生産性の向上～トヨタ生産方式～

トヨタ生産方式――脱規模の経営をめざして

第９回は予定を変更して「トヨタ生産方式」について書きます。理由はリンク先の４２年前に発行された本を読んだからです。まだ日本がオイルショックとかの時代の本です。「アメリカに追いつけ」という時代です。

これ、まさに今学ぶべきことよ！

そう思いました。当時と現代は技術とか全然違うけれど、本質的な考え方は永遠に使えるんじゃないかなと思いました。ということで、ＦＲＴ的に「トヨタ生産方式」に触れた内容を記載します。

※あくまで感想であり、主観です。トヨタ生産方式をしっかり学びたい人は本を読んでしっかり勉強してください。

ジャスト・イン・タイム

トヨタ生産方式の基本思想は「徹底したムダの排除」であり、それを貫く２本の柱のひとつが「ジャスト・イン・タイム」である。それは、「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」という考え方である。

それは製造業の話であって、サービス業の公務員には関係ないような気がするが、窓口業務なんかに応用できる考え方ではないだろうか。お客様を待たせない工夫。今流行りの「総合窓口の導入」「おくやみ窓口」なんかにも「ジャスト・イン・タイム」の考え方は活用できると思う。お客様の満足と同時に、窓口職員の業務改善に繋がり、働き方改革に繋がるように思う。

自働化

２本の柱のもうひとつが「自働化」である。「自働化」の「働」は「動」ではない。「機械に人間の知恵を授ける」という意味で「ニンベン」が付く。つまり、ミスが発生したときにエラーがわかるようにしておくということ。役場の仕事はルーティンの単純作業が多い。日々繰り返しで同じ業務をしていることが多い。だからこそ、自動化できるが、ミスが発生した際に、自動化しているためにとんでもない数のミスが発生してしまう。

具体的な事例を挙げるなら、システムで資料を入力し、一括処理を実施する。システムの設定情報が違っていたためにエラーが発生したが、「自働化」していないために、とんでもないエラーが発生し、新聞記事に・・・・システムに頼らざるを得ない現実があるからこそ、ミスがわかる仕組みの構築「自動化」は生産性の向上に繋がると感じました。

同時に「ミス」がわかる仕組みづくりは改善につながり、生産性の向上のきっかけになります。

「なぜ」を５回繰り返す

これもトヨタ生産方式では有名なフレーズです。これを学んでから、ミスが発生した場合に「なぜ」を５回繰り返し、本当の原因を見つけて再発防止に努めています。目の前で発生した事象のみが先行して、再発防止になっていないということがあります。特にミスをして「顛末書」なんかを書くとき（私も何度も書いたことがあります・・・・）は必ず、「なぜ」を繰り返して、絶対再発しないように努めています。それでもミスは置きます。

どうしてもミスは発生します。もちろん「ミス」が発生しないように事前に想定しておくのがベストですが、やはり「ミス」は発生します。それは仕方ないことです。「ミスした後が大切！」。「なぜ」を５回繰り返して同じ「ミス」をしないようにしましょう！

チーム・ワークこそすべて

仕事とはスポーツのようなものだ。例えば野球で「サードの守備範囲はここまで」「ショートはここまで」「セカンドはここまで」と区切って縦割りに守備をしていたら、責任の押し付け合いになり、絶対に勝てない。また、陸上のリレーではバトンタッチの区間があり、バトンタッチの技術により、個人では勝てなくても、チームでは勝てるということが起きる。

仕事も不思議なぐらい同様である

役場は縦割りで・・・なんて言葉を聞くけれども、縦割りは悪くないし、仕事をすすめるためには必要な制度であると感じる。しかし、縦割りをすべてと思ってはいけない。野球の守備ではないが、チームが勝つためにはポジションなんて言わず、一丸となって仕事しないと結果がでないときがある。そして私自身、縦割りを超えることで良い仕事をし、成果を残すことができた。

同様に仕事にもバトンタッチ区間があると感じる。弱っている人がいれば、少し前でバトンを貰うという思いやりも必要ではないだろうか。それは損得ではない。全体を見ることができれば、少し手前でバトンをもらう思いやりがあって然るべきだと思う。そんな風に感じました。

組織全体に自律神経を

人間の身体はとてつもなく絶妙なバランスでできている。美味しいものを目の前にすれば唾液が出る。暑ければ汗が出る。人間の身体のように仕事を進めなければならない。いちいち確認しなくても、自ら判断し、仕事が進むような組織にする。

これは役場では実現難しそうかもしれないですが、作業を平準化し、人に聞かなくても仕事が進めることができるように自分の仕事をしておくことは大切なことだと思います。

「必要数」こそオールマイティ

「１０人で１００個製造できるものが１２０個製造できるようになった」ということより「必要数」に合わせて「８人で１００個製造できるようになった」ということが「真の能率」である。

これは私の最近の口癖である「アウトプット（成果物）」を意識するということに通じていると思う。自分の行なっている仕事は最終的になんのため（必要）にやっているのだろうということを意識するということである。特に前例踏襲が多い役場の仕事の場合、仕事をすることが目的となってしまい、さらに仕事をしているかしていないかということが評価となり、「必要数」というのを忘れてしまっているように思える。それにより、人員配置に偏りが出て、ハードワークとなり、心身を壊してしまうなんてこともあるように感じる。

まとめ

以上が私が「トヨタ生産方式」を呼んで、なんか役場と関連しているなーと感じたことです。すべてを学んだわけでないし、きっと専門家の人からしたら「ちげーし」と言う内容もあるかもしれないですが、「働き方改革」の武器となるに間違いないと確信しております。以上、番外編でした。

第１０回は「地域に飛び込む」をテーマに「イベント」について書きたいです。