#16 書き方が分かりづらいのか、私が理解できていないのか。

こんにちはkakoです。

メールやチャットでのやりとりって
かなり意識して具体的に相手に伝わるように
心がけないと、余計な時間や手間がかかって
しまうよなあと改めて思った金曜日の午後。

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本日は私の上司が定期健診の為お休み。朝からぞっとする問い合わせが
あったものの、お互いこれ以上確認のしようがないことだし月曜に…と
いうことで話が落ち着き自分の仕事や溜め込んだ書類の整理などを終え
時間が余ってしまって、困っていたところにやってきた救世主。

昨日申し込んだ給与計算実務検定３級の申込が完了＆教材ダウンロード
できる！ということで早速ダウンロードして教材を読んでいたところ…

メールが届いていることに気が付く。
送信元は他部署の部長。ちなみにこの人も本日お休みである。
メールを開くと、以前私が送ったメールに対する質問だったの
ですが、それがまあ簡潔すぎるのか何を聞きたいのかイマイチ
分からず…。これが口頭で聞かれたことなら「それってどういう
ことですか？」って聞けるんだけどそれをメールで聞けるほどの
度胸は私にはない。ということで(？)お問い合わせの意図を汲み取
れていなかったら申し訳ございませんが…という免罪符とともに、
思い当たる内容をとりあえず記載して以前添付した資料ももう一度
添付して他何かありましたら月曜日に改めてメールします！！！と
自信のなさ１００％で返信してみた。許してくれ。

一旦メールを気が付かなかったことにして、月曜日に上司に確認して
から返信するという方法もあったのですが、メールが届いたのが終業
1時間半前という気が付かなかったというには心苦しい時間に来たもん
だから苦し紛れに上記の方法を取ったのである。

ちなみに、今回の時系列としては
①10月下旬に「これ12月に処理してね！」と私から依頼する。
②今月頭に「これ10月に依頼したやつ！よろしくね！」とリマインドする。
③ひとこと質問が来る
④自信なさげに返信する　←いまここ

まず、喧嘩両成敗の考えでいくと
①・②の時点で質問してくれ、そして何を聞きたいのかもう少し
具体的に聞いてくれ。
私よ、①・②の時点でもう少し詳しい情報を書いてもよかったの
ではなかろうか。

こうして、お互いがお互いに欲しいと思う情報を想像せずかつ
具体的に言ったり聞いたりしなかったがゆえに私は返信に悩み
部長は作業の手を中断してメールで聞かざるを得なかったので
はないだろうか…。

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メールやチャットでのやりとりって、記録に残るしCcに関係者を
入れておけば証人ができるし自分で対応しきれなくなった時に、
関係者に助けを求めるのに説明もしやすいのでどちらかと言うと
私はメールやチャットでのやりとりは賛成派なんです。
だけど、口頭で会話しているときのような感覚でやりとりをしてしまうと
相手に通じず余計な時間や手間が発生してしまう可能性がありますよね。

個人的に気を付けたいな、と思うのが。

• 相手が求めている情報は何かを想像する

• 自分に求める行動を具体的に説明する

• 具体的な説明と読みやすさのバランスを考える

簡単にまとめるとこの３つなのかなと思いました。

これが正解とは言わないけど、今後のメールのやりとりでは
気を付けようと思ったので記事にしてみました。

ここまで読んでいただきありがとうございました！