Boxやらかし・残念小ネタ集
yurineeです。今年はBoxアドベントカレンダーへ参加してみました。他の方々の投稿がパワーユーザーならではの知見だらけでとても勉強になります。
私、登壇ではそれっぽい発表してますが、実際はやらかしては反省し敗北感を味わってばかりの日々です。あえてそれを記事にします。他山の石としてどうぞ。
導入時、運用時のやらかし・残念案件たち
SSO必須設定とアカウント作成の順をミスって全ユーザー作り直し
いきなりですが導入設定時の失敗です。
サイレント状態で全員のアカウント作成→後日、SSO必須設定を有効化
テストアカウントで初回ログイン挙動を確認したら…あれ？パスワード設定メールが送信されるぞ？「アカウント作成メールは送信しない」をONにしてるのに？利用者にパスワード作らせたくないのに手順飛ばせないぞ？
アカウント作成タイミングがSSO必須有効化時点より前か後かが挙動の決め手らしい。エェェ〜
アカウント登録全部やり直し。
【回避策】個別にパスワード作らせたくないなら、SSO必須設定完了してからユーザーアカウント登録しましょう
うっかり設定変更でFAXデータが時空に消えた
メールアップロード機能を利用して、複合機が受信したFAXをBoxの特定フォルダに直接受信する設定にしていた
ある日、FAX受信通知を自分用に設定しようとしたユーザーが受信フォルダの設定画面で「メールアップロード設定をうっかりOFF→あ、違ったON」→保存を押さなくても即時反映という罠。
その結果、アップロード用メールアドレスが変わってしまいFAXデータをアップできず
システム管理者「Boxから『メールリクエストを処理できません』って通知メール来てるけど、どのフォルダや？」（本文にパスがないがFAXかもと推測）
原因突き止めて複合機設定を変更するまでの間、FAX届かず。複合機のログからデータかき集めたものの、いくつかの着信は時空の狭間に消失。
エラー履歴から送信元に再送信依頼＆社内お詫びと周知と後始末と…
【回避策】Relayでコピー転送、FAXから別ストレージと2重受信でバックアップ（障害切り分けになるので自社はこの方式を採用）
自分がブラウザ、相手がBox Driveを使用で意思疎通失敗
コメント機能使っても書き込みしても相手から連絡こないし、なんか話が噛み合わないなあ…と思ったらそういうことか！「言われるままに押してたら見慣れたフォルダになってくれたから便利に使ってるよhahaha！」
Driveではブラウザ版で使えるあれやこれやの機能がなく、ただのファイル置き場になってしまう危険。タスクもコメントもハイライトも見えない
社外コラボ相手の場合、Enterprise制御でDrive禁止にもできないし、つきっきりの導入フォローも無理だし
社内の場合でも拡張子未対応ファイルなどDrive必要な部署あるし
【対処法】ブラウザ利用を根気よくお願いする（Box社公式資料等を説明に活用）、最初からブラウザ利用を強く推奨する。可能なら利用禁止制御
共有リンクとコラボ共有覚えてもらえない ※多発
社内共有されているフォルダ。共有リンクマークがやたらとファイルについている…嫌な予感する！
利用者「社内でファイルを周知するには共有リンクでないといけないと思っていたので全部作成していた。面倒だなと思っていた」ですよね
コラボしている相手にはブラウザのURLを伝えたらOKと説明しても、なかなか覚えてもらえない
【対処法】画面で実演しながらマンツーマンレベルで根気よく説明…しても多発。誰かいい方法教えて下さい
承認タスク完了したファイルをコピーされる、消される
せっかく承認タスクで承認したのに、ファイルをコピーしたり原本削除するのやめてー。承認記録が消し飛ぶからやめてー（アクティビティはコピーされません）
【対処法】ベストは権限設定やBox Signかもしれませんが、承認タスクで十分なことも多いので教育で対処。大事なフォルダには通知設定しておいて、削除が発覚したらゴミ箱から回収してます。他に方法あるかもしれませんが標準機能しか使ってないのでわかりません。
残念系小ネタ
私だけ…？いやいや同士がいるはず。残念な気持ちになる瞬間
ブックマークを作成しようとしてうっかり共有設定アイコンをクリック（マーク似ててややこしくないですか！）
社外コラボ申し込んだら返ってきた回答が「Dr◯pboxは禁止なんです〜」
（それは別サービスですね、説明不十分で申し訳ない）Boxファイルを閉じようと間違えてブラウザの×を押してしまう
（思わず声が出る。学ばない自分）私「メタデータ設定したからこれで検索してみてください」
利用者「iPhoneアプリではメタデータ検索できないです」
私「そうでした忘れてましたゴメンナサイ」
Boxさんアプリでも検索できるように実装お願いします。私「メタデータ設定したからこれで検索してみてください」
利用者「共有リンクから開いた人はメタデータ検索できないです」
私「そうでした忘れてましたゴメ(ry」
現在進行形で困っています。どうしたもんか
vs利用者系小ネタ
いろいろ起こります
利「（Box Captchaアプリで）撮影したファイルがBoxにアップされません！」私「それはiPhoneのカメラアプリですね！」
利「Excelの編集ができません！」私「右上の開くボタンからExcelOnlineを開いてください」
利「自分だけリアルタイムでExcelの変更状況が見えません！」私「右上の開くボタンからExcel Onlineを(ry」
PPAP回避のためにコラボ共有した社外の方から「BoxにZIPファイルを保存しました、解凍パスワードは○○です」というメールを受信。そうきたか。
自分に割り当てられたタスク、開いたら「不明なファイル」
「また君は私にタスク割り当てたまま元ファイルを削除したのですね」
こちらの記載は全体のほんの一部です。これからも様々なやらかしや残念を経験しながら成長していきたいと思います。めげない。