「タスクが多い人」におすすめの処理法
今日は、私の働き方・・・というか、生き方？な話です。
みなさま、作業を頼まれていて「忘れていた」ってこと無いですか？
私はたくさんあります（苦笑）いや、ありました。かもしれません。
タスクの発生タイミング
みなさま、何かしらの作業・タスクってどんなときに発生しますか？
大抵の人は「自分が予期しないタイミング」なのではないでしょうか？
いきなり頼まれる。
想定してなかったタイミングで依頼がくる。
忘れたころにやってくるタスク。
みなさまはそれらいきなりやってきたタスクについてどう管理してますでしょうか？
ToDoリストを導入する。メモ帳にその都度記載してマークを入れる。締切をスケジュールに書き込む。色々なやり方をしている人が多くおられます。
どの方法でも、記載する、確認する。など手間がかかります。また、確認を忘れてタスクが漏れてた。ギリギリになって気づいて徹夜。様々な事象が発生します。
完璧な管理って難しい
私の場合、その昔は電子手帳のToDoを使ってタスク管理をしていました。
終了したものは、フラグを消し、終わってないものを一覧で定期的に確認する。
締切に近くなったものからアラートをあげ進めていく。
このやり方でもやはり「忘れる」ことが多くありました。
時間が少しでも経過すると頼まれた詳細を少しずつ忘れ、結果的に億劫になり後回し、締切ギリギリにもう一度、一から依頼内容を確認して一気に仕上げる。
そんなやり方をしていました。
結構ストレスにもなるし、手間もかかるし、ぎりぎりに焦りまくる。
とても非効率なんです。
そこで、20年くらい前からあることを始めました。
タスクが降ってきたら即処理して返す
それが、タスクが発生したら即座にこなし、終了させる。という処理法です。
タスクが発生した際に即時処理する訳ですから、完成度などじっくり進めたものに比べると少し落ちるものになります。
自分はクリエイター気質ですから「この完成度で良いのか？」と考えてしまうことも多くあります。
でも、「完成度は少し妥協して即こなして終了」させるのです。
こうすることで「タスク管理」「タスク内容の忘却」が大幅に減りました。
当然タスク時間が半端なく取られる作業もありますが、そんな作業もその場で着手します。
ただ、即座に終わる訳ではないので、最初の数十%程度の処理を先に進める感じです。
すぐ終わるタスクなら基本「どんな状況」であっても即処理します。
「歩きながら」
「ベットの中で」
「風呂で」
「電車の中で」
「会議中」
あらゆる場所・状況で即座にこなします。
今時はクラウドサービス＋モバイル端末であらかたのことができます。
そのままステイする理由はありません。
「そんな仕事の仕方をしていると休まらないのでは？」
と指摘されることも多いですが、
「オンオフを高速に切り替えることができれば、実タスク処理時間が短くなるので、結果的に休まる時間が増える。」
と感じています。
また、精神的にも良いですし、依頼を頂いた相手の印象も良いです。
このタスク処理の仕方を「高速スイッチング処理法」と呼んでも良いかもしれません。
タスク主からも、
「もうできたの？」
「頼むとすぐに出てくる！」
という反応がありますし、時間をかけているわけではないですから依頼した側も依頼内容について煮詰まっていたり忘却していないので即座に内容を判断できます。
依頼された時のフレッシュな感覚で受け取ってもらえます。
まさにWin-Winの関係です。
また、マルチタスクではない。という方にもおすすめです。高速にシングルタスクをスイッチして処理していく感覚です。この処理法を高速にこなして行くことで疑似マルチタスクが実現できます。
タスクの分解する
「そう言われてもそんなにすぐ終わるタスクばかりではない。」
とおっしゃる方々も多いでしょう。
そういう方におすすめなのが、タスクの分解です。
一つの大きなタスク捉えてしまうと進めにくい。
億劫になる様なタスクを分解してそのパーツをこなしていくパターンです。
分割することで短時間処理が沢山生まれ隙間時間でこなすことができ、またそれぞれに関連性があるため、忘れなくなります。体で覚える感覚ですw
忘れがちなパターンは「依頼されたタスクに何も着手せず放置」したケースが多いです。細分化して少しでも取り組んだタスクは既に着手済であり、細分化したタスクが進んでいれば次にこなすべき処理。という認識が生まれます。
私自身は関心の低いものは忘れがちですし、本来はぎりぎりになって思い出すくらいズボラです。
そんな私だからこそ即タスク処理のおかげで忘れる率がかなり低くなりました。
(ゼロではないです。)
依頼頂いた相手も即処理済になるため、「ヤツに頼むと速攻出来上がる」と認識してもらえます。
溜め込んでいるストレスも無いですし、溜まったことによる負担もありません。
タスクの細分化、即時処理を実践するには
タスク処理を即行うためには、
・自分のスキル・処理速度を認識すること
・物事を分解すること
・どんな状況でもやっちゃおう。というモチベーション
・実行できる環境
が必要です。
仕事の仕方に多様化が求められる現在、ワークスタイルの変化と合わせて自分の仕事の仕方もアップデートしてみませんか？
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