委託先の管理、どうしてますか？
こんにちは。
皆様の働いている会社でも、パートナーの皆さまと取引が沢山あるかと思います。規模が企業さまであればもちろんですし、分業が進んでいる比較的中小規模の企業さまでも数百の取引先があるとよくお聞きします。
パートナさまと業務を始める際には、基本的には与信を確認し、NDAを締結して、基本契約。それから個別契約や注文書、といった契約書を通して取引を実施されているかと思います。契約締結までは、コーポレートの多くの機能、部署が関わるかと思いますが、一度取引が開始されると、窓口部門に管理を任せる事がほとんどかと思います。
さて、その後、いったいどうなっているのでしょうか。
・実は取引拡大にともない、依頼業務が拡大していた
・当社の古い規程や契約書に則って業務が継続されていた。
・担当者が退職してしまい、取引先に適切な連絡が伝わっていなかった。
こういったご経験はございませんか？
「委託先管理（取引先管理）」という言葉をお聞きになった事はございますでしょうか。取引先のパートナー様を定期的にチェック、モニタリングを行う業務です。既に沢山の企業さまがこの業務に取り組みをされて、リスクやコンプライアンスを生業とする部門が担当されています。比較的若い企業さまであれば、経営管理、総務の担当者が取り組まれていることが多いですが、みなさん、エクセルで一覧表をつくって管理されている事がほとんどです。
エクセル管理する上で、どういった項目で管理すべきなのか検討する事、パートナー皆さまと１vsNのコミュニケーションを実施する負荷、経営陣からの潜在リスクの洗い出しといった要求に答えるのはなかなか骨が折れる作業です。
お客さまによっては、この委託先管理の実施目的と解決したい課題はそれぞれ異なっているようです。主に金融機関と非金融機関という分類で課題を記載してみました。
〇 金融機関の皆さま
実施する理由
・法規制やガイドラインへの対策として
・自社資産（個人情報、キャンペーン情報、技術情報）の保護ため
解決したい課題
・リスクの可視化。端的に言うと「個人情報」の委託先の把握と
その委託先の 管理状態の把握
・自社規程の連絡およびその浸透具合の把握
・有事の際のインシデント連携フローの整備
〇 金融機関以外の皆さま
実施する理由
・自社資産（個人情報、キャンペーン情報、技術情報）の保護ため
解決したい課題
・自社規程の連絡およびその浸透具合の把握
・煩雑な業務を少ない人員にて運用するため
この領域は、リスク管理の強化や、分業などによる各企業さまの発注業務の増加などから、拡大を続けています。なかなか便利なソリューションもあまりないのが実態です。
当社の委託先管理「Supplier Risk MT」では上記の課題を解決する事を目的に開発されました。「リスクの可視化」や「取引先との1vsN」のコミュニケーションを可能としたクラウドサービスです。
「そうそう、大変なんだよ」と思って頂いた企業様、ぜひお気軽にGRCSにお問合せ下さいませ。
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