仕事の「ムリ」「ムダ」を洗い出し、デジタルの力で変えたい。

現在、小売業の企業の人事で社内教育・採用を担当しています。私自身の立場は、メンバーの進捗確認、フォローが主な業務です。
数か月前まで店舗の中で数百名の人事・総務を担当していたので、メンバーが十数名になればもっと仕事内容が見えたり、細かくフォローが出来るようになるかと思っていたら、私自身がいっぱいいっぱいで案外そうでもないというのが現状です。
前回の記事を思い出しながら、私自身に関する業務の中にある「ムリ」「ムダ」を改めて洗い出し、解決すべき課題とデジタルを用いた解決案を考えてみました。

私やチームの現状

• メンバーは私を含めて十数名。

• 研修施設や面接会場、出張、テレワークなど勤務場所はバラバラ。

• 全員が一度に揃うことがない。業務内容が同じ人はいない。

• Teamsを2021年12月から導入。1月時点では活用状況は個人差がある。

• パソコンに関するスキルは、RPAを自力で作る人やメールとOfficeソフトのみ使用する人などが混在する。

• 私自身の定例業務と思われるものもこの機会に整理しました。(外部サイト：Qiita）

①共用機材の使用申請・貸出状況の確認が簡単になる

▶対象：私＋自部署のメンバー
▶頻度：研修・説明会・面接の繁忙期が重なると、話し合って調整をすることもあります。管理している機材を数えてみたら、約50個ありました。
▶現状：前回「手書き」と書きましたが、noteの投稿後に試しに「BoxにあるExcelファイルへ書き込み」に運用を変えました。
▶課題：Boxに毎回ログインするのが面倒。同じ期間で複数個を使用する場合は、1つずつ入力するのが手間。以上から、「手書きの方が楽だった」という意見が出てきました。
▶解決案：PADで機材名・期間を選択式にして入力し、集計した申請一覧が共有出来るようにする。Teams上で申請・確認が出来るようにする。

②店舗応援の集約・発信方法をシンプルにする

▶対象：応援が欲しい店舗+応援に行く従業員＋私（集計担当）
▶頻度：年数回。（お盆、年末年始、節分はマスト。改装や新店オープンがあれば、都度発生）応援期間は単日～1ヵ月、対象人数・件数は～数百まで様々ある。
▶現状：店舗・本社それぞれから集めたデータ（Excelファイル）を手作業で集約し、調整の上、発信しています。
▶課題：コピー＆ペーストをする時に間違う可能性がある。入力ミスを見つける度、対象者へ連絡している。勝手にフォーマットを変更する人がいる。
▶解決案：OneDriveかBoxで店舗からの要望の集約を行う。本社従業員の希望日はフォームなどで入力し、対象者全員で見らえるようにすることで、他者との希望重複を締切前に応援者自身が把握し、変更出来る。（過去にオンライン上でExcelファイルの同時編集で行ったところ、上書きした人・された人が出たのでそういうことがないようにしたい）

③テレワークの申請・完了承認の流れを見直す

▶対象：私＋自部署のメンバー
▶頻度：1人週2日のテレワーク×平均8名が実施×1日2度報告＝週32回程度。
▶現状：テレワーク開始前・終了後に実施者がExcelファイルを私にメールかTeamsで送信。1つ1つファイルを開いて内容を確認し、勤怠を確定。
▶課題：メールの量が増える。受信の都度返信をする手間がある。実施者も週に何度も似たような申請・報告をしている。
▶解決案：Power Automateで申請から完了報告までを一括で管理出来るようフローを作成する。私の確認状況を相手に見えるように出来ると尚良い。（ただし、テレワークの推進担当者から「申請・報告の形が残るなら形式を変えてOK」と言われたので、どのような形で残すべきかは確認・検討が必要）

④勤怠実績のエラーの確認回数を減らす

▶対象：私＋自部署のメンバー
▶頻度：出勤都度。但し、最低6日に1回は必須というルールあり。
▶現状：社内の専用システムへログインし、エラーの有無を確認。エラーがあれば、内容を確認して実績を修正します。また、週に１回全員が表示される一覧をスクリーンショットで撮影し、Teamsでメンバーへ送信しています。
▶課題：ログインするまでエラーがあるか分からない。うっかり修正期間を過ぎると、書類を出さないと修正が出来なくなる。
▶解決案：PADを使い、スクレイピングでエラー画面をTeamsかメールで送信。エラーがあればログインをして修正を実施。

⑤経費データの確認回数とミスを減らす

▶対象：私
▶頻度：週1～月1
▶現状：社内の専用システムへログインし、内容を確認。csvがダウンロード出来るもの、画面上でしか見られないものなどシステムによって仕様が異なります。
▶課題：ログイン→規約に承認→該当ページへアクセスという手順（アクセスまで30秒）を毎回踏んでる。出力するデータやファイル名を間違えて、メンバーに迷惑をかけることがある。
▶解決案：Power Automate Desktopでマウス・キーボード操作を記録し、必要なデータを自動で取得出来るようにする。（csvダウンロードをする際、月度によっては「対象のデータがない」場合があるので、その時に対応出来るかによる）