リソース分解で進む仕事術

　今回は、仕事をする上で欠かせないタスク管理ですが、苦労されている方が多く見受けられます。　　　　ToDoリストなどで管理される方も多いと思いますが、それでも忘れてしまったり、リストが積み上がると焦ってしまったりします。今回はそういう働き方を変えるためのヒントをお話します。

「仕事の量」把握できますか？

　私もその昔ToDoリストを使い、タスクを管理していました。

　ToDoリストの中には、進捗が何%かど詳細に入れられるものも多く、全体的に俯瞰し今の自分の状況などを把握することができます。ただ、ToDoリストなどで管理していても期限を過ぎてしまったり破綻してしまい、結果業務がうまくいかないことがあります。私自身も詰め込みすぎたのかどうにもならない状況に至ったことが何度とあります。

　ToDoリストは自分が抱えている仕事の数、その進捗を見るには良いツールなのですが、私自身はその中で一つ足りないものがあったため、ある瞬間からToDoリスト運用をやめました。

　足りなかったもの。それは、「自分のリソース」です。
　自分のリソースといっても様々ありますが、私の場合は「自分の時間」です。

　ToDoリストなどのアイテムリストは今の仕事全体を俯瞰することが可能ですが、それらを自分のリソース（時間）などの中でどの程度占めるのか。がいまいち把握できません。また、最終期限とその進捗状況を見える化することで遅れているか、進んでいるのか。を見ることができますが、自分の時間のうち、どこまでを一つ一つのタスクで占めるのか？は見ることができません。

　正直にいうと、私の場合は仕事とプライベートの間が非常に不明確です。

　いつも仕事しているようにも見えますし、それは仕事の枠を超えているのでは？ということもやっています。

　ですので、私の仕事に関する時間は24時間365日存在します。
　とはいえ、食事や睡眠をとりますし、ちょっとした趣味なども行います。

　自分にとって、有限である時間管理をToDoと合わせることで、自分の限界（この場合は時間不足）を超えない管理が可能になります。

プライベートもビジネスも一つの予定表で管理

　私の場合は予定表管理としてOutlookを使っています。
　この予定管理ですが、通常は15分単位で自分の予定を入れ込むことができます。
(もっと細かく刻むことも可能です。)
　当然、チームメンバーや同じ社内の人間も私の予定表を参照することができますし、予定を入れることが可能です。仕事をする上では完全オープンな予定表となっていますが、この予定表にToDoが発生した際、リストを作るのではなく、予定に入れ込みます。

　例えば、とある講演の依頼があったとしましょう。
　その講演を行うためには、当然資料を準備する必要があります。
　また、準備だけではなく、場合によっては新しい情報を調査する必要もあります。
　事務局の方々との顔合わせや案内向けの情報などの提供も必要になります。

　1つのToDoでも、たくさんの「タスク」が生まれます。

　これらをそれぞれに分解してまずは期限までの間にそれぞれのタスクの必要時間分予定表に埋めていきます。この埋める行為を行うことで、全体でどのくらいのリソース（時間）が必要で、いつくらいまでにタスクを行っておく必要があるのか。が把握できます。
　相手の予定もあるので日時が確定していない。という場合もまずは想定で予定を埋めておきます。日程調整が完了した時点でまた予定の日程を変更します。

　また、私のビジネス用の予定表はプライベートの予定も入っています。

　周囲の人に対し、私自身の公私含めた予定が立て込んでいるのかどうかを知ってもらうこともできますし、時間が重なることもありません。
　また、どうしてもその時間が必要な場合は、連絡してもらい、その他の時間に移動可能かを検討します。
　埋まっている時間は全て把握できていますので、予定を変更するにも空きを簡単に探せます。
　もし、このToDo起因やプライベート起因以外の時間が必要になった場合は即座にその予定も入れます。

　最近疲れているのでここで一休みしたい
　場所を変えて気分を変えたい
　数時間静かに検討する時間が欲しい。

　これらの予定も予定表に入れておきます。

　また、どこか出先にいる場合などは仮予定でその場所を予定表に入れておくことで「出張中に別のオンライトでうち合わせをセットされる」なども防ぐことができます。

　その場所ならこういうタスクができる。この場所ならこの人たちとリアルに打ち合わせできる、なんてことも一目で把握することができますし、「近くに来ているのであれば直接話したい」という人も予定を見て設定してもらうことが可能になります。

リソースを公開すれば副次効果も

　自分のリソースを公開することで自分の時間管理もできますが、他の依頼者に対し「この忙しさの中でこのタスクを頼んでも良いのか？」という感覚が生まれます。
　私の場合は、予定表空間恐怖症（笑）のため、隙間があれば埋めてください。と申し上げていますが、そういう人は稀で普通は8割も埋まると「大変、これ以上仕事できないのでは？」という感覚になると思います。

　その感覚は予定表を見た依頼者も同じです。

　無駄にやり取りをすることなく、忙しい場合は重要な案件だけ精査して持ってきてくれる様になります。
　時間を公開しているわけですから相手側も入れられるタイミングの把握や無理なToDoを突っ込むことも難しくなります。

　本来すべき仕事が全て見える化すれば、心に余裕も生まれますし、無理もしなくて済みます。例えば自分の限界が8割だとわかっているのであれば残りをブロックしておけばオーバーフローすることもなくなりますし、手戻りなどもマークしておくことで本来の計画された工程だったのかどうか。などの把握も可能になります。