最高のパフォーマンスを出すために。自分の時間を取って「DEEP WORK」を実践する
2019年もあっという間に半年以上が過ぎました。今年前半の成果を振り返ってみて、手ごたえを感じた方、想定していたパフォーマンスが出来なかった方など様々かと思います。忙しい管理職の方も、自身のパフォーマンスは維持して、さらに向上させたいですよね。
自分にしかできない価値ある仕事(＝DEEP WORK)に取り組む時間を確保すること、会議を円滑に行うためのコツなど、私が仕事のパフォーマンス向上に繋がるよう実践していることを、今回はご紹介してみたいと思います。
ちなみにDEEP WORKとは、認知能力を限界まで高める、注意散漫のない集中した状態での職業上の活動のこと、だそうです。一見、簡単なようですが、関係各所が多い管理職にこそ必要な活動ではないかな、と私は思います。
事前のスケジュール管理で自分の時間を確保
多くの管理職の方はマネジメントに時間を取られがちで、普段から自分の時間を確保することが難しいと思います。
まず取り組むとよいのは、自分で確保したい自分の時間を「来週のスケジュール」に前の週に入れること、です。これが定着するだけでも一つ進みますが、私の場合、それだけだと相談やミーティングなど予定がどんどん入ってしまい、スケジュール管理が追いつかなくなりました。そこで、相談事は1on1の時間に集中して受けるようにして、週に数回は半強制的に予め自分の時間を作るようにしました。特に自分の時間を確保したいときは、社内にいないようにもしています。会社にいると、社員から話しかけられることも多く、普段はよいのですが、集中したい場合は外部情報を遮断したいからです。
今はこのように自分の時間を確保できていますが、アディッシュを創業した当時は、日中に新しいことを考える時間を作ることがかなり難しい状況でしたので、休日を使うこともよくありました。その後、事業が安定していき、細かいトラブルまで全てを私自身が対処することが少なくなりました。
組織力がついたことを実感していると共に、自分の時間が必然的に増えていきました。チームが安定していることは、時間の余裕が生まれることに繋がっていくのだと思います。
問いかけ; チェックインで質の高い会議にする
会議の際には事前に「テーマ」と「議題」を作るようにしています。それらをもとに進めていけばパフォーマンスが上がると考えているからです。うまく質問が設定されていると課題が言語化されやすいと考えています。具体的には「最大」「最高」といった、最上級の意味を持つ形容詞をつけて問いかけるようにしています。
例えば「前期の施策で最大に良かったこと、良くなかったことは？」と聞くと答えが明確になることが多いです。また、ビジネスで役立つ質問集なども参考にして問いを投げかけています。
また、会議の最初にはチェックインをよく行っています。チェックインとは、今の自分の状態や気持ちなど、自分のことをメンバーと共有する時間です。会議に参加するメンバーの気持ちを整理し、集中力を高めることを目的としていて、とりわけロングミーティングでは毎回使っています。私自身、これにより自分の内側の状態や雑念を口にすることで、集中した状態で会議に臨むことができていると感じます。
DEEP WORKに入る環境を整えて、集中力を高める
他にDEEP WORKに入る工夫としては、今の自分の気持ちを紙に書きだして、研ぎ澄まされた状態で始められるようにしています。紙に書きだすという行為によって一人で自分と対話するチェックイン的な効果が期待できます。取り掛かる際には、移動時間に少しその仕事のことを考えておいて、タスク量が膨大にある場合はいくつかに分解しておくこともあります。特にオススメしたいのは、議題として考えたい内容の「質問」を考える時間と、「質問に回答する」時間を分けることです。質問が練られたものになればなるほど、得られる効果が高いなと感じます。
また、目に見える形で残しておくと集中しやすくなると思います。私は、上のように、PCや紙に書き出していくことで、自分に問いを投げるようにしています。書き出した問いに対して、答えをだそうとするのでどんどん考えが深まっていくのです。
こういった集中する時間を取るためにも、タスクは溜めないことを普段意識しています。業務に追われてしまうと、集中したくてもそちらに気が散ってしまうので、目の前の仕事に集中できる環境を整えておくことが大切だと思います。
仕事で常に高いパフォーマンスを出す人の共通点
私の周りには、常に高いパフォーマンスを発揮されている方々がいます。そういった方たちにはいくつか共通点があると感じています。
一つ目：メンタルが安定している
新人時代は大量の仕事が降ってくるので、それらをスムースにかつ柔軟に対処できる安定性が求められます。その後、経験を積んでいく中で、関わるチームが多くなれば、周りから相談されることが増えていきます。相談をしっかりと聞いて、相手をより良い方向へ導くヒアリング力とコーチング力が問われるのです。おそらく、自分自身のメンタルが安定していなければ、こういった力を発揮して良好な人間関係を継続させていくことは難しく、自分の仕事に集中できなくなると思います。
二つ目：自分が集中できる方法を知っている
自分自身を引き出せる手法を知っている人がパフォーマンスを発揮していると感じます。周囲の人にその人の集中の仕方や工夫を聞くことは良い方法かもしれません。また外部の人から刺激をもらうのも良いと思います。勉強会、ミートアップ、座談会など機会は増えているので、そういった場を活用することで外部の人と接点を持つことができます。
そこでいいインプットができても、それを実際の行動に移すとなると、なかなか難しいこともあるのではないかと感じます。その場で周囲に宣言し、一つだけでもその日に行動してしまうことが重要だと思います。
三つ目：緊急性が低く、重要度が高いことをスケジュールに入れる
緊急性が高いことに追われてしまうと、本当に重要なことに時間が割けなくなってしまいます。だからこそ、緊急性が低く、重要度が高いことをスケジュールに入れ込むことによって、優先度を上げて着手することが必要になると思います。
忙しい管理職ほど、自分の時間の確保は難しくなり、パフォーマンスのレベルが下がってしまうこともあると思います。
まずは、自分が集中できる環境を整えるために、今日から一つでも実践してみてはいかがでしょうか。
次回はこの続きとして、仕事が速い人に共通している特徴について私の周りにいる方々の例を交えながらご紹介したいと思います。