Excel＆MAツールと格闘中

ユーザー会や講演会などのイベント以外に日々の業務でどんなことをしているのか？をご紹介できればということで、今回はExcelとMAツールの話をご紹介します。

Excelに苦戦中！

大規模なイベントセミナーや展示会の後に必ずやってくる業務が「リスト加工」。簡単に言うと、イベント主催者から送られてきた名簿リストをMAツールやSalesforceのインポート用のフォーマットに合わせて加工するということです。基本的にExcelデータで送られてくるデータを加工するので、Excelに慣れている人・データ加工の経験がある人は何のことはない作業だと思います。が、私は学生時代ほとんどExcelを使ってこなかったのでイベント毎に苦戦、苦戦、苦戦……。格闘しています(;'∀')

(イベントはこんな感じ･･･)

こないだやらかしてしまった失敗

作業手順は

①送られてきたデータを新しいシートにコピー

②データを加工(都道府県と市区町村がバラバラに入っていいるのを1つのセルにまとめたり、電話番号を会社番号と携帯番号に分けたり)

③データに合わせたタグをつける

④インポート用フォーマットに貼り付け

⑤インポート

主に大変なのは③の部分。送られてくるデータには数百～多い時は3000件程度のリストが入っています。

その情報の1つ1つに合わせてこんな風に、イベントの参加有無や会社の所在地に合わせてタグを付けます。そして全てのタグをまとめて1つのセルに入れてインポートします。※画像のデータはダミーです。

タグをまとめる際はカンマで区切ってまとめるのですが、該当するタグが人によって違うので1つの数式で全てオートフィルにすることができません。

こんな風に全員についているタグがあったり、該当する人しかつかないタグがあったりします。すると、該当するタグが少ない人は「,,」や「,,,」ができたり、最後に「,]がついてしまったりします。

これでは正しくデータがインポートされない可能性があるので、「,,」や「,,,」ができないようにいい感じにデータを並べ替える必要が出てきます(付与されるタグが多い人が表の上の方、少ない人は下の方になるように並べ替えます)。

この並べ替えやフィルターが今回の落とし穴でした。まず、フィルターをかけてから挿入した列にはフィルターが反映されず、正しくタグが付与されないというミスが発生。

そして、先にインポート用フォーマットに全てを貼り付けてから他のタグを付け足そうとして、編集用シートのみ並べ替えてタグを付与。タグ部分のみインポート用フォーマットに貼り付けると、順番が入れ替わっていて正しいタグになっていない。

私がこのミスに気づいたのはインポートした後、それも夜の自宅･･･。

翌日、約2000件のタグを付け直すことに。これもなかなか根気のいる作業で、ひたすら単純作業を繰り返すのでかなり集中力を使っていました。と、ここで上司から「今ついてるタグを一旦消してもう1回インポートすれば？」。確かに(・_・;)。必死で手作業してた時間は何だったのかと思う、瞬殺っぷり。
度重なるポンコツで、1イベントのデータをインポートするのに3日は費やしました。

ミスから学んだ4つのこと

このミスから学んだことは

①行ごとに最初から番号をつけておいて、いつでも特定の順番に並べ替え　られるようにしておく。

②番号を付け忘れたときは、並べ替えで無理矢理同じ表にしようとせず、vlookupを使い、対応するデータを見つける。(vlookup関数初めて知りました！)

③インポートする前に元のデータとインポート用フォーマットのデータをランダムに確認する。

④一度インポートすると修正するのはかなりの時間と労力を無駄にするので、リストが完成したらしばらく時間をおいて自分の作業を振り返る。

まだまだExcelとMAをマスターするのは当分先になりそうですが、同じ失敗は繰り返さず日々格闘します！！