引き継ぎ文書の効果は薄い

仕事場に引継ぎノートはあるだろうか？

「明日勤務している人、電球交換しておいてください」

メールにも当てはまるとおもうが、引き継ぎで文書だけでお願いする場合がある。

実は忘れやすく効果が薄い。

しかも上記の文章だけでは、優先度も緊急度も低いと思われる可能性がある。

頼んだ人は、せっかく書いたのにやっておいてくれないなんて！と怒る人もいる。

ただ書いただけで、終わらせている人にも原因があると言う事。

人は目で見ただけの記憶定着率は、めちゃくちゃ低い。

学校の勉強方法を思い出して欲しい。

参考書を目で見ただけで、覚える人は余程の天才か目で物を写真のように脳裏に焼き付けられるスペクトラムくらいの人だ。

目で見て、書いて、時に声に出しながら繰り返し覚えると効果的だったはずだ。

効果的な引き継ぎは、

①誰に頼んだのか明確にする。
「〇〇さん、明日電球取り替えてください」

②期日を明確に
「〇〇さん、明日の午前中までに電球取り替えて下さい」

③何故お願いするのかを伝える。
「〇〇さん、明日新しい電球が朝一納品されます。午後にお客様が来るので、午前中までに電球を取り替えてください。」

出来ればこの先も

「大切な商談先のお客様で、電球の管理が出来ていない会社に大切な取引をお願いしようとは思わないはずなので。」

④そこにリマインドで引き継ぎノートに書く。
「昨日〇〇さんにお伝えした、電球の件ですが、よろしくお願いします。皆様電球が届きましたら〇〇さんまで一報お願いします」

これなら、しっかりしている人は忘れないで実行してくれる。

それでも忘れてしまう人へのお願い事はどうするか？

忘れやすい人は、引き継ぎノートも見ない可能性が高く前日に言った事は忘れてしまうだろう。

そういった人へは、当日お願いする。少し面倒だが、電話をする。
時間も「今」といったタイミングが良いだろう。
「〇〇さん、電球の納品来ているかな？（確認後）午後に大切なお客様が来るので、忙しいとは思うんだけど会議室の電球を取り替えて欲しいんだ、念のため電球取り替えたら一報くれるかな？」と言った方が良い人もいる。

業務内容が複雑で、新人の職員なら頼んだ事を復唱させてあげるのも相手のためになる。

自分自身が不在の際や、マネージャーや管理職の人は誰かにお願いする事が増えてくる。

お願いだけで終わらせないで、お礼をしっかりと伝える事が実は大切。

「この前お願いした事、早めにやってくれてありがとうね」

この5秒で伝えられる言葉を言えるか、言えないかが人付き合いが上手な人かどうか見極められる。

そして、また次のお願いをしやすくなるし、相手も心良く受けてくれるだろう。

頼み事を通して、人間関係を良くしていきたい。