生産性が上がるメモの取り方

こんにちは、富山県で人材育成の仕事をいています平井と申します。

今回のテーマは、メモの取り方です。

とはいっても、想定しているのは極めて限定的な2つのケースです。

・仕事中に、何か思いついたり思い出した時
・上司から「○○って、何だっけ？」と聞かれた時

私は、落ち着きがない性格のため、特定の業務中に突然全然違うことを思い出したり思いついたりすることがあります。厄介なのは、一度思いつくと頭の中をグルグルと回ってしまうため、目の前の業務に集中できなくなってしまうことです…汗

人間の脳の性質上、マルチタスクって非常に効率が悪いそうです。

そんな時、メモを取ることによって、考え事をおさめることができました。

最初はひたすら紙に書き出していたのですが、徐々に最適化されていったので、本noteでは私のオススメのメモの取り方をご紹介したいと思います。

・メモは、件名のルールを作り、オンライン上に整理しておく

ポイントは「思い出した時に、すぐ検索できる状態を構築しておくこと」です。私の場合、すぐ検索してヒットするように件名のルールを決めています。

【メモ】大項目_小項目_具体的な内容

例：

【メモ】経理業務_売掛金入力_新規クライアント○○様の仕訳

【メモ】ホームページ制作_保守管理_アクセス解析ツールまとめ

件名のルールを固定化してくことで、以前書いたメモを探しやすくなります。

特に重宝する場面として、上司から「そういえば、○○って何だっけ？」と聞かれるケースがあります。

「あ〜、前に調べたけど、どこに資料あったっけ？」

「メールで報告した記憶があるけど、どんな件名だったっけ？」

このように、都度探したり調べる必要がなくなります。

また、最初の負荷が大きいですが、一度網羅的に調べてWeb上に整理しておくと、2回目以降の業務が非常に捗ります。

上司から頼まれた調べものを＋αで丁寧に調べておくと、期待値を超えるだけでなく、似たようなケースが発生した際、すぐに応用することができます。

・最後に

個人的には、書き出す作業は手書きのメモの方が好きです。絵や図を自由に書けるので。ただ、情報を整理してすぐに検索できる状態にできないので断念しました。

手書きのメモの整理、探す時のアイデアをお持ちの方は、是非コメント欄で教えてくださいm(_ _)m

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

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