技8: 会議の意味を今こそ問い直そう

現在の特殊な状況下でリモートワーク・時差出勤・時短勤務によって会議の件数が減った読者の方が多いのではないかと思います。会議が減ってみなさんの業務スピード・効率性は変化したでしょうか？決めるべきことが決まらなくて困っている方もいれば、影響はほとんどない、むしろ業務効率が上がった人もいるかもしれませんね。

【会議が減って業務が回らずに困ってしまった方】
お勤めの会社ではITツールを活用しておられますでしょうか？【ZOOM・chatwork・LINE for Business・Google Meet】などいろいろなツールがあり、画面共有で資料も説明できます。「現状課題・対処法・対処法を実行するためのコストと成果見積」が会議資料に簡潔に記載されていれば、場所は関係なく決断が下せるのでないかと思います。
今まで参加者が一堂に会さなければ物事を決められなったという会社には、ここで思い切ってITツールの導入を提案し、定期的に決定が下されるようにお勧めしてみることもよいかもしれません。この立案・遂行だけでもプロジェクトマネージャー業務としてとてもよい経験だと思います。勇気をもって手を上げてみるべきです。
（面白い話を知人から聞いたのですが、カメラをOnにして自分の顔や自宅の部屋が映り込むことがプライバシーの侵害だ！という強く反対する社員もいるらしく、マネージャーは大変な世の中になったなと思います。逆に極端な例がTwitterで公開されていたのですが、カメラOnは絶対で自宅なのにスーツでビデオ会議に参加しなくてはいけないと会社もあるらしいですね。私個人としては、カメラOn/Off自体はどうでもよい問題で、積極的に参加することが重要だと思います）

【会議が減って逆に業務効率が上がった方】
今まではなんだったのでしょうね（笑）
細かすぎる会議資料作成、電子資料が読めないと文句を言う年配社員のための印刷・ホッチキス止め、若手社員をダメだしするためだけに発言し会議時間を延ばす中堅、部門間の政治的ないがみ合い、議題を読み上げるだけのファシリテーターのせいで議論が発散して空中分解、など種々の要因により無駄な時間になってしまったのだと推測します。単なる情報共有ならメールで行い、本当にビジネス上重要で上長の決定が必要な議題だけ俎上に載せるべきだと思います。今回の非常事態で、形骸化した仕事のフリの時間潰しのための話し合いと本当に重要な決定のための会議の違いが鮮明に判別されたと思います。そして平常時になり社内会議スケジュールが元に戻ってしまう前に、「あの会議ってやらなくても業務に支障なかったですよね？」と上司や同僚からの同意を得ておけばよいと思います。
会議の在り方を見直し、提案をまとめ、発表をすることも、時間削減のためのれっきとしたプロジェクトマネージメント業務であり、付加価値の高い仕事です。

日本人は常に改善を実施することによって繁栄してきた民族だと思っています。（KAIZENは世界共通語にもなっています）そのKAIZENの速度が諸外国よりも鈍ってきたときが、日本の没落の始まりであると個人的に考えています。今回のような苦難のときこそ、創意工夫によって一段会社のレベルを引き上げる機会だと感じています。会議は小さな例に過ぎませんが、時間を有効に使うことのよいきっかけとなると思います。