小さな介護施設のLINEWORKSグループの中身と振り返りと課題とこれから

介護施設の情報共有をLINEWORKSを使用し、活用方法・事例などをnoteに書きます。職種、年齢、電子機器に疎い人が働いてる介護施設でどうやってLINEWORKSを導入したか、導入した道のりをここに。

こんな人に読んでもらいたい
・LINE WORKS 導入して1年未満の人
・LINE WORKS 導入したての人

これは秋田県の田舎町の介護施設がみんなで進める情報共有を書いたものです。商品の詳細、説明などはお手数ですが「LINE WORKS」を検索して下さい。

どんなところでLINEWORKS使っているの？

秋田県能代市二ツ井町を中心に複数ある介護事業所の情報共有として使用しています。私は「LINEWORKS発起人兼担当者」という立場で現在３施設51人のLINEWORKS運営に介護職員をしながら関わっています。

私の職場はこのような形でLINEWORKSを使用しています。

LINEWORKS使用開始2020.5〜（10ヶ月）
契約プラン：フリープラン→ライトプラン（7ヶ月〜）
メンバー数：51人（3事業所：ショートステイ2つ/デイサービス1つ）
グループ数：64

今回お話ししたいことは「グループ」についてです。
・介護施設ならではのグループ
・小さい会社ならではのグループ
・グループの中身について紹介します。

私が作成したもの。主導で動いているグループのみ共有します。

中身

どんなグループがあるか（古い順に）
・業務改善会議
・各委員会
・看取り利用者共有
・議事録まとめ
・サポートグループ
・事故報告→対策共有
・各委員会議事録報告
・実習生関連

詳しく説明　タイトル　△○◎
△…改善の余地多いにあり
○…とりあえず及第点
◎…伸びしろたくさん

・業務改善会議　△
→介護職員だけで構成されているグループ。日々の報連相を共有
例：井上さん食事形態変わりました。山田さん居室変更してますなど
ささいなこと、ふとした質問・不安なども気軽に共有し誰かが答える
「雑談」要素が強いグループ。個人への連絡は＠メンション機能を使用。

・各委員会　△
→4つある委員会を1つずつにグループしメンバーを入れて報連相を共有
例：今月の研修は何をするか。開催日はいつか、準備するのはあるかなど
ささいなこと、ふとした質問・不安なども気軽に共有し誰かが答える
「雑談」要素が強いグループ。個人への連絡は＠メンション機能を使用。

・看取り利用者共有　○
→利用者が「看取り期」に入った際に作成。利用者情報を中心に共有
例：夜間の様子、状態変化と施設としての対応。様子を画像・動画に収めることあり。夜間何かあった際は管理者へ電話だがそれ以外の情報はこちらで共有が多い。時に家族様も加わり最期のどう迎えるかの共有をする場合もある。※現在2名実施、3人目進行中。

・議事録まとめ　○
→全ての議事録を集めたグループ。メンバーは施設全職員（LINEWORKSを使用している全員）議事録のみ共有するので返信は不要（スタンプ/了解などもなし）既読で確認する。毎月10本前後の議事録共有される。自分のアカウントをもっていないパート職員は出勤時、会社アカウントで確認する。

・サポートグループ　◎
→新人、実習生の日々やったこと、改善点などを本人＋先輩職員複数名のメンバーでグループを作る。例：実習生であればノートに書いたことを写真で共有。新人だと課題に対してどうだったかを入力し先輩職員から振り返りをもらう。

・事故報告→対策共有　○
→施設内での事故に対してのみ共有するグループ。メンバーは施設全職員（LINEWORKSを使用している全員）管理者が進行を行い、事故報告書の共有→原因共有→事故対策共有を他職種が意見を出す（第一発見者は必須で共有に参加する）

・各委員会議事録報告　◎
→初めた頃は委員会が作成した議事録を全体グループに共有し上役3名（施設長・総括・管理者）が別々にコメントを入れると通知が多くまたそれだけでタイムラインが流れてしまったことがあったので各委員会の議事録にコメントを入れるためのグループを作成。1.委員会で議事録作成し委員長＋上役がいるグループへ議事録を提出。2.上役がコメントし「議事録まとめ」へ共有することでタイムラインが議事録で溢れることがなく「議事録専用」のグループを作ることによって「見やすくなった」議事録のみ共有するので返信は不要（スタンプ/了解などもなし）既読で確認する

・実習生関連　△
→1期生（2年目〜）、2期生（これから）に向けて施設的にどのように研修・教育していくかを共有するグループ。2期生からは同系施設へも関わるので施設間を越えて担当者を選び内容共有を行う。例：1期生の目標設定。2期生の入国までのながれ、実習生の年間スケジュール・担当振り分けなど

※ひとつずつの具体的な改善案は別noteに書きます。

振り返り

紙より情報が「手軽」「身近に」届く◎
「あのノートを見ないとわからない」ということがなくなった。
知りたいことはすぐに自分のスマホからアクセスできることが
どれだけのストレスが軽減されたか。
「あ、看護師さんノート書いているからあとにしよう」この2分の待ちと
3分の書き込みが気づけば当たり前のように「残って書く」を定着させていた。「残って書かないと行けない環境は悪であり改善が必要」
「書く以外の選択肢を今の世の中で選べる環境は介護施設も一緒」

上手くいったものでも「変化」させより「使いやすく」
議事録関係の話：
紙で書いていた議事録がオンラインになった○→議事録がタイムラインに溢れるようになった△→はじめのうちは数も少なかったのが今後の展開を視野に入れ「見やすさ」を求めた時に「どうすればタイムラインがいっぱいにならないか」を考え「別のグループで共有する」＝「議事録まとめ」をやってみた○→今度は議事録自体の数が増えて（5→10）しまい加えてコメントすると「どれがどれだが分からなくなってしまう」ことが起きた△→委員長が提出した議事録＋上役のコメント＝完成された議事録を全体で共有するのではなく「ワンクッション入れた方が良い」ということで委員長＋上役のみの「議事録報告グループ」を作成◎これで全体のタイムラインに情報が溢れることがなくなった。

課題

情報量が増えた。正直、追えないことある。
課題は情報の川をどう整えていくか。
上流（情報の出発点）からのどのような川を経由して目的まで流していくか
速さは？（単独で届ける？みんなに届ける？）傾斜は？（上からドンと？各担当を経由して？）どこに中間地点（グループ）を置くか、意見を聞いてみるか（アンケート）今後に備えて川の幅は広くするか狭めるか、、、ここで「た、たいへんだ〜気づいたら（情報の）洪水になっている」にならないように。どう対策をしていけばいいのか。なった時にどう対応すれば被害が最小限で食い止められるか。また同じ失敗をしないようにすることができるのか。全ては「反復でしかない」「これが完璧だ」はない。「今は完璧だ」はあるがずっとは完璧ではない。そもそも完璧を目指していない。目指すところは鉄骨がガチガチに固めた川でもジャングルみたいな川でもない、欲しい時に欲しい情報がその人にちょうど良いタイミングで届く川。

これから

・作っては直すを繰り返す。
・作ったものを社内外に共有する。
・他のものを見にいく。

さいごに

今私は3本の川をデザインしている（ショートステイ2本とデイサービス1本）

1本は川自体、ほぼ出来上がっていてその周辺環境をどうするか、
新しい風（新人、実習生）が来た時、より良くするにはどうすればいいのかを考える段階に来ている。本流のデザイン設計。

1本は勢い（上からドンと来て終わっていたり、意見の強い人からバッと流れてきて終わっている状況）あるところと整備（使い方、やり方がわからない人がどう捌いていいのかわからない状態）ができてなく流れが滞っている箇所がまちまちで待っている人のところまで情報が来ていない状態。発展途中の支流デザイン。

1本はやっと「川を作る」ことを決めて「これから」を考え出した川。経験（上の2本）をどう活かしてみんなが求めているものに仕上げていくかを考える始まりの川。

この3本の川が合わさった時、私たちが考えるケアがきっとある。
情報って最適さが大事。量が多くて溺れてしまってもダメ
勢いが強すぎると見る暇がない。誰にどんなタイミングでどのように
届けていくか。情報をデザインしていく。
そう思わせてくれる振り返りの時間でした。