OA化、IT化、格好よくDX化と言ってみよう

会社の中でペーパーレス化が進み、経費計算などを行うとき、業務の効率性はもちろん、紙の伝票を精査、捺印などしていた人材のリソースをほかの業務に振り替える、または集中させることができるため生産性の向上にもつながるということでOA（オフィスオートメーション）化が急速に進んでいます。
OA化、懐かしい響きですね。ブームになった２０～３０年前に実施するチャンスはあったのですが、当時は紙の文化や税務制度（国が、税務署が紙とハンコ文化だった）抵抗にあって実現しなかったのです。国際社会から取り残されていることが明らかになった今、急速に進めようとしているわけです。

電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる証憑類を、紙ではなく電子データとして保存を認める法律です。コンピュータ化の進んでいる企業では、大助かりです。
企業がキャッシュレス化を図るうえで、電子帳簿保存法がどういった内容なのかを把握する必要があります。

請求書や契約書、帳簿など国税関係の文書をデジタル化して管理するためには一定の要件を満たす必要があります。
その要件が定められた法律が「電子帳簿保存法（以下、電帳法 )」です。2005年に制定されていますから、本格運用するまでに、また20年近く経過しています。

電帳法では、これらの文書を電子ファイルとして保管する際に、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たすことが求められています。
「真実性」とはデータが改ざんされていないこと、「可視性」とは明瞭に内容を確認できデータを必要な項目で検索できることを指します。

多くの業務システムや電子契約サービスでは、操作履歴の記録や認定タイムスタンプを付与する機能が搭載されており、それらを利用することで
真実性を確保することができます。一方、可視性の確保においては、検索機能が電帳法の要件を満たさないものもあり、その場合、文書の保管に可視性の確保を担保する別のサービスを利用する必要があります。

また、文書管理の簡略化やテレワーク対応など業務効率化のためにも、クラウド上に文書管理体制を構築し、あらゆる文書を保存し文書管理を一元化したいというニーズも多くあります。すると、在宅勤務だろうが、オフィスやサテライトオフィスだろうが、勤務場所は問わずに、必要な文書にアクセスできるわけです。

やっとOA化、IT化の実現のタイミングが来た。さらには、業務を改造して自動化という切り口を加えて、格好よくDX化と言ってみようか。

表題画像は、KASUMI　から借用しました。