営業マネとしてチームの生産性をあげられた方法① 受注を倍増させるデスクとは?
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営業マネとしてチームの生産性をあげられた方法① 受注を倍増させるデスクとは?

20代にチームを持つようになってから、一時期、営業を離れたこともありましたが、かれこれ15年くらい営業マネージャーをやってます。

新人採用はいくらでも取れる、上からの指示は絶対な組織(自分はそうしていませんでしたが)という当時と今では、マネジメント環境が大きく変わったなと思います。

先日、こんなツイートしたらそこそこ反応いただいたので、少し詳しく書きたいかなと思いました。これはあくまで自分の経験に基づくものですので、そのまま当てはまらない可能性もあるのでそこはご注意ください。

ちなみに自分のキャリアはこんな感じです。

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商談以外の業務を出来るだけ取り除く

ここはいくつかある施策の中で強く言いたいものの1つです。

あくまで私の主観ですが、一部の例外を除いて、自分が知る限り営業に適性がある人は事務的なものを苦手、もしくは好まない傾向が多いと思います。

また、これは自分も経験して大きな矛盾を感じていましたが、売れている人間ほど事務作業や細かな顧客対応に追われ、売れていない人間が楽という状況が生まれがちです。

事務処理や細かな顧客対応は必要な業務と頭ではわかっていても、感情的なものは別です。
正直、プレーヤー時代、売った後の処理がメンドくさすぎて売ることをセーブすることも多々ありました。

また多く案件を抱えるがゆえに一定数の割合でクレームを起こし、それで萎えて売るのをセーブしたことも多々ありました。

変な話なのですが、それがゆえにハイパフォマーで大きな貢献しているのにバックオフィスに疎んじられたり、その大きな貢献をスルーされて、仲間からリスペクトされなかったりということも起きがちです。その気持ち痛いほどわかるのです。(もちろんその社内フォローまで完璧なスーパープレーヤーもいますがそれは一握りです)

だから、もし商談の前後工程を気にせず、たくさんバッターボックスに立って思いっきり売れたら、どんなに楽しいだろうと、ずっと思っていました。

にも関わらず、営業集団というキャラから来るのか、「営業周りの事務作業なんて営業にさせといたらいいだろう」と、軽くというかかなり雑に扱われがちです。

また、これもあるあるですが、たまに事務的なこともできてしまう人が営業マネージャーになってしまったら、管理のための管理表が出来上がり、強いられる入力項目がかなり細かくなる→運用されないなども多発します。

はい、これは若い頃の自分です(汗)
(これは余談ですが、営業に事務的なことをお願いする方法にもいくつかテクニックありましてこれはまた別の機会に)

ということで、自分が任された営業チームには、必ず事務や顧客対応をサポートするメンバーとして今は「デスク」と呼んでいる存在を置くようにしています。

でも、その直接的には獲得に寄与しないメンバーをセールスチーム内に置くという採用は、毎回、ものの見事に反対されます(笑)

営業にさせたらいいじゃないですか?
この人数でその役割いりますか?
営業になんで秘書みたいな存在つけるんですか?

とこんな感じですが、メンバーの生産性が上がるのでとお願いし、なんとか配置してもらえるます。

いざ配置すると、営業は気持ちよく営業に専念でき、成果が1.5-2倍以上に上がることもザラです。

少なくとも、「デスク」を配置して、私はいままで数字上がらなかったことどころか、元取れなかった経験ないです。

「デスク」を配置するポイント

配置についてもポイントがあります。
1つはその人数配分。私たちのような契約数をたくさん取らないといけないタイプの営業チームにおいては、4−5人に1人ぐらいいてちょうど良いと思います。これは業種や販売する商品によっても違うでしょう。

もう1つは、営業チームとデスクを別チームにしないということです。あくまでチーム内に役割の違うメンバーとして置くことをおすすめします。

理由はきっちり分けてしまうことで、本来の目的である営業チームの生産性向上という観点が抜けて、「チェックすること」「管理すること」が目的となってしまい、衝突が起きやすくなるからです。

一方でマネージャーがその重要性を認識し、依頼する方法などもメンバーに浸透させなくてはいけません。

単なる雑用係的なポジションにしてしまうと、「デスク」はワークしませんし、守り過ぎて依頼ルールを厳密にすると自分でやった方が早いになってしまいますので、要注意です。

当社のチーム(営業7人)には、下記の記事のようにこんな素晴らしいメンバーをはじめ、2人+アルファのデスクメンバーがいます。

このメンバーたちは、よほど私よりチームからの信頼を勝ち得ています。

役割としては元々、少数チームだったこともあり、過剰気味だった営業の業務を、下記のスライドのような感じで面白いように巻き取ってもらっています。

そして、最大のミッションは「チーム内の非効率な業務を常に見直し、システム化、仕組み化、断捨離によって省力化することでチームの生産性を向上させること」です

デスクメンバーにも、1年前とまったく同じ仕事してたら負けだよねと話していて、これまで紙の契約書や申込書を電子化したり、納品物管理、発注の簡素化、外注化進めてもらったり、

また現在は、請求書について電子化に向けて動いてもらってるなど、営業に持たせたままにすると優先度が上がらず放置されるような業務省力化をガシガシ行ってくれています。

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他社の営業チームとの交流でこの話をすると、

めっちゃいい!マジでうらやましい!!

というリアクションが100%の確率で帰ってきます。そこに真理があるかと思います。

ちなみに管理サポートの役割はマネージャーである私も担っています。そういった意味ではこのポジションは部活のマネージャーに近いでしょうか。 (先の記事で紹介されているデスクメンバーの木島はシャードーマネジャーという異名持ってます)

当社では「デスク」と呼んでますが、このnote内でもバラツキあるように、営業事務サポート、アシスタント、セールスアドミンなど様々な名称で呼ばれがちで、

かつ、どの呼称も、自分としてはその重要性と比較して、軽く見られがち、いまいちフィットしていない感じです。

デスクマネージャーとかの方が近い感じです。いい呼称ないでしょうか?

追記 本noteを元に他社とslackでやりとりした時のうちのメンバーのコメント

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最後に募集!

いかがだったでしょうか?最後少し、グダグタになりましたが、この一施策について想定より、長くなってしまったので他の施策の紹介は、また別の機会で。

最後に業務拡大中につき、このチームの非効率と戦い、生産性をあげてもらえるミッションを追っていただける仲間を募集しています。我こそは是非というかたはお願いします!

また実は今度、縁がありまして、smart HRの同様のポジションの方と交流するようです。他にも現在、同様のポジションにいらっしゃって、情報交換したいという方はお気軽にご連絡ください。

※2020年6月25日追記

hokanさんにデスクができたそうです



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サブスク歴20年×営業マネ歴15年×SaaS歴5年 / グルメぴあ、トレタの立ち上げを経て、保育業界の改善を目指すコドモンで3度目の挑戦中 / 若手営業マネやインサイド立ち上げ支援も /8人姉弟の大家族育ち。チチとして愛娘2人を溺愛中 https://bit.ly/2Albwlg