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完全リモートの中、面接からオンボーディングまで完結させた方法

note株式会社では、3月下旬から原則リモート勤務、6月1日からリモート勤務推奨の働き方をすすめてきました。

そして本日、note株式会社として今後の働き方に関するプレスリリースを発表しました。

前回のnoteでは主にオンラインでのオンボーディング施策について書きましたが、今回はリモートでの面接〜オンボーディング、そしてリモート勤務でも従業員間の情報格差を減らし、横のつながり、組織の一体感を高める工夫をご紹介します。

※面接編※

2月から面接の一部をオンラインでの実施に切り替え、3月中旬以降は全面接をオンラインでの実施に切り替えました。

まず、オンラインでの面接になるにあたり「オンライン面接をスムーズに行うTips」を社内Wikiにまとめました。

■オンライン接続をしたら、まず音声や映像がしっかり届いているか確認すること
■タイムラグが発生する可能性があるので、急がずゆっくりと話すこと
■目線を落とすと面接官の表情が見えづらいので、カメラや画面を見るように心がけること
■会話をかぶせると音声が聞き取りづらくなるので、会話は被せないこと
■リアクションは大きくオーバーにすること

候補者の方には事前に接続確認ができるURLの発行も行いました。
面接当日に「音声が聞こえない」や「映像がみえない」というトラブルが起きないようにしました。

※入社前〜入社日編※

前回のnoteに書いています。

付け加えるとすると、以下の通りです。

・Welcomeランチ

Welcomeランチは全部で4種類用意しています。

1.入社日のWelcomeランチは、上長と配属されるチームメンバーと設定します。
早くチームメンバーとの交流を行ってほしいためです。

2.入社日翌日のWelcomeランチは、配属されるチーム外のメンバーと設定します。
私の脳内データベースから、共通の話題がありそうな方や業務上関わりのありそうな方をピックアップし、設定しています。

3.入社から約2週間後のWelcomeランチは、人事(私)と設定させていただいています。
ここでは趣味のお話を聞いたりしています。

4.入社から約1ヶ月後のWelcomeランチは、CEO加藤さんと設定します。
同時期にご入社された方数名と一緒に、リモートでも加藤さんとコミュニケーションが取れる機会を設けています。

・入社日に確認してほしいこと

社内で使用しているツールの説明や、研修動画、勤怠管理についてや、自己紹介ページの作成方法など、本当にこのページを見ればそれだけでOKという感じにしています。

エンジニアの方に関しては、開発環境の構築が必要になります。
ここも社内のWikiにすべてまとめているため、各エンジニア用にそれぞれ紹介しています。

過不足がある場合には、個人が修正できるタイプのWikiなため、どんどんクオリティーの高い社内Wikiができあがっていきます。

・カルチャーを理解するためのWiki

過去にCEO加藤さんやCXO深津さんが発信したnoteの記事を抜粋して、特に読んでおいてもらいたい記事をまとめています。
その他にも社内向けの講話など、当社のカルチャーを理解するために必要なエッセンスを集めています。

※入社1ヶ月後編※

入社1ヶ月もするとなんとなく概要が掴めてきます。
その頃に実施しているのが、MVV共有会です。

・MVV共有会

これは、新しく入社した社員が会社のカルチャーを深く理解し、スムーズに活躍できる土台をつくるために実施しています。

CEO加藤さん含む経営陣と新入社員、そして参加したい任意の既存社員が参加し、ミッション・ビジョン・バリューを正しく理解し、自律的に行動するための目線合わせを行っています。

※いつでも参加できるよ編※

・CEOオープンドア

CEO加藤さんが毎週OPENドアを実施しています。
予約制となっており、1ヶ月先まで予約で埋まってしまうこともしばしば。

内容はお仕事のことだけでなく、加藤さんが得意な分野の話や自分のことを知ってもらうための雑談を行っています。

予約の上限やルールは特にないので、毎月OPENドアを予約しても大丈夫です◎

・社内会議には出入り自由&アジェンダ全公開

前回のnoteでも書いたように全社員が集まる会議のほか、noteディレクターが主導で行っている会議、エンジニアが主導で行っている会議、note proチームが主導で行っている会議など、さまざまな会議があります。

そのほとんどが自由に参加でき、アジェンダも自由に閲覧することが可能です。

これはリモート勤務になり、全てオンラインでの実施になっただけでなく、コロナ禍でリモート勤務になる前からslackでのオープンな議論や対話など透明性の高いカルチャーがそもそも根付いていたからできたことだと思います。

ですので、比較的スムーズに全社員リモート勤務の体制に移れたと感じています。

・出入り自由なオンライン雑談部屋

いつでも入室可能なオンライン雑談部屋があります。

音声をOFFのままつなげている方もいますし、カメラもOFFにして楽しんでいる方もいます。

・非公式部活動

note株式会社では非公式な部活動が沢山あります。
(公式なものはありません)

クイズ部、coffee部、リモート飯部、アメコミ部、ボードゲーム部、タワマン部、などなど珍しい部活動が沢山あります。

slackにある部活動チャンネルにはいつでも参加でき、いつでも退部?できます。
ここで他職種の方とのコミュニケーションを深めている方も多いです。

まとめ

オンラインでの受け入れも慣れ、現在はどれだけ会社の雰囲気をslackやそれ以外で感じ取ってももらえるかを考え、実行しています。

これからもリモートでの受け入れやオンボーディングが増えていくと思いますが、リモートになっても新しく入社した方がすぐに成果を残せるようにできることから行っていきます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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noteを運営している会社で人事業務全般を担当しています。(労務は勉強中) 新潟出身。働きながら短大を卒業した30代。通称「踊れる人事」 お寿司/ラーメン/温泉/旅行/HIPHOP/Dance/歌舞伎/舞台 に興味があります。

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