工数を算出する方法 -プロジェクト計画書を作るコツ-

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

わたしがプロコンサルとして参加しているiPM naviのコラムをご紹介します。

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プロジェクト全体の作業工数を間違えると、スケジュールが破綻して、当然の如くシステムのリリースが遅延します。

問題は、「プロジェクトでスケジュールが遅れるのはつきもの」と考えてしまうことです。

これが慣行になっているPMが多いこと...

折角、WBSで必要な作業を洗い出して、ガントチャートで成功するための作業順番を作っても、工数が間違っていれば、必ずプロジェクトは炎上します。

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こんにちは、プロコンサルの平山 理です。

私が参加しているiPMでは、PM初心者のスキルアップやDX時代に適応したいPMのリスキリングのサポートとして、iPM TRAININGを運営しています。 このコースの一つとして、『プロジェクト計画書の作り方』を講座として提供しています。

計画書を作る中で、プロジェクト体制を決めていきます。

受講されている人の多くは、体制とスキルの整理を別々に考えているようでした。

更に言いますと、スキル整理（=スキル一覧）と『工数の算出』も別物として扱っていることが分かりました。

正しくは、プロジェクト計画を立てる中で、プロジェクトを成功させるための『体制』を考えていきます。

そのために、プロジェクトに必要となるスキル、プロジェクトの特異性を考慮したスキルを洗い出していくことになります。

それらを整理したものがスキル一覧であり、プロジェクト計画書の体制というセクションの中に記載しなくてはなりません。

今回のコラムは大手コンサルファームでも使っている、プロジェクトのスキル一覧を考える過程で、どんな作業にどれだけの工数が必要なのか、工数を算出していく方法をWHAT・WHY・HOWの順番で解説します。

WHAT：工数の算出とは何か？

プロジェクトでは、成果物を完成させるために、予算を組んで開発工程に人員を割り振ります。

そのため、必要な作業量を人数と時間から工数を決めます。 これが工数を算出すると言うことです。

WHY：なぜ工数を算出するのか？

それでは、なぜ工数を算出する必要があるのでしょうか？

プロジェクトチームは、クライアントと約束した成果物の品質と納期を守らなければなりません。

そのためには、このようなことを把握しておかなければなりません。

・どのくらいの作業量があって、

・どのくらいの時間で完了できるのか

と言うことを把握することが大事です。

それには、予め工数が必要となります。

また、工数の算出を軽視すると、このようなリスクが起こるものです。

・納期が遅れる

・メンバーが疲弊する

・予算オーバーするプロジェクトが中止する

そのため、工数の算出は慎重に行なってください。

HOW：工数を考える

工数を決めていくには、2つのACTIONを踏んでください。

ACTION1：スキル一覧の作成

スキル一覧を作成するには、WBS、作業範囲記述書、組織のプロセス資源をもとに考えます。

プロジェクトで必要とされるスキルは、WBSの第3階層目のワークパッケージ単位に、過去の類似プロジェクトをもとに洗い出していきます。

また、必要スキルを間違えてしまうと、品質・コスト・スケジュール…etcに悪影響が出ます。

スキル一覧を作成したら、有識者のレビューを受けてください。

ACTION2：工数の見積もり

工数を見積もるにはWBS、スキル一覧をもとに考えます。

WBSの第3階層目のワークパッケージ単位に作業を完了させるための工数を見積もって割り当て人数を決めます。

プロジェクト計画では、要件が確定していない場合が多いものです。

そのような時は、ファンクションポイントを使った見積もりはできません。

過去の類似プロジェクトを参考に工数と作業に割り当てる人数を設定します。

もし、過去に類似プロジェクトがない場合は、団体標準の概算工数を求める算出式を利用してください。

また、必ずプロジェクトのリスクを考えて、バッファの工数を上乗せします。

このような2つのACTIONを踏んでプロジェクトの工数を決めていって下さい。

【事例：某PJのスキル一覧】
*プロジェクト計画書からの抜粋

まとめ 

今回は、プロジェクト計画を立てる中で、体制を考える上で、スキル一覧を作成する過程に絶対に実施なくてはならい『工数の算出』の手順を解説しました。

プロジェクトで必要とされるスキルを間違えると、準備していたWBS、スケジュールが、どんなんに正しくてもプロジェクトは実行途中で炎上して破綻します。

また、間違ったスキル一覧をもとに求めた工数は、言わずとも不正確な見積もりであって、プロジェクトの健全な進行に水を指します。

もっと言うと、WBS・スケジュール・必要なスキルが正確でも、最後の最後で工数の見積もりを間違えたことで、炎上するプロジェクトが多いものです。

そのためには、プロジェクト計画の段階で工数の算出する際に、これらを留意してください。

・要件が確定していない場合が多い。

・ファンクションポイントを使った見積もりは出来ない。

・類似プロジェクトを参考に工数と作業に割り当てる人数を設定する。

・類似プロジェクトがない場合は、団体標準の概算工数を求める算出式を利用する。

・リスクを考えて、バッファの工数を上乗せする。。

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