【図解＆無料テンプレート】Notion時間管理術で「時間感覚ゼロ」を克服！"感覚派"フリーランス必見
「あれ？もうこんな時間！？」
気づけば締め切り間際。
今日も結局、睡眠時間を削ってなんとか乗り切った…。
あなたは、いつも頑張り屋さん。
持ち前の気合と根性で、これまで多くの難題を突破してきたでしょう。
しかし、心のどこかで、こんなモヤモヤを抱えていませんか？
・いつも時間に追われている気がする
・もっと効率的に仕事ができたら…
・本当にやりたいことに時間を使いたい
「時間管理」は、
誰もが一度は挑戦するものの、
なかなかうまくいかない
永遠の課題ですよね。
特に、あなたは、
数字を駆使した管理や、綿密な計画を立てて、
分刻みのスケジュールで行動する…
そんな「THE・時間管理」に、
どこか違和感を感じていませんか？
例えば、
周りがスケジュール管理アプリを使いこなす中、
あなたは手帳や付箋で十分だと思っている。会議で「このタスク、どれくらいでできそう？」と聞かれても、
「えーっと、感覚的に…」と、明確な根拠なく答えてしまう。周囲からは「締め切りギリギリにならないと動かないタイプ」と思われているフシがある。
「別に、今のままでなんとかなってるし…」
そう思っているかもしれません。
でも、もしも、あなたのその素晴らしい「感覚」を、
もっと進化させることができるとしたら…？
大ベストセラー『マネジメント』の著者、
ピーター・ドラッガーは、こんな名言を残しています。
「有能な者ほど自分の時間がどこにいくのかを探すことから始める」
自分の時間の使い方を把握し、分析すること。
それは、あなたが本来持っている能力を最大限に発揮し、
より充実した日々を送るための、最初の、
そして、最大のステップなのです。
そして、そのための最強ツールが Notion です。
Notionは、単なるデジタルノートではありません。
あなたの時間の使い方を可視化し、分析し、そして、
「感覚」を進化させるための「秘密兵器」 となるツールなのです。
▼ こんなあなたはぜひ読み進めてください！
いつも締め切りに追われてしまう
タスク管理が苦手
時間の見積もりが甘いと言われる
To Doリストを作っても、消化できない
もっと効率的に仕事がしたい
この記事を読み終える頃には、
あなたは時間管理の第一歩を踏み出し、
今まで以上に、余裕と自信に満ちた毎日を送れるはずです。
さあ、一緒に「時間管理」の常識を覆しましょう！
1. なぜ、いつも時間に追われてしまうのか？：時間感覚の落とし穴
「時間管理」と聞いて、どんな言葉を思い浮かべますか？
スケジュール帳
ToDoリスト
ポモドーロテクニック
などなど…
世の中には、様々な時間管理術があふれています。
しかし、どんなに素晴らしい方法でも、
あなたの「時間感覚」がズレていれば、
効果を発揮することはできません。
私たちが陥りやすい時間感覚の落とし穴、それは…
時間の見積もりが甘い。
「この仕事、大体これくらいかな～」と、何となく感覚で時間を決めていませんか？集中して取り組めば、意外と早く終わるかも…なんて思っていませんか？ でも実際には、予想以上に時間がかかってしまい、気がつけば他の仕事が押している…なんてことは日常茶飯事。優先順位が曖昧。
緊急度の高いタスクに追われ、重要なタスクが後回しになっていませんか？ 目の前の仕事を片付けるのに精一杯で、長期的な視点で仕事ができているでしょうか？突発的な出来事に弱い。
急な依頼やトラブルに対応しようと、自分の作業時間が削られていませんか？ せっかく集中して作業に取り組もうと思っても、邪魔が入り、元の予定は大幅に狂ってしまう。気づけば、自分の仕事は後回し…なんてことも。「頑張り」でカバーしようとする。
時間がないと、焦ってしまい、結局、いつも以上に時間をかけてしまいませんか？ 睡眠時間を削ってまで頑張ったのに、翌日には疲れが残ってしまい、パフォーマンスが低下…。そんな悪循環に陥っていませんか？
これらの落とし穴に心当たりはありませんか？
私たちは、これらの落とし穴に気づかないまま、
時間管理に苦戦していることが多いのです。
2. あなたの「時間感覚」を進化させる方法
「時間管理」を成功させるためには、
まず、自分の時間の使い方を把握することが重要です。
「時間感覚」を進化させるために最も大切なこと、
それは、自分の時間の使い方を「可視化」すること です。
「時間感覚」が曖昧なまま、
闇雲にスケジュール帳やToDoリストと格闘しても、
効果は期待できません。
まずは、あなたの「時間」が、
どのように使われているのかを、
ありのままに把握する必要があるのです。
「でも、時間の使い方を記録するなんて、面倒くさそう…
それに、自分は数字が苦手だし…」
そう思ったかもしれません。
安心してください。
この「可視化」は、あなたが感覚を捨てて、
頭脳派になれと言っているわけではありません。
むしろ、
あなたのその優れた「感覚」を、
より研ぎ澄ますためのアクション なのです。
実は、私たちの時間感覚には、
思い込みや偏り（バイアス）が潜んでいることがあります。
詳しくは、第５章で解説しますが、
まずはNotionを使って、ありのままのあなたの時間の使い方を
「見える化」することから始めましょう。
「でも、今まで記録なんてつけたことないし、
どんな風にやればいいか分からない…」
大丈夫です。
Notionを使えば、面倒な記録も、
簡単に、そして楽しく続けることができます。
Notionは、あなたの「時間管理」を劇的に変える、
まさに「魔法のツール」なのです。
3. 【無料テンプレート公開】もう迷わない！Notionで時間感覚を掴む３ステップ
「Notionで時間管理って言われても、具体的にどうすればいいの…？」
そんなあなたの声が聞こえてきそうです。
・・・いえ、聞こえてきました。
そこで、今回は特別に、
感覚派のあなたも簡単に始められる、
Notion時間管理テンプレートを無料 でプレゼントします！
このテンプレートを使えば、難しい操作は一切不要。
３つのステップに沿って、誰でも簡単に
Notionでの時間管理を始めることができます。
Step1. 今日やることを決める（タスク管理）
まずは、Notionのテンプレートに、
今日やるタスクをリストアップしていきます。
＜タスクの追加手順＞
1. 「✔️新しいタスクの追加」ボタンをクリックする。
2. 表示されるページのタイトル欄にタスクの名前を入力する。
3. ★マークが付いているプロパティを入力する。
1. 「✔️新しいタスクの追加」ボタンをクリックする。
すると、「無題」というタイトルのページが表示されるので、
2. 表示されるページのタイトル欄にタスクの名前を入力する。
ポイントは、漠然と「仕事」「勉強」などと書くのではなく、
「企画書の修正」「マーケティングの本を読む」など、
できるだけ具体的に書き出すことです。
3. ★マークが付いているプロパティを入力する。
★実施日：タスクをいつ実行するのか
★予想作業時間：タスクにどのくらい時間がかかるかの見積もり（分単位）
★優先度：優先度の高さを★の数で選択（★★★・★★・★）
まずは、「★実施日」の入力です。
下の画像のようにカレンダーから直感的に日付を入力することができます。
次は、タスクにかかる時間を予測して入力しましょう。
この時、大切なのは、完璧を目指すことではありません。
最初から正確な時間を見積もるのは難しいです。
自分の感覚を信じてざっくりとした時間でOKです。
最後に、「優先度」を入力してください。
優先度は、
★★★：高
★★：中
★：低
の3種類から選択できます。
優先度を選択できたらタスクの追加は完了です。
優先度の選択は必須ではありませんが、
今回のテンプレートでは、複数のタスクを追加した際、
優先度が高い順にタスクが並び替えされる初期設定になっています。
うまく活用してみてください。
ちなみに、時間管理が苦手な方と話していると、
「そもそも、優先順位の決め方がわからない…」
という方も多いので、
次回は「優先順位の決め方」についての記事も作る予定です。
気になる人は、以下の公式LINEを追加して、
通知を受け取れるようにしておいてください！
・・・
今回は例として3つのタスクを追加してみました。
次のステップでは、作業時間の記録方法をお伝えします。
Step2. 作業時間を記録する。
それでは、実際にタスクに取り掛かるシーンを想像してください。
まずは、取り掛かるタスクにカーソルを合わせ、
「開く」をクリックしてページを開きます。
↓↓↓
ページの中には、2種類のボタンが用意されています。
時間の記録方法はカンタンです。
タスクに取り掛かるタイミングで、
黄色の「タスクを開始する！」を押すだけ。
ボタンを押すと、
「開始時間」の欄に、現在時刻が追加され、
「進捗」の欄が、進行中に切り替わりました。
この時点から計測開始です。
あとは集中してタスクに取り組んでください。
・・・
一つのタスクが終了したら、
緑色の「タスクを終了する！」を押してください。
すると、
「終了時間」の欄に、時刻が追加され、
「進捗」の欄が、完了に切り替わりました。
そして、作業時間の欄に
開始時間と終了時間の差分が自動で計算されます。
ボタンを2回押すだけで、
作業時間が記録できるのは便利ですよね！
・・・
以上の手順で、他タスクも時間の記録を行いましょう！
そして、最低でも1週間は記録を継続することが大切です。
この段階で、
予定時間に対して作業時間がどうだったかについて、
一喜一憂する必要はありません。
なぜなら、このステップでの目的は、
「時間を記録すること」であり、
「時間の使い方を反省すること」ではないからです。
「記録」と「振り返り」を行うタイミングをしっかり分けてあげることで、"感覚" や "感情" の影響を受けづらくなります。
Step3. 時間の使い方を振り返る
1週間が終わったら、Notionに記録したデータを見返してみましょう。
「今週はどんなタスクに時間を使ったのか」
「予想よりも時間がかかったタスクはどれか」
などを分析することで、自分の時間の使い方の癖が見えてきます。
「予想との比較」欄が 100%未満 なら、
予想よりも短い時間でタスクを終えたことを表しています。
逆に100%より大きい場合は、
予想時間を超過してタスクを終えたことになります。
最初のうちは、予想時間を超過した
100%以上のタスクが多いことが予想されます。
予想時間を超えているタスクの種類に特徴はありますか？
例えば、資料作成はいつも予想時間を超過しているなど。
ここでは、あなたの予想のズレが
どんな内容で起きやすいのかを把握しましょう。
自分の時間の使い方の癖を知ることで対策が立てられます。
＝＝＝＝＝＝＝
中級者向け
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続いては
予想時間を超えてしまった原因は何か？
について考えてみましょう。
例えば、
・初めて取り組むタスクで予想時間の見積もりが甘かった。
・タスクをやっている途中で、声をかけられて他のことをしてしまった。
・集中できずにダラダラとタスクに取り組んでしまった。
・タスクの進め方が分からず調べながらタスクを進めていた。
など、考えられる原因は様々です。
原因追求の段階では、
思いあたる原因を【5個以上】は書き出してみてください。
原因をより多く書き出せる人は、
それだけ自分の現状についての解像度が高いと言えます。
逆に、なかなか原因が思いつかないという人も、
心配する必要はありません。
原因追求には、基本的な考え方の型があるので、
それを知っているか知っていないかです！
（この辺りを話し始めると内容が脱線してしまうので、
別の機会にお話します。）
原因がわかれば、それを解決するための
アクションプランを立てて実行していくステップに進みます。
４. 時間感覚の「落とし穴」: バイアスに気づく
3章で、Notionを使った時間管理の基本を学んだあなたは、
実際に自分の時間の使い方を記録し始め、
様々な発見があったのではないでしょうか？
例えば、
「あれ？思っていたよりも、この作業に時間がかかっている…」
「あれ？こんなに無駄な時間を使っていたなんて…」
そう、私たちは、自分の時間の使い方について、
意外と正確に把握できていないことが多いのです。
それは、私たちの時間感覚に、
思い込みや偏り（バイアス） が潜んでいるからです。
時間管理を成功させるためには、
この 「バイアス」 を理解することが
非常に重要になります。
4-1. どんなバイアスがあるのか？
私たちが陥りやすいバイアスには、
例えば、次のようなものがあります。
計画倒れのバイアス
楽観的に考えすぎて、作業時間やプロジェクトの期間を
短く見積もってしまうバイアス
緊急性バイアス
緊急度の高いタスクを優先してしまい、
重要度の高いタスクが後回しになってしまうバイアス。
マルチタスクの罠
複数のタスクを同時進行することで効率がアップすると勘違いしてしまうバイアス。実際には、脳はマルチタスクが苦手で、集中力やパフォーマンスが低下してしまうことが多い。
4-2. バイアスに気づけば、時間管理はもっとうまくいく！
これらのバイアスに気づくことで、
あなたは、より正確な時間感覚を身につけることができます。
例えば、
計画倒れのバイアスに気づけば、
余裕を持った時間見積もりをすることができるようになり、締め切りに追われることが減ります。緊急性バイアスに気づけば、
重要なタスクを優先的に取り組めるようになり、より大きな成果を上げることができるようになります。マルチタスクの罠に気づけば、
シングルタスクで集中して作業に取り組めるようになり、質の高いアウトプットを生み出すことができるようになります。
今回お伝えしたNotionでの時間記録は、
これらのバイアスに気づくための強力なツールになります。
記録したデータを見返すことで、
「自分はどんなバイアスに陥りやすいのか」
を客観的に分析し、時間管理の精度をさらに高めることができるのです。
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「Notionでの時間管理、なんだか面白そう！」
そう感じていただけたでしょうか？
とはいえ、新しいツールって最初はちょっと不安ですよね。
そこで、今回は特別に、
この記事を読んでくださったあなただけに、
「感覚派のための」Notion時間管理テンプレートと、
使い方を分かりやすく解説した動画を、無料でプレゼントいたします！
このテンプレートと動画があれば、
Notion初心者さんでも、簡単に、そして楽しく時間管理をスタートできます。
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