お待ち頂くときに伝えること

お待ちいただく場合には、状況を正確かつ具体的に説明することが非常に重要です。明確なコミュニケーションを行うことで、ユーザーは待ち時間中に何が起こっているか把握し、ストレスの軽減に役立ちます。

情景が見える説明

まずは、状況を説明します。ユーザーには、「現在お待ちいただいていること、問題が発生していること、または対応に時間がかかっていること」など、その状況に応じて必要な情報を提供する必要があります。例えば、「現在、かなりの混雑が予想されます。誠に申し訳ありませんが、スタッフが対応するまで約30分間お待ちいただく必要があります」というような具体的なメッセージが適切です。

次に、具体的にどれくらいの時間を要するかを伝えます。実際に待たなければならない時間が分かっている場合は、それを伝えることです。しかし、待ち時間が予測できない場合、これを正直に説明するようにしましょう。たとえば、「現在、問題を解決するために、いくつかの作業が必要です。残念ながら、具体的な待ち時間をお伝えすることができませんが、スタッフができるだけ早く対応するよう努力しています」というメッセージが適切だと思われます。

最後に、ユーザーに提供できる追加情報を提供することも重要です。この時間を利用して、何か役立つ情報を提供できる場合があります。たとえば、ヘルプページへのリンクを提供することで、ユーザーが問題を解決するのに役立つかもしれません。

総じて、お待ちいただく場合には、明確かつ具体的なコミュニケーション、待ち時間の提示、そして可能な限りの追加情報提供が重要であることが分かります。