SaaS の導入のコツ (#1 検討編)
こんにちは！
zoobaは、SaaSを効率よく管理するソリューションの提供を目指しています。
さまざまな企業のIT担当者とお話をさせていただく中で、SaaSを導入するために必要なステップや、気を付けるべきポイントは何かといった質問をたくさんいただきますので、今回はSaaS を導入リリースするまでに必要となるプロセスをまとめてみました。
SaaS導入および選定にお役に立てると幸いです。
以下は、SaaS導入に関する一連のプロセスとなります。
今回は検討編を説明していきたいと思います。
全体の流れ
#1 検討編 (今回)：
現状の業務の課題と実現したいことの課題
製品比較検討
セキュリティ・利用規約の確認
#2 検証編：
検証環境の準備
検証項目の作成
検証
導入の判定
運用フロー整理
スモールスタート
フィードバックからの修正
#3 導入編：
運用体制の決定
アナウンス
導入
効果測定
クローズ
現状業務の課題と実現したいことの整理
まず、SaaS 導入を行いたいと考えるには理由があるはずです。
この時に、5W1H (以下Whereは省略しています) にしたがって、本当に実現したいことを整理することが大切です。
ここがぶれると、不要な機能がついている製品を買ってしまった、実現までに時間がかかってしまい、結果課題が解決されないなどが発生してしまいます。特に重要なポイントを以下に記載します。
Why（なぜやるのか）
SaaS を導入したいとおもう理由があるはずです。解決しようとしている課題はなぜその製品であれば解決できるのか、なぜ既存製品や別のソリューションではだめなのか、どういった効果があるのか考えてみるとよいかと思います。
Who (誰の)
課題を解決したい人はだれでしょうか。管理者でしょうか、従業員でしょうか、プロジェクトメンバーでしょうか。解決したい人は便利になるが、管理が煩雑になったり、一方で別の人が不便になるなどはないでしょうか。様々な立場で考えることが重要な場合もあります。
What (なにを)
解決したい課題はなんでしょうか。どこに困りポイントがあるのか、解決したいものを箇条書きで書いてみることをお勧めします。
When or by when (いつ、いつまでに) 重要度
いつまでに解決したい問題が整理することによって、 その課題の緊急度がわかります。 すぐに解決する必要がある場合は緊急性が高いことが多いです。 しかし、放置することによって、後に大きな問題となる可能性があるかという点で考えることも重要です。
How (どのように)
課題をどのように解決するか、できることを期待するのか箇条書きベースで書いてみると良いです。 ここがSaaSで満たせるのかが重要なポイントです。 製品やソリューションを提供して終わりではなく、どうなったら成功と言えるのかも考えることが重要です。
導入後の効果測定で正しく成果が得られたかを計るために、実際の例と整理用のスプレッドシートを用意しています。導入前の効果予測指標として定量化しておいて、振り返り出来るようにしておくことが重要です。
(下記から入手可能です。)
比較検討
実現したいことの整理がついたら、比較検討です。導入しようとしているSaaSのカテゴリーを調べ、調査します。
・課題をどのように解決できるか
・費用対効果はどうか
・できること / できないこと
・製品ごとの特徴
・導入事例
セキュリティ・利用規約の確認
製品導入にはセキュリティ・利用規約の確認をしっかり取ることをお勧めします。
過去にセキュリティインシデントが発生していないか、第三者機関の承認をとっているとポイントになる場合もあります。
また、利用規約の確認は重要です。データの利用範囲などが意図したものであるか、ご確認をいただくことをお勧めします。
では、じっくりと比較検討ができたところで、次回は検証で必要なプロセスをご紹介します。
以上のことをマトリックスにして比較してみると良いと思います。この記事の終わりにダウンロードのリンクを貼っています。
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次回は#2 検討編です！