やめることから「始まる」改革
以前から働き方改革で「やめること」「変えること」から改革が進む。という話をしてきました。
「新しいことを始める前に、やめることを決めよう」の記事、まさにここがポイントだと思います。
DXも働き方改革も「やめること」「変えること」から始める
改革を行う際、良く「効率化を進めるために改革を行いたい。」というご相談を頂きます。しかしながら、良く話を聞いてみると「今のやり方は変えずに」「仕組みやツールを導入することで効率化したい」という話が結論になっていることが多いです。
このケースの場合、DXや働き方改革がうまくいかず、また効率化が大きく進まず頓挫することが多くります。
なぜ、うまくいかないのでしょうか？
それは「今の状況を変えない場合、効率化が進まない以上に、負担が増え、結果的には効率が落ちるため」です。
なぜ、そうなってしまうのでしょうか？
「新しいこと」は負担になる
DXや働き方改革を進める場合「ツール」を「アドオン」することで「効率化」を期待する相談が非常に多いです。
ただこの場合、大抵の場合はうまくいかない結果になります。
なぜ、うまくいかないのでしょうか？
それは「アドオン」、つまり「追加」すると「今の状況」に「新しいコト」が増えるため、その「新しいコト」を回すために「余計なリソース」が必要になるためです。
「効率化するツールなのだから、いずれ効率化して負担が軽減するのでは？」と導入を決定する側からは思われていることが多いのですが、現場目線で見ると、一時とはいえ「新しいコト」を「追加して実施する」必要が出てくるのです。
追加する訳ですから「今」の「業務量」に「追加」で「実施するためのリソース」が必要となります。
この瞬間、DXで効率が悪化し、就業時間が長くなってしまうことに繋がる可能性が出てきます。
「いずれ良くなるのだから負担が増えても仕方ない。」
では、負担が増え、改革の効果が感じられず、「続かない」ということが現場で発生してしまいます。
「やめること」は効果が高い
また「やめること」は、改革にとって高い効果を発揮します。
働き方改革の例で説明しましょう。
過去に受けた働き方改革相談で一番多かった課題、それは「会議」です。
会議は「議事録が大変」「拘束時間が長い」「多すぎて他の作業ができない」と色々な無駄を感じている人が多い「働き方」です。
そのため、会議の効率を上げるために「議事録の自動化」「会議案内や会議室予約の電子化」などを望む声が多いのですが、それらにより得られる効率化効果はそれほど高くありません。
なら、どういうものが効果が高い対策なのか？
それは、「無駄な会議をやめる」「会議自体のやり方を変える」ことです。
例えば、「情報共有を行うための定例会」などが多く存在します。この会議の場合、発表者は一部に限られ、多くの参加者は「聞くだけ」になることが多いです。つまり、情報発信者以外は「情報の共有を受けている」だけなのです。
オンタイムで、多くの人の時間を拘束し続ける意味はありません。
情報の共有だけであれば、SNSでも可能ですし、メールなどで要点だけを伝えることで多くの人の時間を解放することができます。
1週間に半日(4時間)の共有会議が1つ無くなるだけで、参加者の多くの人の12％の時間を別のことに充てることができます。
つまり「情報共有の会議ひとつやめるだけ」で業務効率が1割以上上がるのです。
「会議室予約のデジタル化」「議事録のデジタル化」以上の効果が即出ることになります。
浮いた時間で新しいことが始められる
この浮いた時間を使うことで、新しいこと「DX」「働き方改革」が進められるのです。
業務時間の1割を充てられるのであれば、かなりの新しいことができるのではないでしょうか？
逆にこの時間が無ければ、新しいことを行うのは難しくなります。
まずは、「やめる」「変える」ことを行ってみてください。