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ビジネスメールの使い方
ビジネスメールとは
社内外の関係者と文字(メール)を使って交わす、ビジネス(仕事)に関するコミュニケーションのこと。
報告、連絡、相談などビジネス関連のやり取りのすべてが対象
ビジネスメールの書式イメージ-件名
1.メールを開かなくても件名は表示される
2.(件名なし)は迷惑メールだと思われてしまうことも
3.簡潔にメールの内容をまとめる
4.誰から送られてきたか分かるようにする
具体例:面接日程調整のご連絡 ○○大学(フルネーム)
ビジネスメールの書式イメージ-宛名
1.誰に送っているか?を表す部分
2.〈企業名〉□〈部署名〉
〈役職名〉□〈お名前(敬称)〉
ビジネスメールの書式イメージ-挨拶
1.メールにおいても挨拶は最低限のマナー
2.名乗り:自分がどこの誰か、を伝える部分。
具体例:お世話になっております。
大学名□学部・学科名の○○と申します。
ビジネスメールの書式イメージ-本文
1.メールの用件を書き入れる部分:文面からしか情報を得られないことに注意!
2.本文に書いてほしいこと:このメールを送った理由(簡潔に)
3.読みやすくする工夫
3-1.改行、スペースを入れる
3-2.箇条書きを使う
3-3.罫線を挿入する(※派手な記号にならないよう注意)
3-4.太字、下線を使用する
ビジネスメールの書式イメージ-結び
このメールを読んでどうして欲しいか
締めくくりの挨拶:よろしくお願いします
(メールの内容について)確認して欲しい;ご確認ください、ご査収ください
(メールの内容について)考えてほしい;ご検討ください
(メールの内容について)教えて欲しい;ご教示ください
より丁寧に…
枕詞:差し支えなければ、お忙しいところ恐縮ですが…
「~して下さい」→「~して頂ければ幸いです」
ビジネスメールの書式イメージ-署名
送信者が誰かを知らせるため、受信者が問合せをするために必要な情報(住所・電話番号など)を記載する場所
ビジネスメールを書く際のポイント
1.受信した側が読みやすいか?を常に考える
2.必要な情報を過不足なく載せる
3.早め早め(目標:24時間以内)の返信を
メール送信時の抜けもれ防止のための手順
(個人差あると思います)
◆新しくメールを作る時
1.添付資料の確認
2.件名の入力
3.署名の挿入
4.本文の入力
5.宛先の入力(CCを入れてからTo)
6.内容の再確認
7.送信
◆来たメールに返信する時
1.添付資料の確認
2.件名の変更確認
3.本文の入力
4.宛先の確認(CC抜けてないか)
5.内容の再確認
6.送信
メール送受信 チェックポイント
1.冒頭に相手の名前を書きましょう
2.最初と最後は挨拶しましょう
3.自分を名乗りましょう
4.件名は簡潔で、用件が分かりやすいものを付けましょう
5.送信前に必ず読み返しましょう
ポイント
1.自分なりの言い回しや文例を用意しておきます
2.効果的な改行で読みやすい心配りを
3.送信先は「To」「Cc」。場合によって「Bcc」と使い分けましょう