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メールボックスの整理はマーケティングの効率を左右します
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メールボックスの整理はマーケティングの効率を左右します

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電子メールの受信箱が乱雑にあふれかえっていると、克服すべき困難な障害になることがあります。スパムメールや迷惑メールは、気が散るような通信の流れとして、すぐに増えてしまいます。特に、メールが主な業務である場合は、このような乱雑な状態は生産性を低下させる可能性があります。それだけでなく、重要なメッセージが他のメッセージに埋もれてしまうこともあります。ここでは、受信トレイを整理し、重要なメールを整理するためのいくつかの提案を紹介します。

迷惑メールの配信を停止する

受信トレイにある迷惑メールを削除するのは、定期的に送られてくるメールの配信を停止するよりもずっと簡単です。しかし、長い目で見れば、これで時間の節約になるでしょうか?1、2分かかるかもしれませんが、頻繁に迷惑メールを送ってくるサイトのメーリングリストから自分を外すことを検討してみてください。そうすることで、迷惑メールが受信トレイに表示されなくなり、それを取り除く手間を省くことができます。

フォルダーとカテゴリー

多くのメールサービスでは、受信トレイにフォルダーを作成することができます。グループやカテゴリーごとにメールを分類することで、必要なときに必要なメールを簡単に見つけることができます。フォルダをたくさん作りすぎるのはよくありません。仕事でメールを使う場合は、仕事用のフォルダを1つ作るよりも、件名ごとに複数のフォルダを作った方が便利です。メールサービスによっては、送信元などの条件によって自動的にフォルダ分けしてくれるものもあります。

タグとラベル

フォルダは受信したメールを整理するのに有効なツールですが、いくつかのカテゴリーに分類されるメールにはあまり役に立ちません。メッセージにタグを付けることで、後で分類できるように印をつけることができます。1つのメッセージに複数のタグを付けることができるので、状況に応じて分類することができます。

フィルタを設定する

メールサービスによっては、特定のメッセージを特定の方法で処理するようメールサービスに指示するフィルターを設定することができます。例えば、迷惑メールの送信者があなたをメーリングリストから削除しない場合、その送信者からのメールをすべて自動的にゴミ箱に入れるように設定することができます。また、特定の単語やフレーズを含むメッセージを特定のフォルダに自動的に送ることで、フォルダを整理するのにも便利です。

メールを検索する

メールには、受信箱の中のメールをすばやく検索するための便利な検索エンジンが付いています。このツールを使えば、特定の人物や企業からのメール、特定のメールアドレスに送られたメール、特定の単語を含むメールなどを簡単に検索できます。特に、受信トレイに紛れ込んでしまった古いメールを参照したい場合に便利です。

メンテナンスを怠らない

どのようなツールを使って受信トレイを整理しても、また新たな混乱が生じないようにするためには、整理整頓が大切です。フィルターを設定すれば、多くのメールは自動的に整理されます。必要に応じてファイリングシステムを更新し、受信トレイに表示されるメッセージに新しいフィルターを適用するようにしてください。受信メールが溜まっていくのを待つのではなく、受信したらすぐに対処するように心がけましょう。

受信トレイをきれいにすれば、仕事でも家庭でも時間の節約になります。ほとんどのメールサービスでは、ここで紹介したようなツールを使って、あなたに代わって多くの作業を行うことができます。
これらのツールの設定には時間がかかるかもしれませんが、受信トレイを整理することで時間と労力を節約できるのですから、それだけの価値はあると思います。

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take2013a
埼玉県在住のITシステムやWebマーケティングの自称作家。企業務め25年の後、フリーランス21年を物販/コンサル/社会人教育に集中。海外でも10年ほど在住。主にビジネスコラムに組織の活動、コミュニケーションなどのエッセイを執筆します。通奏低音が好き、基礎疾患と後遺症に悩む日々も。