タカダシ
スタートアップバックオフィス(SBO)1年目の教科書①-セミナー運営方法-
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スタートアップバックオフィス(SBO)1年目の教科書①-セミナー運営方法-

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毎日がフルスピードで進んでいくスタートアップ。
バックオフィス実務のマニュアルを作っている時間なんてありません。
そんな時間があるなら一つでもタスクを片付けたい。これはSBOの切実な思いでしょう。
しかし、バックオフィス機能を確立させるためにはマニュアルが必要になってきます。

そこで、SBO新人の私が
①自分の記録のために
②SBOをやってみたい!どんな業務してるのか詳しく知りたい!と思っている人のために
③SBO採用したいけどSBO実務知識がなくて困っている人のために
④会社が大きくなった時のために

実務マニュアルをまとめていきます!

今回はセミナー運営方法をご紹介します。

hokanは、保険代理店開業.comというサイトを運営しています。
保険代理店の皆さま向けに、開業や経営ノウハウのセミナーを定期的に開催しています。サイトはこちらです→保険代理店開業.com

使っているツール

peatix・・・イベントページを作成し、集客、チケット申し込み、集金・チケット発行、当日のチェックイン管理をします。
WordPress・・・イベントの詳細を記事として投稿します。
Hubspot・・・セミナー開催のお知らせメールを配信します。
sli.do・・・セミナー中にリアルタイムで、匿名で質問を受け付けます。

セミナーの企画

▶次の内容を詰める。
・目的
・アジェンダ
・登壇者
・開催日時
・チケットの金額

セミナーの事前準備

①.セミナー企画の内容を元に、peatixでイベントページを作成する。
②.hokanが運営管理している保険代理店開業.comというHP(WordPressで作成)にセミナー内容を投稿する。peatixのリンクも忘れずに挿入。
③.セミナー内容の参加対象者へHubspotからイベントページリンクを一括送信する。(Hubspotのメールに保険代理店開業.comのURLを貼り付け)
④.FBやTwitterでもしっかり拡散。
⑤.セミナー当日に参加者が気軽に質問できるように、sli.doというアプリにログインしてもらう説明をパワポで作成する。

セミナー当日の運営、セミナー開催後

①.peatixで参加者の受付をする。(peatixアプリにログインするとチケットが表示されるので、それを入場時に提示してもらう)
②.後日セミナーのレポート記事を作成するために当日は録音する。
③.写真撮影も忘れずに。
④.セミナー後に懇親会がある場合はお店の案内や、ケータリングの準備をする。
⑤.セミナー開催後日にレポートを保険代理店開業.comのサイトへ投稿する。
⑥.⑤の投稿記事をHubspotでメール配信する。
以上

イベントページ作成は、集客に直結する重要な部分に当たります。レイアウトを考えたり誤字脱字をチェックしたり、この工程は神経を使います。
現在、セミナーの事前準備①~⑤までの工程に4時間ほど費やしています。
多くの人の目に触れるものを作成する時は慎重になりますが、セミナー準備だけに多く時間を費やす事はできません。
チェック作業をいかに素早く正確にできるかが、今後の課題です。

株式会社hokanでは一緒に働く仲間を募集しています
https://www.wantedly.com/projects/296649 


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hokanのバックオフィス担当。