仕事のミスを減らし、周りからの信頼を勝ち取る究極の方法
なぜ仕事のミスが起こってしまうのか？
大前提として仕事は人が関わることで、ミスは多かれ少なかれ生じてしまいます。このミスをいかに小さく、少なくするかということが大切になってきます。
ミスが多いと、労働時間が長くなる、上司からの信頼が無くなる、自己嫌悪になるという負のスパイラルに陥ってしまいます。
誰もミスをしたくて、ミスをしている訳ではありません。
まぜ自分はミスをするのか、ミスを少なくするためにはどうすれば良いのかを日々お悩みの方に是非読んでいただきたい内容になっています。
ミスをする要因とは？
ミスをする要因は大きく分けて３つあります。それは確認不足、集中力がない、全体像が見えていないの３つです。以下に詳しく説明させていただきます。
ミスの要因その１．確認不足
まず１つ目が「確認不足」です。ミスをする人のほとんどがこれに当てはまるのではないかと思います。実際に私もそうでした。
仕事が終わったら、確認が必要な業務にも関わらず、「まぁいいか」「大丈夫だろう」「面倒くさい」など、過信や怠慢な気持ちで仕事を終わらせてしまい、ミスに気づかないタイプ。
確認はするのだけれども、確認すべきポイントが的確でないタイプ。
ミスの要因その２．集中力がない**
２つ目が「集中力がない」ということです。集中力が途切れてしまうことで注意力が散漫になり、ミスをするリスクが高くなります。
複数の業務を行ったり来たりする「マルチタスク業務」気がついたら全てが中途半端な状態になってしまいます。メールやLINEチェックしながらの仕事もマルチタスクになっています。注意力が散漫になるため、ミスが発生するリスクが高くなります。
次に「睡眠不足」などベストコンディションでない場合も注意力が散漫になってしまいます。結果として集中力が不足し、ミスが発生しやすくなってしまいます。
そして一番の強敵は「雑談」などの今行っている仕事に関係のない話が横から入ってくるという事です。雑談しながら仕事を進めたり、一旦仕事を止めて話したりなどしてしまい、今まで進めていた仕事の流れやリズムがあるにも関わらずそれを乱してしまうことでミスのリスクが高くなります。
ミスの要因その３．全体像が見えていない**
最後に「全体像が見えていない」ということです。仕事の本質的な部分である目的や意図が見えていないことでミスが発生するポイントが見えていないことでミスのリスクが発生してしまっているということです。
例えば上司に「これやっておいて」と言われて、何も考えずに言われたことをただこなしている状態は目隠しをして何メートルか先にあるいくつもの落とし穴をくぐり抜けて歩いてしまっているようなものです。この仕事は何のためにあるのか、ゴールはどこなのかということを分かった上で進めれば、上司が依頼した仕事を最短ルートで終わらせられるかも知れないし、こっちのルートを辿った方が、利益が大きかったということも分かってくる場合もでてきます。
他にもあるミスをする要因
今まで紹介したことは、自分の中に要因がある「内的要因」を説明させていただきました。しかし、人がミスをする要因はこれだけではありません。
そう、「外的要因」が存在するのです。この外的要因を上手くコントロールすることで大幅にミスが減る可能性があります。
外的要因その１．上司、先輩の教え方が悪い
これは世の中に横行している問題です。教育者のレベルが低すぎるが故に、教育される側が成長できない訳ですが、教育者側も部下が成長しない事を自分の能力のせいにせず、部下のせいにしているので「何でこんなことも知らないの？」「何で分からないの？」「何度も同じことを言わせないで！」と罵ってしまうのです。
こういった上司は自分の視点、価値観で話してしまうので、出来ればあまり付き合いたくはありません。信用出来る上司に付いていくか、なにくそ！と認めてもらうまで食らい付いていくかはお任せしますが、その場合はその人の実績や日頃の振る舞いを見て選んでいくといいでしょう。
こういうタイプの上司は相手のペースに合わせて話すことができませんから、何かを教えてもらう場合には必ず作業工程をメモを取り、次実施する際には「初めてだから」と甘んじず、１回でミス無く覚えるというスタンスで教えてもらって下さい。
教えてもらったことを全て実行した上でミスをしたのであれば、自分が悪いのか、教育者が悪いのかの割合が明確になってきます。自分がミスをしたからといって１００％自分の責任ではないということは覚えておいて下さい。
最終責任者は現場の最高責任者なのです。すべてを自分の責任にしていたら当たり前ですが、モチベーションがぐっと下がってしまいます。
外的要因その２．教える時間が捻出出来ない。
こちらも多くあると思います。教えてもらう時間が無く、自分でやりながら仕事を覚えていかなくてはいけない時があります。
その結果、注意すべき点を見逃しやすくなり、ミスが発生してしまう可能性が多くあります。
これが一番厄介で、外的要因その１のように教えてもらった人がいない訳ですから、ミスをした時に責任は全て自分に降り掛かってきます。
出来る限り、このように仕事をすることは無くしていきましょう。
こういった外的要因を理解し、コントロールすることでミスが現在の10倍以上少なくなるはずです。
ここからはミスが確実に減るテクニックをご紹介させていただきます。
仕事のミスを減らす５つのテクニック
仕事のミスを減らすテクニックは以下の通りです。
①声出し、指差し確認をする
②チェックシートを作る
③想像力を鍛える
④どんなに些細な依頼でもメモをする
⑤ミスの見える化をする
以上の５つがミスを減らすテクニックです。これから１つずつ詳しく説明させていただきます。
①声出し、指差し確認をする
これは色々なブログやYoutubeで紹介されていることです。そのくらい当たり前で大切だということです。
車掌さんが発車前に声を出し、安全確認をしているように、仕事が終わったときに声を出しながら指差し確認をするだけのことで大きくミスは減ります。
声は車掌さんのように大きな声を発する必要はありません。声を出すことが必要なのです。
②チェックシートを作る
抜けやすいポイントをリストアップして、仕事終わりにチェックシートを見ながら抜けがないかをチェックする。
これは仕事ごとにチェックシートを作成し、就業の際に最終チェックシートというものを用意して最終的に抜けがないかを確認する。
そして、新たな抜けが出てきてしまったら、新しくチェック項目を追加してチェックシートをブラッシュアップしていくことで、ほぼ抜け目のないチェックシートが出来上がります。
③想像力を鍛える
ミスをする人としない人の差はこの想像力が大きく関わってきます。
想像力が高ければ、これは大丈夫か？あれは大丈夫かと心配になり、それに対して事前に対策を打つようにする為、ミスは無くなっていく。
想像力を鍛える方法は２つあります。
１つ目はメタ認知です。メタ認知とは「より高次な視点」という意味があります。
自分を少し高い位置から見て、自分がどういう考えを持っているのか？どういう視点なのか？を客観的に見ることによって、自分の特徴や考え方を知るということです。
つまり、今自分がとった行動を振り返り、なぜそのような行動を取ったのか？を考えて認識することがメタ認知という考えです。
日々の習慣で行えるようになると、行動を起こす時とほぼ同時くらいにメタ認知が出来るようになり、ミスが大きく減っていきます。
２つ目は目的やビジョンを明確にした上で行動に移すということです。
何か仕事を任されたときに、何も考えずに言われた通りにやるだけになっていないでしょうか？
仕事の意図や目的をくみ取らずに、そのまま行ってしまうと予期していなかったトラブルに巻き込まれる可能性が大きくなります。
仕事を任されたときに、仕事の目的やビジョンなどの背景を知ることで、全体像が分かるようになります。これは上記でも述べさせていただいたミスの要因の１つを解決することになりますね！
全体像が分かることでより効率的な方法が見つかり、仕事が早く終わったり、こうするとミスをしてしまいそうだなということがある程度分かってくるようになります。もしかしたら、期待を超える成果を出すことだってできるかもしれません。
この２つは能力ですので、日々の癖付けが必要になります。なので、すぐに身に付くものではないので、習慣化できるようになるまで、意識的に根気強く取り組んでみましょう。
④どんな些細なことでもメモをする
いつどんなタイミングで仕事が降りかかってくるか分かりません。
ただ、すぐに終わるような簡単な仕事を任されたときに、メモを取らずにとりあえず、これが終わってからやろうと思ったら、別の仕事に手を付けてしまい、ついうっかり。。。なんてこと皆さんにもあるのではないでしょうか？
どんなに小さな仕事でも抜けなく、ミスなくこなしていく人が一番信用を得ることができるのです。
なので、どんな些細なことでもメモを取り、確実にタスクをこなせるように習慣化させていきましょう。
ここで私のおススメのアプリを紹介します。
「LIFE Bear」というタスク管理アプリです。簡単にTODOを作成できるので、急に依頼されたとき、自分でやりたい仕事を思いついた時にササっとアプリを開いてメモのようにタスクを追加することができます。
外出先でも、メモがない状況でもちゃんと管理できるのでとても便利です。皆さんも是非使ってみてください！
⑤ミスの見える化をする
仕事でミスをしたときは、どんなミスをしたのかをノートや手帳に書き記すようにしてください。
そうすることによって自分のミスをする傾向が分かり、ミスをしないようにするための行動が取りやすくなります。
そのため、ミスがどんどん減っていき、今まで書き記していた時と比較することで減っていることも認識できるのでモチベーションアップにも繋がります。
何度もお伝えしていることですが、大事なのはミスを減らそう、減らしたいという強い意志と、上記のテクニックを継続し、習慣化させることです。
私も入社５年くらいは仕事の抜けやミスが多く、いつも上司に怒られてばかり、後輩にも遅れを取ってしまうというどうしようもない社員でした。
私は上記のテクニックを根気強く続けたことで、ビジネスライフが１８０度変わることができました。仕事も沢山任せてもらい、上司からの信頼も得られていると日々感じます。
だから皆さんも諦めず、自分の可能性を信じてまずは行動に移してみて下さい！
楽しい人生を送れることを願っています！
以上でこのコラムを終わらせていただきます。
最後まで読んでいただきありがとうございます！
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