませんよ。

💻 ステップ3：デジタル化で効率アップを狙え！

最後に、どうしても必要な資料や承認プロセスは、思い切ってデジタル化しましょう。

具体的な方法としては：

  1. PDFファイルにデジタル印影を使用する

  2. クラウドサービスのワークフローを導入する

  3. 電子署名サービスを活用する

  4. チャットツールや社内SNSで承認プロセスを代替する

これらを活用すれば、申請や承認のスピードが格段に上がり、テレワークでも円滑に業務が進められます。

例えば、クラウドサービスのワークフローを導入すると：

  • 申請するとすぐに承認者に通知が飛ぶ

  • 条件に合わせて承認プロセスを変更できる

  • 案件の進捗状況をリアルタイムで把握できる

  • 過去の承認履歴を簡単に確認できる

これらの利点により、申請承認プロセスを大幅に効率化できます。

🚀 さあ、新しい働き方へ踏み出そう！

ここまで「脱ハンコ」を通じた新しい働き方について紹介してきました。重要なのは、「脱ハンコ」自体が目的ではなく、効率的な仕事とワークライフバランスの実現が本当の目的だということです。

この3つのステップを意識して、あなたの職場でも「押印地獄」からの脱出を提案してみてください：

  1. テレワークの真の敵を見極める

  2. 不要な押印をバッサリ切り捨てる

  3. デジタル化で効率アップを狙う

これらのステップを踏むことで、きっと新しい働き方への第一歩を踏み出せるはずです！

「流行っているから」とか「ハンコは悪だから」といった短絡的な理由ではなく、「脱ハンコによって何を成し遂げたいのか」という目的をしっかり定義し、関係者の間で共有することが重要です。そして、その目的を達成するためのポイントをしっかり押さえておくことが何より欠かせません。

みなさんの「脱ハンコ」への挑戦、心から応援しています！

📚 さいごに

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また、この記事に「スキ」や「シェア」をしていただけると嬉しいです。コメント欄でも、みなさんの「脱ハンコ」への取り組みや悩みを教えてくださいね。一緒に、新しい働き方を探っていきましょう！

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