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社内コミュニケーションを活性化する!アイデアソンの作り方

  こんにちは!アイデアソンの企画運営をしているディスカッションラボ(以下略:Dラボ)所長のにししです!

先日「社内コミュニケーション活性化アイデアソン」をWeWork四谷にてコラボ開催させて頂きました!
会場も綺麗で、話しやすそうな空気感!

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今回のアイデアソンのお題は「社内のコミュニケーションが活発になり、イノベーションが生まれやすくなるための施策」の考案です。

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お題依頼元はJR東日本ビルテック株式会社(以下略:BT)さん。
社内コミュニケーションを活性化し、社員同士の会話の中からイノベーションが生まれる環境を作ろうと積極的に取り組まれている企業さんです。企業キャッチコピーもカッコいい…!

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 近年、企業内での新規事業コンペなどが盛んに行わてれたり等、いわゆるイントレプレナー人材の育成が各企業で取り組まれていますが、そもそも社員からアイデアが生まれる環境作りって大切ですよね。
そこで本記事では、このお題に対してどのような流れでアイデアソンを行ったのかを、実際に使用した進行スライドとそのポイント共にご紹介致します!
社内コミュニケーションの活発化に取り組まれている人事の方などの参考になれば幸いです!

参加者のチーム構成

今回のアイデアソンは、イノベーティブ企業の代表格 WeWorkに入居されているベンチャー企業の社員さんが各チームに入り、入居企業社員:BT社員=3:2(1チーム5〜6人)の割合で一緒にアイデアを出し合うというスタイルで行いました。

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こうすることで、BT社員からは現場でのリアルな課題感や理想の声をヒアリングしつつ、既にコミュニケーションが活発なベンチャー企業社員からは実際に活用している手法や斬新なアイデアを取り入れるということが狙いです。

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また、チーム対抗戦にすることでゲーム性を持たせ、参加者のモチベーションをUPさせます。

実現可能性も即判断できるように、審査員には社長さんや人事の方など、決裁権のある方に来て頂くのが理想です。今回はBTの社長をはじめとした取締役など豪華な面々が集結しました。この取り組みに対しての本気度が伝わりますね…!

社長写真

JR東日本ビルテック㈱ 代表取締役社長(同社HPより)

POINT
アイデアソンの場に決裁権のある社員にも参加してもらい、その場でアイデアの実現可能性まで深ぼる

イベント構成

それではアイデアソンイベントの全体の流れを、スライド進行順にご紹介してゆきます!
まず、イベントの構成としては、
アイデアソンの概要説明→アイスブレイク→アイデアソン本番→発表&表彰
という順に行います。

アイデアソン事前準備

アイデアソンのはじめに、今回のイベント開催主旨やアイデアソンで何を発表してもらうのかについてのアイデアソンの概要を説明してゆきます。

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ここで説明すべき必須項目としては【お題・発表内容・審査基準】の3点です。これらを事前にきちんと設計出来るかどうかで、アイデアソン全体の質が変わってくるのでかなり重要となります。それぞれの項目の詳細を下記に記載してゆきます。

①お題
アイデアソンのお題の設定がアイデアソンにおいて一番の肝。何の為にアイデアソンを実施するのか、この会のゴールから逆算してお題を設定します。また、イベント中はゴールを見失わないように常に参加者が見えるところに張り出すようにしましょう。今回設定したお題はこちら↓

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またこのタイミングで、参考にしている他社での成功事例なども(あれば)共有すると、参加者がこれから出すべきアイデアのイメージに繋がるのでオススメです。(逆に、斬新なアイデアが欲しい!という場合はあえて事例を見せないほうが良い場合もあるので、目的に合わせて活用して下さい)

②発表内容
よくビジコン等でも「アイデア概要・ターゲット・ビジネスモデル・実現方法を発表して下さい」といった発表内容が提示されますが、そういった最終的にアウトプットして欲しい内容を予め明確化しておく作業が必要です。これを先に提示しておくことで、「発表内容を何にするか?」といった議論を省けます。
Dラボではいつも、アイデアソンのお題に合わせて”最低限発表してほしい項目”をまとめてシートにした「アイデアシート」を作成しています。
今回のアイデアソン用にBT社員さんと相談の上作成したアイデアシート↓

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これを作っておくことで、話し合って欲しいことが自ずと議題に上がります
また、1シートにまとめることで、参加者が発表用にプレゼン資料を作り込んだりなどの手間が省け、アイデア出しに集中出来るので、時間が短いアイデアソンでは有効となります。(発表時はこの記載済みのシートを写真に撮り、スライドに映し出しながらプレゼンしてもらいます)

同時にそのシートのアイデア記載例も一緒に紹介し、シートの使い方を理解してもらいます。

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今回は実際にBT社内で実施されている「抽選座席」の施策をアイデアシートに記載し紹介しました。(出社した際にくじを引いてその日の座席が決まるという制度。毎日出会いがありそうで楽しそうですね!笑)

③審査基準
アイデア検討の際に深掘りして欲しい点を審査基準に盛り込みます。
今回の審査基準はこちら↓

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例えば、ぶっ飛んだアイデアが欲しい場合は「実現可能性」をなくして「話題性」にしてみたり。審査基準を上手く使うことで、出てくるアイデアのレベル感を操作することが可能となります!(審査基準の数は3~5程度)

この審査基準は、後にチームでたくさん出たアイデアを絞り込む際の指標にもなりますので、ペイオフマトリクスをする際に評価軸として活用できて便利です。

アイデアソン事前準備POINT
①ゴールから逆算してお題を設定する
②最終アウトプットを明確にする
③検討すべき項目を審査基準に盛り込む

さて、お題・発表内容・審査基準の共有が終わったら、続いてアイデアソンに入ってゆくのですが、その前に!アイスブレイクで意見を出しやすい空気づくりをしてゆきます!

アイスブレイク

アイスブレイクの内容は、アイデアソンのお題に合わせて毎回変えています。
最終的にアイデアソンに繋がるような内容にすることがポイントですが、今回のテーマは"コミュニケーションの活性化"。まずはチームメンバーが仲良くなるために「共通点探しゲーム」を実施しました。

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そして出てきた共通点の中で最もユニークなものをチーム名として使用。チーム名を決めることでチームの結束力を高めます。

チーム名決めテクニック
長期間でがっつりアイデアソンをやる場合のチーム名の考え方としては、「アイデアソン終了後、どの様なチームになっていたいたいか?」などのチーム目標から考えさせると、チーム名を見るたびにゴールに立ち戻ることができ、結束力も高まるのでオススメです。

アイデアソンの流れ

アイスブレイクで場が温まったところで、遂にアイデアソンへ移ります。
まず、どの様な流れでアイデアソンをするのかの全体像を共有します。

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(※これを事前に共有することで、参加者にアイデアを出すまでの道筋を理解してもらい、「今何やってるんだっけ?」状態を防ぎます)

アイデアソンの流れの設計POINT
アイデアを出すフェーズと、ブラッシュアップしていくフェーズ(いわゆる発散と収束)を司会主導で時間で区切ることで、効率よくブレストが行える

では、具体的な流れをステップごとに見てゆきましょう!

ステップ①課題整理と理想ヒアリング
各チーム内でBT社員をペルソナとおき、他のメンバーが「現状課題」や「理想」をヒアリングし、付箋に書き出してゆきます。

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※この際、「課題」と「理想」で付箋の色を分けておけば、アイデアソン中周りを徘徊することになるであろう審査員や人事の方が、議論の内容を外から見た時にすぐ理解することが可能となります。(イベント後、社員からのリアルな声の材料として活用することも。)

ステップ②アイデアブレスト
ステップ①で出た課題や理想を元に今回の「お題」を叶えるアイデアを発散。まず個人ワークを挟み、アイデアの種をたくさん出してゆきます。

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続いて、出し合ったアイデアをシェアし、それを見ながらチームでブレストし、更にアイデアを出し合います。出ているアイデアからインスピレーションを受けたり、アイデア同士を組合わせて新たなアイデアを生む!といった心持ちでディスカッションしてもらうことが大切です。

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アイデアが出きったら、その中からペルソナ社員(=BT社員)の方が良い!と思うアイデアに☆マークをペンで付けてもらいます。(どんなに面白いアイデアでも、現場社員が使いたいと思うものでなければ意味が無いので、BT社員のみにチェックしてもらうのがPOINT)

ステップ③アイデアブラッシュアップ
☆マークが多くついたアイデアを一つピックアップし、冒頭で紹介したアイデアシートに埋める過程でアイデアをブラッシュアップしてゆきます。

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ステップ④発表
1チーム3分で発表して終了です!

以上、ここまで約1時間と短い時間で進めましたが、各チームがアイデアシートを埋めることができ、発表に至りました。

POINT
アイデア出しから発表までの作業を、時間で細かく区切ることで、短時間でも効率的にアイデア出しが可能に!

※その他、ディスカッションを円滑に進める際に有効なテクニックまとめはこちらから。


発表&受賞アイデア

実際に発表されたアイデアと受賞アイデアをご紹介。

発表アイデア(一部紹介)
▼①トレーディングネームカード

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→トレーディングカードのような、部署だけでなく趣味や興味のあるビジネスなどを記載した社内交換用のネームカード(名刺のようなもの)を作り、毎朝"抽選座席"で隣り合った社員と交換し、会話の糸口を作るというアイデア。このネームカードを集めると特典がもらえる!といったゲーム要素をもたせた面白いアイデア。

▼②プロフィールののぼりを立てよう!

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→話しかけるきっかけとなるような、自身の趣味や業務などを書いた"のぼり"をデスクに立てかけるというアイデア

▼③トキメキ☆オフィス〜3日間の恋〜

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→抽選座席を1日ではなく3日間に伸ばすという現状ある「抽選座席」の改善案。

優勝アイデア
▼「座席抽選のアルゴリズムを個人プロフィールから作成」

BT受賞アイデアシート

→現在実施している抽選座席を、完全なランダムな座席抽選ではなく、社員の簡単なプロフィー ルから共通項を持った人を近くに配席するというアイデア。普段コミュニケーションをとった事の無い人同士でもコミュニ ケーションのきっかけを生み出そうとしたアイデアが優勝しました。
優勝チーム↓

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アイデアソン後の成果

「今回はアイデアソンということ自体を会社として初めて実施でき、そのフレームワークを学べたことが会社として一番の成果でした。今回の取組のみならず、社内でアイデ アソンの取組を拡大していきたい。 」というお言葉を頂きました。

さいごに
社長さんがとてもユニークで、社員の方との距離も近く、楽しそうな会社でした!アイデアソンも和気あいあいと進められていましたが、まずは日頃から上司と部下が話しやすい環境作りが大切ですよね。
そのきっかけの一つとして、今回のようなアイデアソンを定期的に取り入れることが、不満や理想を気軽にぶつけ合える機会になるのでは!と思いますので、ぜひ社内コミュニケーション活性化のきっかけとしてアイデアソンをご活用下さい!^^

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アイデアソン設計のご相談は下記からお気軽にお問い合わせ下さい!
【Mail】info@new-ron.com

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#NEWRON株式会社CEO #近畿大学薬学部卒 #薬剤師 #ディスカッションラボ所長 #さかい起業ラボ #ヘルシーラボ 学生時代に起業し、その知見を活かして現在、近畿大学経営学部で非常勤講師として社会起業家育成講座と、ビジネスデザインの講義を担当しております。東京↔大阪2拠点