「誰の何待ち？リスト」を使ってみた

一度に複数のプロジェクトを抱えている状態の時、こんなポカをしたことがない？

あの件連絡してくれた？
はい。あれ？そういえば、返事はまだ来ていません！

全体の進捗具合をガントチャートで把握したり、プロジェクトの中でも細かく行動すべきことを分けて、それを Trello や To do リストで管理しているけれど、うっかり見落としがちになるのが、こちらが自分のすべきことを終えていて、相手の返事などを待機しているようなこと。

例えば、誰かに何かを尋ねて、その返事次第で、こちらの行動が変わるような場合、相手にメールを送った時点で、当然返事が来るものだと思っている。その時、相手が、何かのトラブルで見落としていたり、返事をしそびれていたり、返事ができなかったりした場合に、そのことに気づけない。

1日の中で、たった1通のメールを待っている状態ならば、そのことを忘れたりしないけれども、複数のプロジェクトを抱えていると、そのような状態のものがいくつもできてしまい、覚えきれない。そのたびにガントチャートや Trello に戻って、記入するほどのことでもない場合ほど、要注意。だいたい、そんなことをプロジェクトごとに書いていたら、待機中のものを探して回ったり、印をつけたりしていかないといけなくて、よけい手間だ。

そこで私は、手元に「誰の何待ち？リスト」を作ることにした。プロジェクトごとではなく、自分が起こした行動順。そのアクションに対し、誰かのアクションを待つことになった場合、そこに書き込む。例えばこんなふう。

Ａさん　LINE　返事待ち
Ｂさん　電話　折り返し待ち
Ｃさん　メール　返事待ち

たいてい名前だけで思い出せるので、それ以上は書かない。そして返事が来れば消す。用件が済めば消す。そしてその返事や指示によって発生した、次に自分がすべきことに取り組む。

1日の終わりに、待っているものがない状態にすることが目標。もし日付をまたいでしまう案件は、何日の何時に催促するかなどを決めて、スケジュールに落とし込む。そういうのは To do に昇格だ。

この「誰の何待ち？リスト」を作って2週間ほど経ったが、かなりいい感じだ。