在宅勤務のススメ
昨日、母の病院に向かう際に、コーヒーを買っていこうとスターバックスに寄ると、そこでは多くの人がパソコンを開いて何かをしていた。パッと見、資料を作っている人や、オンライン会議に参加している人、何かの動画を見ている人などが居た。
COVID-19によって爆発的に普及したと言える在宅勤務。感染拡大防止のためのStay at homeを目的とし始められたが、Skypeなどが切り開いてきたチャットやオンラインでの画面共有の仕組みが、MS TeamsやZoomの成熟につながり、ツールが整ったことで実現した。当然、企業における関連規定の変更や業務プロセスの変更なども同時に行われたものだ。
しかし最近では揺り戻しがあり、出社を前提としている会社も復活してきているようだ。
企業として管理者としては、管理をする上では目の届くところに人が居た方がやりやすいというのはあるだろう。(ツールによる”監視”をしないのであれば)
一方、一部の従業員としては、在宅勤務により得られたメリットを手放したくないというのもあるだろう。
今回は一部のビジネスパーソン、特に若手のコンサルタントやパソコンワーク中心の方々がこれまで以上に快適に在宅勤務を行うためのTipsをご紹介したい。
周囲の人々、特に管理者が、貴方の在宅勤務を意識することが無い状況を作り出すことで、貴方は快適に在宅勤務を続けられるようになるはずだ。
また、自分にとって最小限の時間を在宅勤務とすることが、快適な在宅勤務実現の近道であると言える
① なぜ在宅勤務をしたいのか
貴方がなぜ在宅勤務をしたいと考えているのか、その理由を明確にすることは、快適な在宅勤務を手に入れるために非常に重要なことである。
この理由は、深く深く追求し、『〇〇だから、自分が一定の頻度で在宅勤務をすることは会社にとって▢▢のようなメリットがある』というところまで整理しなければならない。
『自分が楽だから』とか、『通勤したくないから』とか、『育児しやすいから』といった自分都合での整理はあまり意味がない。
例えば、
『週に1日、誰とも会話をせずに、情報収集・整理、資料化を集中してやるには、出社するよりも在宅で行った方が生産性が高いため、チームのアウトプットを最速で出すことが出来るから。在宅で行えば、話しかけられることも無く、通勤することで発生するロスも回避出来る。』
といった形である。
② 自分は在宅勤務が許されているのか
許されているかどうかは、会社の制度があり、作業インフラが整っており、情報セキュリティなどの制約が無く、部署、チームの理解があることが必要である。
端的に言えば『上司に確認しましょう。』である。
③ 在宅勤務を快適にするために、自分のワークスタイルをどう変えたらいいか
逆説的だが、在宅勤務をしないワークスタイルについて考えることから始めて欲しい。
仕事の仕分け
出社して行わなければならない仕事が、おそらく貴方にもあるはずだ。(それが無い環境に居る人にとってはこの投稿は全く意味がないだろう)それをしっかりと見極めて、(まずは)自分の1週間/1ヶ月間の仕事においてどれくらいの割合を締めているかを考える。
物理的に何かに触る作業がある、管理する上で事務所でなければならない作業(情報セキュリティ上の制約など)がある、などが挙げられる。
また、貴方の管理者にとっての都合も想定しながら出社の必要性を見極めることが重要である。
(一般的に在宅勤務は貴方の勝手な都合で行えるものではない)
営業や会議などで客先に訪問することがある場合は、出社とはことなるが、外出として整理して欲しい。
仕分け結果の確認
そうして考え抜いた上で、上記に当てはまらない仕事はおそらく在宅勤務で行っても構わないことになる。それが多いか少ないかは各人の仕事次第であり、多いと感じるか少ないと感じるかは個人の感覚次第である。
また、在宅勤務可能な仕事がスケジュール上細切れになってしまう場合も、なんだかんだ出社した方が良いということになる。
これらをすっ飛ばして、闇雲に在宅勤務したいと言って、猛進してしまう人たちを多くみてきた。そういう人は結局在宅勤務では成果を出せず、毎日出社せざるを得なくなっている。
自分自身の特性
また、在宅勤務が合う人、合わない人もいる。合う人の典型は、静かな落ち着いた場所でなければ集中出来ない人。合わない人の典型は、他人の目が無いと気が緩んでしまう人である。
時間配分
上記を把握した上で、貴方にとってどのくらいの出社、外出、在宅、それぞれのスタイルで実施することが適切なのかを再度整理して欲しい。
私の場合、外出の日に直行直帰を前提とすると、客先訪問以外の時間帯は在宅にて仕事を行うことが多いが、逆に折角外出しているので、出社し対面のミーティングを行うなどの調整も行っている。
そういった具体的なスケジュール管理を主体的に行えることも在宅勤務を快適に行う上では重要である。
自宅での作業環境
最後に、自宅での作業環境だが、人によっては仕事用の机と椅子、その他ツールなどを揃えられる人もいれば、ダイニングテーブルで仕事をする人も居るだろう。
最近のオフィス什器は非常に良く出来ていて、長時間座って仕事していても疲れにくいように出来ている。一方、一般家庭のダイニングテーブルでの仕事はお世辞にも仕事向きとは言えない作りとなっている。例えば一日8時間の就業時間をダイニングテーブルで過ごすのを、週5日行うことは身体への負担が大きい。一方、仕事環境一式を整えるにはスペースの問題も含めてコストが掛かる。
これらの制約を考え、貴方にとって最適な作業環境を整えることを検討して欲しい。
まとめ
これらのことを考慮し、貴方にとって最小限の時間で在宅勤務を行うよう設計することが、在宅勤務を快適に実施する上で重要だと考えている。